Выберите номер:

Завершенные делопроизводством дела организации после их надлежащего оформления подлежат передаче в архив организации. В архив передаются не все дела, а только те из них, которые имеют постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения.

Дела передаются в архив по описям.

Опись дел — это информационно­поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации, для учета дел. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Как правило, в организации составляются три отдельные описи:

на документы постоянного срока хранения;

на документы временного (свыше 10 лет) хранения;

по личному составу.

В некоторых организациях описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут не составляться (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно­технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела и личные карточки формы Т­2 уволенных работников и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.). В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, в которую включаются дела, образовавшиеся во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных, невостребованные трудовые книжки работников и др., из бухгалтерии — лицевые счета (ведомости на выдачу заработной платы), из канцелярии — приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда — документы расследований несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.

Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Поэтому сначала рассмотрим порядок и правила составления описи дел по личному составу в этом структурном подразделении.