№ 4, апрель 2017

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Как сократить документооборот в организации?

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТООБРАЗОВАНИЯ И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Целью правовой регламентации документообразования и документооборота является закрепление оптимального количественного и качественного состава документов, необходимых и достаточных для обеспечения реализации процессов управления. При этом в нормативных правовых актах фиксируется, в каких случаях должны создаваться документы, устанавливается видовой состав этих документов, а также, по возможности, — периодичность составления документов, формы документов, требования к их структуре и содержанию.

Правовая регламентация процессов документообразования и документооборота может осуществляться на трех уровнях:

  • общегосударственном;
  • отраслевом (ведомственном);
  • локальном (на уровне организации).

Формами правового регулирования процессов документообразования и документооборота могут являться:

  • акты законодательства Республики Беларусь;
  • государственные стандарты Республики Беларусь, иные технические нормативные
  • правовые акты Республики Беларусь;
  • локальные нормативные правовые акты (далее — ЛНПА).

На общегосударственном уровне процессы документообразования и документооборота регулируются в первую очередь актами законодательства.

КСТАТИ

Пунктом 6 Инструкции о порядке осуществления обязательной юридической экспертизы нормативных правовых актов[1] было уменьшено количество оригиналов и копий нормативного правового акта на бумажных носителях, представляемых в Министерство юстиции Республики Беларусь для проведения юридической экспертизы, с пяти до трех экземпляров, что позволило существенно сократить объем документооборота как в самом Министерстве юстиции Республики Беларусь, так и в нормотворческих органах, их подготавливающих. 

 

К техническим нормативным правовым актам, регулирующим процессы документообразования и документооборота, относятся:

  • на общегосударственном уровне: государственные стандарты Республики Беларусь, унифицированные системы документации Республики Беларусь, общегосударственные классификаторы информации и документов и др.;
  • на отраслевом уровне: инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел, отраслевые классификаторы документов и информации и др.;
  • на локальном уровне: устав организации, инструкции по делопроизводству организаций, должностные инструкции работникам, табели унифицированных форм документов и др.

ЧТО СЛЕДУЕТ УЧЕСТЬ ПРИ ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА?

В последнее время в Республике Беларусь начинают подниматься вопросы оптимизации документооборота. Так, достаточно упомянуть п. 12 действовавшего ранее Указа Президента Республики Беларусь от 24.09.2001 № 516 «О совершенствовании системы республиканских органов государственного управления и иных государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь»[2], который поручал государственным органам и иным государственным организациям сократить документооборот не менее чем в два раза.

Также постановлением Национального статистического комитета Республики Беларусь от 16.05.2016 № 32 «О признании утратившими силу некоторых постановлений Национального статистического комитета Республики Беларусь и отдельного положения постановления Национального статистического комитета Республики Беларусь» была отменена форма государственной статистической отчетности «Отчет о документообороте», действовавшая с 2002 г. и обязательная для заполнения всеми государственными органами и иными государственными организациями, подчиненными Правительству.

КСТАТИ

Министерство транспорта и коммуникаций Республики Беларусь рассматривает возможность отмены в 2017 году путевых листов при осуществлении автотранспортной деятельности.

 

В целом при постановке задачи уменьшения документооборота следует учитывать, что документ является одним из инструментов управления деятельностью организации, он выполняет важные функции, связанные с подтверждением юридически значимых действий, совершенных деловых операций и др. В связи с этим возможности сокращения объема документооборота имеют обоснованные пределы.

Следовательно, приступая к разработке и реализации мероприятий по сокращению документооборота, прежде всего необходимо установить, в каких случаях нужно создавать документы, а в каких можно обойтись бездокументными способами решения вопросов.

Установив случаи, в которых создание документов необходимо, можно приступать к реализации мероприятий по исключению необязательных документов, а также совершенствованию форм, содержания и порядка работы с обязательными документами.

