№ 4, апрель 2007

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Определение сроков хранения кадровых документов: изменения в законодательстве

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Перечень-2006 является логическим продолжением Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изменениями и дополнениями от 28 апреля 2004 г. № 4 (далее — Перечень-2001).

Оба перечня обязательны к применению всеми организациями страны независимо от форм собственности. Установленные сроки хранения распространяются на все включенные в них документы независимо от видов носителей (бумажные, электронные документы, документы на микропленке и др.).

Перечень-2006 будет востребован в работе практически всеми структурными подразделениями организаций и, прежде всего, кадровыми. До утверждения Перечня-2006 организации страны наряду с Перечнем-2001 руководствовались Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения, утвержденным начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. (далее — Перечень-1988). В этом Перечне имелся раздел «Работа с кадрами», в который были включены документы со сроками хранения по подразделам: «Прием, распределение, перемещение и учет кадров», «Подготовка кадров, повышение их квалификации», «Проведение аттестации и установление квалификации», «Награждение, присвоение почетных званий», «Присвоение ученых званий, присуждение ученых степеней».

Все указанные выше подразделы, устанавливавшие сроки хранения кадровой документации, в переработанном виде вошли в состав Перечня-2006 в качестве самостоятельных глав. С его принятием часть I Перечня-1988 «Документы, образующиеся в управленческой деятельности» полностью утратила свою силу.  В то же время часть II Перечня-1988 «Документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности» по-прежнему будет применяться в работе организаций.

Перечень-2006 не содержит, в отличие от предыдущих перечней, обобщающих разделов. Документы, образующиеся в результате  деятельности организаций по различным направлениям, сгруппированы в 35 самостоятельных глав. Отличием Перечня-2006 от предыдущих является также то, что виды и названия документов, включенные в него, обозначаются термином «пункт»,  а не «статья», что обусловлено действующими правилами нормотворческой техники.

Работникам отделов кадров следует обратить особое внимание на главы 1, 3–12, 28, 33, 34 Перечня-2006.

Глава 1 «Оперативный и статистический учет и отчетность» устанавливает сроки хранения статистической документации. В нее включены, например, статистические отчеты и таблицы по основным и вспомогательным направлениям и видам деятельности, оперативные статистические сводки и др.

В главе 3 «Трудоустройство, использование трудовых ресурсов» можно найти сроки хранения таких документов, как переписка по вопросам трудоустройства, списки сокращенных работников и др.

Глава 4 «Организация труда, коллективные трудовые отношения» включает в себя документы о совершенствовании процессов труда и структуры аппарата управления, перечни и классификаторы профессий рабочих и должностей служащих, документы об организации труда при совмещении профессий, графики производственных процессов и рабочего времени, документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю, табели учета (использования) рабочего времени, правила внутреннего трудового распорядка, коллективные договоры, генеральные, отраслевые и местные соглашения и др.

Глава 5 «Нормирование труда, тарификация, оплата труда» содержит сведения о сроках хранения норм выработки и расценок, переписки об образовании и использовании фондов материального поощрения, документов о премировании работников и др.

Положения главы 6 «Охрана труда» будут востребованы при определении сроков хранения перечней производств, профессий и должностей с вредными условиями труда; документов об условиях применения труда женщин и подростков; списков, табелей и нарядов работающих на производстве с вредными условиями труда; актов расследования несчастных случаев на производстве; ведомостей на выдачу средств индивидуальной защиты и др.

Глава 7 «Социальная защита» включает в себя сроки хранения документов по персонифицированному учету застрахованных лиц, анкеты застрахованных лиц, ведомости выдачи документов персонифицированного учета, отчеты по персонифицированному учету работников и др.

В главе 8 «Прием, перевод, увольнение работников» наряду со сроками хранения традиционных кадровых документов (личные дела, личные карточки работников, трудовые книжки и др.) впервые определены сроки хранения документов по работе с резервом руководящих кадров: списков лиц, состоящих в резерве кадров, перечней должностей руководителей и специалистов, для замещения которых создается кадровый резерв, кадровых реестров. Также впервые в перечне установлены сроки хранения трудовых договоров (контрактов) — «3 года после истечения срока действия трудового договора, контракта». Такой ограниченный срок хранения трудовых договоров обусловлен тем, что они не могут использоваться для подтверждения социально-значимой для граждан информации (о стаже работы, размере заработной платы и пр.), а сроки исковой давности при решении трудовых споров между нанимателем и работниками законодательством ограничены.

При работе с указанной главой следует обратить внимание на сроки хранения личных дел работающих по совместительству (п. 216). В Перечне-2006 этот срок определен в 5 лет и заимствован из ст. 500б Перечня-1988 г., в которой соответствующий срок был установлен для хранения личных дел «работников, имеющих полный должностной оклад (ставку) по основному месту работы». Такой подход представляется не совсем оправданным. Личные дела совместителей могут быть востребованы в работе кадровых и других служб организаций и по истечении указанного срока. Например, в случае утери соответствующих приказов (иных распорядительных документов), лицевых счетов, они могут быть востребованы для выдачи справок о подтверждении стажа работы по специальности (в отрасли), подтверждении самого факта работы по совместительству и, соответственно, начисления заработной платы[1] (отчисления в фонд социального страхования для лиц, работающих по совместительству, являются обязательными и применяются при расчете размера пенсии по возрасту, ряда иных социальных пособий и выплат).

Поэтому для личных дел работающих по совместительству, на наш взгляд, целесообразно устанавливать 75-летний срок хранения. Именно этот срок хранения (с оговоркой о возрасте работника — «–В») был зафиксирован в ст. 500а Перечня-1988 для личных дел «работников, для которых в соответствии с пенсионным законодательством совместительство влияет на размер пенсий». Аналогичный подход заложен в Перечне-2006 (п. 217) при установлении срока хранения личных карточек работников[2] — 75 лет без оговорки о сокращенных сроках хранения личных карточек работающих по совместительству.


[1] Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2, в состав личного дела включаются заверенные копии приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, присвоении квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.

[2] Имеются в виду личные карточки формы Т-2 и Т-4 (последняя заполняется вместо формы Т-2 на научных работников).

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 4 (75), апрель 2007 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.