№ 1, январь 2017

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Выявляем и уничтожаем кадровые документы с истекшим сроком хранения

Рубрика «Делопроизводство»

Н.С. Турко, специалист по кадрам

НОРМАТИВНОЕ ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ

  • Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон об архивном деле);
  • Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 30.12.2015; с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2017, далее — Инструкция по делопроизводству);
  • Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 г. № 143 (далее — Правила);
  • Перечень типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24.05.2012 г. № 140 (в ред. от 12.12.14; далее — Перечень типовых документов).

Согласно ч. 1 ст. 4 Закона об архивном деле установлено, что государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы мест-
ных исполнительных и распорядительных органов.

Негосударственные организации и граждане также имеют право на участие в комплектовании государственных архивов и включение их документов (помимо указанных в ч. 1 ст. 4 Закона об архивном деле) в состав государственной части Национального архивного фонда.

Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых документов, который является обязательным для применения всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями.

Хранение документов может осуществляться и в электронном виде, без создания оригиналов на бумажном носителе, если срок их хранения не превышает 10 лет без дополнительных условий и они включены в перечень документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству. К таким документам, например, относятся журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки; журналы регистрации командировочных удостоверений; графики трудовых отпусков.

В соответствии со ст. 19 Закона об архивном деле в случае реорганизации организации независимо от формы собственности документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности, передаются правопреемнику.

Вместе с тем при преобразовании государственных организаций в организации иной формы собственности их архивные документы постоянного хранения передаются в государственные архивы, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, — в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

В случае ликвидации организаций, являющихся источниками комплектования государственного архива, их архивные документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, — в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

В случае ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, прекращения деятельности индивидуального предпринимателя их документы Национального архивного фонда, в том числе по личному составу, передаются в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)). При передаче архивных документов ликвидируемой организацией в архив ее вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) в случаях, предусмотренных ч. 3–4 ст. 19 Закона об архивном деле, вышестоящая организация (учредитель, участник) в течение трех рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив сведения о видах принятых документов, в том числе по личному составу, и сроках их хранения.

Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут административное взыскание в виде наложения штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин (ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Порядок и условия уничтожения документов с истекшими сроками хранения закреплены в главе 16 Инструкции по делопроизводству, разделом IV Правил.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 1 (192), январь 2017 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.