ИЗБАВЛЯЕМСЯ ОТ ИЗЛИШНИХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Мероприятия по совершенствованию документооборота и сокращению его объема можно разделить на две группы: организационные и технические.

К организационным мероприятиям относятся:

  • анализ задач, функций и направлений деятельности организации и оптимизация на его основе процессов деловой деятельности (бизнес-процессов) и их документационного обеспечения;
  • оптимизация правовой регламентации ДОУ (разработка и совершенствование инструкций по делопроизводству, регламентов работы коллегиальных органов, должностных инструкций работникам и других нормативных правовых актов по работе с документами);
  • четкое распределение ответственности руководителей и работников организации при работе с документами, контроль исполнительской дисциплины;
  • совершенствование работы с кадрами (подбор и расстановка кадров, обучение и повышение квалификации персонала и т.д.).

К техническим мероприятиям относятся:

  • оснащение рабочих мест современной оргтехникой;
  • внедрение информационных технологий в работу с документами, создание необходимой для этого инфраструктуры.

НА ЗАМЕТКУ

Эффект от реализации технических мероприятий достигается только в том случае, если они правильно сочетаются с организационными. Организационные мероприятия могут применяться как в сочетании с техническими, так и самостоятельно.

 

Далее мы приведем советы, которые помогут уберечь нанимателя от возникновения излишних документов в организации.

1. Вместо письменных запросов используйте устные и электронные.

Сокращению объема документооборота в значительной степени способствует бездокументное решение вопросов, которое осуществляется с помощью телефонной и видеосвязи, проведения личных встреч, глобальной компьютерной сети Интернет (далее — Интернет). Особенностью такого способа является возможность исключения документа как при запросе информации, так и при ответе на него.

В случае если запрос документирован и зарегистрирован в установленном порядке, то при устном представлении требуемой информации делаются соответствующие отметки об исполнении документа и направлении его в дело. Такие отметки делаются как на самом документе, так и в регистрационно-контрольных формах, в которых он учтен.

Данный порядок может применяться как в отношении документов на бумажном носителе, так и документов в электронном виде. В последнем случае отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется только в регистрационно-контрольной форме (п. 65 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях; далее — Инструкция по делопроизводству[3]).

Может возникнуть обратная ситуация, когда запрос сделан устно, а ответ дается письменно. В этом случае в тексте документа, содержащего запрошенную информацию, указывается, что он подготовлен в ответ на устный запрос конкретного должностного лица.

К условно бездокументному способу решению вопросов можно отнести запросы и представление информации в форме сообщений электронной почты без оформления официальных документов.

Переписка по электронной почте не относится к способам бездокументного решения вопросов, так как предполагает в дальнейшем документирование коммуникаций между организациями и отдельными работниками и создание соответствующей документированной информации.

В случае же, если такая электронная переписка содержит информацию, которая в последующем может быть использована в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств организации или осуществления своей деятельности, то их необходимо оформлять соответствующим образом, в ином случае — оформление не требуется.

НАШИ СОВЕТЫ

В целях уменьшения количества запросов организации целесообразно размещать хотя бы часть необходимой информации об организации для общего пользования в глобальной сети Интернет.

2. Заменяйте бумажный документ электронным.

В целях уменьшения количества документов и их копий на бумажном носителе, а также ускорения обмена документированной информацией целесообразно использовать средства электронного документооборота, позволяющие создавать документы в электронном виде, имеющие юридическую силу, без вывода их на печать, а также доводить до работников в электронном виде экземпляры документов или копий документов, изначально созданных на бумажном носителе.

Внедрение в управленческий труд современной организационной и компьютерной техники способствует повышению производительности труда в управлении. Однако возможность легкого тиражирования документов с использованием множительной техники является причиной резкого роста количества дублетных экземпляров документов на бумажном носителе, создаваемых как для рассылки, так и для внутреннего пользования.

КСТАТИ

Согласно п. 236 Инструкции по делопроизводству при отсутствии в архиве организации условий для хранения документов в электронном виде их хранение без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка ЭПК, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми), указанных в приложении 20 к указанной инструкции.

