№ 1, январь 2009

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Сроки составления кадровой документации

Рубрика «Делопроизводство»

Л.А. Шерснева, Юрист

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов. Весь комплекс основных кадровых документов условно можно разделить на следующие группы:

1. Организационно­правовая документация (правила внутреннего трудового распорядка, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, график отпусков, должностные инструкции, приказы по основной деятельности и т.п.).

2. Договорная документация (трудовые договоры, контракты, гражданско-правовые договоры, коллективные договоры, договоры о материальной ответственности, договоры на производственное обучение и повышение квалификации работников и т.п.).

3. Распорядительная документация (приказы по личному составу).

4. Персональная документация (личные карточки Т-2, личные дела работников, в том числе уволенных, трудовые книжки, документы персонифицированного учета, персонально­первичного воинского учета, документы для назначения пенсий и т.д.).

5. Учетная и регистрационная кадровая документация (приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета личных дел, табели учета использования рабочего времени, журнал учета работников, выбывающих в командировки, журнал регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий и т.п.).

6. Информационно-справочная документация (сведения воинского учета, сведения, предоставляемые в службы занятости, сведения о молодых специалистах, документация и сведения, направляемые в органы социальной защиты населения, статистики и т.п.).

7. Прочая документация (переписка со сторонними организациями, контролирующими организациями, работниками, уведомления и т.п.).

 

Организационно­правовая документация

В правилах внутреннего трудового распорядка отражаются организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и нанимателя, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и др. Должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании.

Должностные инструкции, устанавливающие задачи, функции, права, обязанности и ответственность работников, регламентируют правовое положение работников организации.

В составлении указанных документов работник кадровой службы принимает участие, а составление графика отпусков является его непосредственной обязанностью.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.

 

Договорная документация

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и нанимателем, если иное не установлено самим договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению нанимателя.

Аналогичный срок вступления в силу установлен и для гражданско­правовых договоров.

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором, либо на следующий рабочий день после вступления договора в силу, если в трудовом договоре не оговорен день начала работы.

С материально ответственным лицом необходимо заключить также договор о материальной ответственности с учетом гл. 37 ТК. Договоры о материальной ответственности следует заключать с той же даты, что и трудовой договор (контракт), поскольку материальная ответ­ственность работника начинается в день, когда работник приступает к исполнению своих обязанностей.

При приеме на работу либо при заключении гражданско-правового договора (до даты фактического приступления работника к исполнению своих обязанностей) работник отдела кадров обязан ознакомить работника под роспись с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

Договоры на производственное обучение заключаются в соответствии с Положением об организации производственного обучения учащихся учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического образования, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 октября 2002 г. № 1487, с последующими изменениями и дополнениями и иными нормативными актами.

Сроки и продолжительность периодов производственного обучения устанавливаются учреждениями образования с учетом возможностей организаций и учебно-производственных объектов учреждений образования.

Организация в установленном порядке организует производственное обучение, в том числе обеспечивает его документальное оформление, выражающееся в:

- заключении договоров об организации производственного обучения учащихся учреждений, обеспечивающих получение профессионально­технического образования;

- издании приказа по организации о зачислении учащихся на производственное обучение согласно договорам об организации производственного обучения (как правило, не менее чем за месяц до начала производственного обучения);

- назначении приказом по организации ответственного за соблюдение требований безопасности труда при производственном обучении учащихся (с учетом даты издания приказа о зачислении учащихся на производственное обучение, но не позднее даты начала производственного обучения).

В соответствии со ст. 220-1 ТК наниматель обеспечивает профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку работников в случаях и порядке, предусмотренных законодательством, коллективным договором, соглашением, трудовым договором.

В иных случаях необходимость профессиональной подготовки, повышения квалификации, стажировки и переподготовки работников определяется нанима­телем.

Порядок профессиональной подготовки регулируется:

Положением об учреждении образования (подразделении учреждения образования), обеспечивающем повышение квалификации и переподготовку кадров, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24 января 2008 г. № 103, с последующими изменениями и дополнениями;

Положением о непрерывном профессиональном обучении рабочих (служащих), утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 мая 2007 г. № 599, с последующими изменениями и дополнениями.

Сроки производственного обучения, переподготовки, повышения квалификации и т.п. устанавливаются учебными заведениями на основании соответствующих договоров с организациями.

Ответственность за обеспечение непрерывного профессионального обучения рабочих (служащих) в организациях возлагается на кадровые службы (п. 9 вышеуказанного Положения).

 

Распорядительная документация

Приказы по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Согласно Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее - Инструкция по делопроизводству), приказами по личному составу оформляются прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, наложение взысканий.

Проекты приказов по личному составу составляются работниками кадровой службы на основании представлений руководителей структурных подразделений. Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, находящихся в их непосредственном подчинении.

Так, прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя, изданным на основании заключенного трудового договора (контракта). Работнику кадровой службы необходимо контролировать, чтобы содержание приказа соответствовало условиям заключенного трудового договора (контракта). Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись. Действующим законодательством срок ознакомления работника с приказом не установлен, но, исходя из смысла ст. 25 ТК, целесообразно ознакомить работника с приказом до того, как он приступит к выполнению своих трудовых обязанностей, а именно - в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 1 (96), январь 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.