№ 10, октябрь 2009

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Внутренний аудит кадровых документов

Рубрика «Практикум кадровика»

А.А. Винокуров, директор ООО «Самый лучший юрист» Е.В. Максименко, юрист

Одним из основных элементов хозяйственной деятельности организации любой формы собственности является управление трудовыми отношениями и их документальное оформление в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь. Несмотря на то что ведение кадрового делопроизводства - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности, не все уделяют этому вопросу должного внимания. Отдельные наниматели вспоминают об учете кадров и кадровой документации только при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов либо возникновении трудовых споров. В этих случаях прибегают к услугам по экстренному восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что в зависимости от сроков и состояния дел далеко не всегда приводит к желаемому результату. Вместе с тем правильное ведение кадровой документации позволит избежать различных негативных последствий. В случае, если возникает необходимость в постановке или восстановлении кадрового делопроизводства, следует провести внутренний аудит, оценить текущее состояние дел, проанализировать локальные нормативные правовые акты на предмет соответствия их требованиям действующего законодательства. Внутренний аудит кадрового делопроизводства осуществляется с целью устранить имеющиеся несоответствия в кадровых документах, а также оптимизировать процедуры кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, включающих разработку локальных нормативных правовых актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация служит письменным доказательством, а ее отсутствие может привести к неблагоприятному для нанимателя решению суда. Практика показывает, что большинство судебных споров решается не в пользу нанимателей и часто причиной является именно отсутствие документальных доказательств.

Внутренний аудит кадрового делопроизводства включает:

  • оценку правильности оформления и ведения кадровых документов, а также анализ соответствия локальных нормативных правовых актов требованиям трудового законодательства;
  • выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации;
  • оценку правильности ведения необходимых журнальных форм регистрации кадровых документов;
  • определение отсутствующих локальных нормативных правовых актов, наличие которых обязательно в организации.

Приступая к внутреннему аудиту, нужно учитывать следующие факторы, на которых он системно строится:

1. Некоторые из документов в обязательном порядке должны быть у каждой организации, поскольку в случае их отсутствия возможно наложение штрафа. Наличие других документов является рекомендательным и их целесообразно иметь в случае сложной структуры управления организацией;

2. Имеющиеся кадровые документы следует проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы также необходимо составлять в строгом соответствии с законом. В данном случае следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Республики Беларусь, постановлениями Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и другими нормативными правовыми актами;

3. Кадровые документы следует не только проверить, но и привести их в соответствие с нормативными указаниями, в соответствии с которыми также следует составлять новые кадровые документы;

4. Поскольку документы не только проверяются, в них вносятся изменения, составляются новые документы, нужно определить, кто в организации за какие документы отвечает. Например, нужно определить, кто отвечает за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Данное лицо будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. Должен быть составлен приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;

5. Во время проверки имеющихся документов и составления новых нередко выясняется их несоответствие реальному положению дел в организации (например, режим работы у работников разных подразделений). Иногда используются бланки правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров и др., в которых содержатся условия, не соответствующие существующим в организации (например, время труда и отдыха). Кадровые документы следует проверить и составить либо исправить исходя из реальной картины (с учетом требований закона и учредительных документов);

6. Кадровые документы должны соответствовать не только закону, но и учредительным документам. Например, в Уставе организации определяется порядок приема на работу директора и установления ему заработной платы, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор (контракт), также могут быть прописаны некоторые особенности, например, порядок приема на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, порядок утверждения штатного расписания.

В целях проведения внутреннего аудита необходимо:

  • собрать все документы по кадрам;
  • определить список обязательных документов, которых нет в организации и которые нужно разработать;
  • определить список необязательных кадровых документов, которые также целесообразно иметь;
  • проверить имеющиеся документы на предмет их соответствия закону.

Приведем перечень документов, регламентирующих внутренний трудовой распорядок в организации. К ним относятся:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • штатное расписание;
  • должностные инструкции работников;
  • графики работ (сменности);
  • графики отпусков;
  • положения и инструкции по охране труда и технике безопасности;
  • коллективные договоры и соглашения, другие локальные нормативные правовые акты по вопросам труда.

Локальные нормативные правовые акты не должны ухудшать положение работников по сравнению с действующим законодательством, регулирующим соответствующие отношения в социально­трудовой сфере, а первые шесть из вышеперечисленных документов должны быть у каждого нанимателя.

 

Правила внутреннего трудового распорядка

Статья 195 ТК определяет, что правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов (если профсоюзная организация существует) на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка.

Типовые правила внутреннего трудового распорядка утверждены постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 5 апреля 2000 г. № 46 с последующими изменениями и дополнениями. Правила должны быть вывешены на видном месте.

Обращаем внимание, что правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать реальным условиям и действующему законодательству. Выявленные несоответствия следует обсудить с руководителем организации и внести соответствующие изменения.

Штатное расписание

Особое внимание должно быть уделено штатному расписанию. Правильность составления и применения штатного расписания является гарантией соблюдения организацией штатно-финансовой дисциплины. Оно утверждается нанимателем и имеет унифицированную форму. В штатном расписании закрепляется организационная структура, штатный состав и штатная численность организации, утверждается фонд оплаты труда. Наименование профессий и должностей в штатном расписании должно соответствовать Единому тарифно-­квалификационному справочнику работ и профессий рабочих, Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих, а также иным квалификационным справочникам, утвержденным в установленном порядке. Трудовые договоры с работниками заключаются только по включенным в штатное расписание должностям служащих и профессиям рабочих с учетом квалификационных категорий, тарифных разрядов, классов (ст. 1, 19, 61 ТК). В связи с этим разработке штатного расписания в организации предшествует подготовительная работа: проводится комплекс мероприятий по определению ее организационной структуры, необходимого количества структурных подразделений организации, устанавливаются формы, системы и размеры оплаты труда, в т.ч. дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера. При разработке штатного расписания необходимо руководствоваться постановлениями и разъяснениями Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, другими нормативными правовыми актами, регламентирующими эти правоотношения.

В случае необходимости наниматель имеет право изменять штатное расписание по своему усмотрению. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вообще отсутствует, то разрабатывается новое. По­скольку многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры, будут составляться в соответствии со штатным расписанием, к его разработке следует подойти особо.

Поскольку штатное расписание является финансовым документом, то и разрабатываться должно с участием работников финансовых подразделений организации, а не поручаться исключительно сотруднику, ответственному за ведение кадровой работы либо юрисконсульту. Неправильно составленное штатное расписание влечет неправильное начисление заработной платы и, соответственно, высокие штрафные санкции.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 10 (105), октябрь 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.