 

Внедрение компьютерной техники и современных информационно-коммуникационных технологий, в т.ч. система электронного документа (далее — СЭД), поспособствовало уменьшению количества излишних документов в деятельности организаций.

Однако отсутствие затрат на создание документов в электронном виде и их пересылку позволяет не задумываться о точном определении круга участников управления, до сведения которых необходимо довести документ.

При этом часто игнорируется тот факт, что документ в электронном виде является таким же инструментом управления, как и документ на традиционном (бумажном) носителе. Он подлежит включению в документную систему организации (регистрации, учету), требует принятия по нему управленческого решения, исполнения, в т.ч. подготовки в необходимых случаях ответного документа, организации хранения в течение установленного законодательством срока.

На практике внедрение СЭД нередко приводит к дублированию включенных в документооборот документов в электронном виде экземплярами на бумажном носителе (распечатке). Это происходит как в силу привычки работников аппарата управления работать с бумажными документами, так и в силу сохраняющейся правовой неопределенности с подтверждением юридической силы документов в электронном виде.

При этом часто игнорируется тот факт, что законодательство Республики Беларусь допускает обращение внутренних документов в электронном виде без использования электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) в случаях, предусмотренных ЛНПА организации, а исходящих — по соглашению сторон, при условии, что программные средства,

применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) — автора документа (п. 222 Инструкции по делопроизводству).

Использование этой возможности, в сочетании с применением в необходимых случаях средств ЭЦП, позволяет свести к минимуму ситуации, при которых требуется досылка документа на бумажном носителе.

3. Сокращайте текст документов.

Краткость изложения информации в документах не только способствует ее оперативному восприятию, сокращает временные затраты на обработку документов и их исполнение, но и позволяет уменьшить количество печатных листов документов, что является одним из показателей, учитываемых при определении объема документооборота.

НАШИ РЕКОМЕНДАЦИИ

Текст документа можно сократить за счет уменьшения различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений, выражений благодарности и т.п.

 

При подготовке документов необходимо максимально широко использовать типовые и унифицированные формы, текст которых содержит оптимальную структуру и конкретные формулировки. В идеале документ должен содержать минимум информации, необходимой для решения задач управления. Однако при этом создаваемые документы не должны быть излишне информационно сжаты. Они должны содержать достаточный объем информации, необходимой для подготовки и принятия качественных решений, исполнения принятых решений.

4. Уменьшайте количество копий для рассылки.

Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их тиражировании для внутреннего пользования и (или) рассылки является важным фактором, позволяющим сократить объем документооборота.

В первую очередь организации необходимо исключить случаи, когда рассылка копий документа осуществляется без учета реальной деловой необходимости, а вызвана желанием перестраховаться.

Перечень организаций (структурных подразделений), в которые рассылаются копии документа, а также количество копий, направляемых каждому адресату, необходимо фиксировать в списке на рассылку (ч. 22 п. 51 Инструкции по делопроизводству). Данные действия направлены в первую очередь на то, чтобы не направлять копию документа тем организациям, которым они не нужны.

Также сокращения рассылки дублетных экземпляров можно добиться за счет размещения принимаемых вышестоящей организацией ЛНПА в Интернете с последующей электронной рассылкой подчиненным организациям о размещении нового документа на сайте.

НАШИ СОВЕТЫ

Размещать внутренние документы организации для ознакомления целесообразно в общей папке на сервере компьютера с возможностью доступа к ним уполномоченных работников организации.

5. Закрепите четкую систему документации в организации.

Одной из причин создания документов, в которых нет необходимости, является неупорядоченность систем документирования и систем документации. Такая ситуация может увеличить количество избыточно создаваемых документов, а в ряде случаев приводит к дублированию одной и той же информации в инструкциях по делопроизводству организаций и стандартах предприятий на оформление документов, номенклатурах дел организаций и стандартах предприятий («документированных процедурах»), устанавливающих сроки хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, и т.д.

