Выберите номер:

Описи на дела по личному составу составляются во всех структурных подразделениях организации, в которых образуются соответствующие дела. Кроме отдела кадров такие описи должны составляться, например, в бухгалтерии (в них включаются лицевые счета, при их отсутствии — ведомости на выдачу заработной платы).

На основании описей дел структурных подразделений дела по личному составу передаются в архив организации. Одновременно осуществляется передача в архив дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем организации.

Сотрудник архива организации до приема дел проверяет правильность их формирования и оформления, а также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Дела передаются заведующему архивом или лицу, ответственному за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения.

В архиве организации могут вестись три сводные описи дел:

• постоянного срока хранения;

• по личному составу;

• временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Сводная опись дел по личному составу должна вестись в каждой организации;

описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в некоторых организациях могут не составляться (в связи с отсутствием соответствующих документов).

Дела, передаваемые в архив ежегодно, составляют годовые разделы сводных описей дел. Документы по личному составу включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел по личному составу. На основании сводной описи дел по личному составу в архиве организации осуществляется поиск документов, необходимых для выдачи справок социально­правового характера: о стаже работы и заработной плате.

Годовой раздел сводной описи дел должен быть составлен не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. Например, годовой раздел сводной описи, включающий дела, законченные делопроизводством в 2000 г., должен быть составлен и утвержден руководителем организации не позднее 31 декабря 2002 г.

Каковы правила составления сводной описи дел по личному составу? Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (см. приложение 1). Все данные описания каждого дела составляют описательную статью, в которую входят: порядковый номер; индекс дела; заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела (тома, части); примечание. Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

Необходимо помнить, что при определении сроков хранения документов в настоящее время используются два перечня типовых документов с указанием сроков хранения:

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденный начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (далее — Перечень 1988 г.);

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38.

Следует обратить внимание, что сроки хранения личных дел и личных карточек (форма Т­2) определены в Перечне 1988 г., в котором срок хранения документов этой категории указан следующим образом: 75 л. – «В» (т.е. 75 лет минус возраст работника). Например, если работник был уволен в возрасте 45 лет, то его личное дело должно было храниться 30 лет (75 – 45 = 30). Однако в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277–XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 236–З) (далее — Закон «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь») срок хранения документов по личному составу (в том числе личных дел, личных карточек, лицевых счетов) установлен в 75 лет независимо от возраста работника.

Все дела по личному составу, включаемые в сводную опись, должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, облегчающем их нахождение.