В результате такой неупорядоченности увеличивается видовое разнообразие документов. Однако даже если видовой состав документов установлен и нормативно закреплен, нужно исключить издание документов, которые не соответствуют их функциональному назначению (например, таких видов документов, как «порядок», «служебная записка», «процедура», «документированная процедура», «процедурный документ», документов с двойным названием типа «постановление-приказ» и др.).

Иной причиной, которая влияет на увеличение объемов создаваемой документации, является несовершенство правовой регламентации процессов документообразования и документооборота, формальное применение соответствующих норм на практике.

НАШИ СОВЕТЫ

Согласно законодательству о труде наниматель и работник обязаны предупредить друг друга о желании продолжить либо прекратить трудовые отношения не позднее чем за месяц до истечения действия срока трудового договора (контракта) (ч. 3 п. 1-1 Указа Президента Республики Беларусь от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29» (в ред. от 14.12.2016)). На практике стороны трудовых отношений оформляют предложение о продлении (прекращении) трудовых отношений с помощью заявления работника и уведомления нанимателя.

При подготовке решения по данному вопросу возможно ограничиться лишь одним из этих документов. Если инициатива в продлении трудовых отношений исходит от работника, то она письменно фиксируется в заявлении, а согласие или несогласие нанимателя отражается в резолюции. Если инициатива в продлении трудовых отношений исходит от нанимателя, то она письменно фиксируется в уведомлении, а согласие или несогласие работника оформляется им собственноручно на экземпляре этого документа, остающемся у нанимателя.

Также стоит упомянуть, что заявление о приеме на работу не является обязательным документом при приеме на работу.

6. Повышайте уровень исполнительской дисциплины.

Неисполнение либо некачественное исполнение поручений, содержащихся в документах, влекут за собой повторные поручения, запросы и иные документы, а также замедляют процесс их исполнения.

Например, отсутствие в ответе на обращение гражданина исчерпывающей информации, неправильное применение норм законодательства по рассматриваемому вопросу порождают повторные обращения и ответы на них. Если обращение рассмотрено ненадлежащим образом, гражданин имеет право обжаловать принятое по нему решение организации в вышестоящей организации, которая при наличии оснований для положительного решения выдает соответствующее предписание о повторном рассмотрении вопроса, уведомляет автора обращения о выданном предписании, т.е. в результате возникает дополнительная переписка.

Серьезным образом на увеличение объема документооборота влияет нарушение плановой дисциплины, что также порождает дополнительную переписку с объяснением причин невыполнения, обоснованием необходимости корректировки планов и т.п.

Объемы образующейся в деятельности организации документации увеличивает неупорядоченность сбора информации, необходимой для принятия управленческих решений, а также желание должностных лиц лишний раз перестраховаться при согласовании проекта документа.

НАШИ СОВЕТЫ

Внешнее согласование должно проводиться с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование же для «перестраховки» является одной из существенных причин необоснованного увеличения объема документооборота в организации.

 

И напротив, принятие несогласованных решений в случаях, когда они затрагивают интересы и компетенцию сторонних организаций, может привести в последующем к необходимости внесения изменений и (или) дополнений в документы, в которых эти решения отражены, их замене новыми, что также порождает необоснованный дополнительный документооборот.

Возможности совершенствования документационных процессов во многом зависят и от стиля и методов работы управленческого аппарата. Так, управленческое решение (поручение, документ), в котором нечетко определены задания, некорректно сформулированы поставленные задачи, не указаны либо ошибочно определены ответственные исполнители, является причиной возникновения запросов на уточнение заданий и др.

МНЕНИЕ АВТОРА

Закрепление в нормативных правовых актах непродуманных требований к документам также является причиной неоправданного возрастания видового разнообразия документов. Например, согласно ст. 152 ТК отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписывает от имени нанимателя уполномоченное им должностное лицо. Предоставление отпуска — юридически значимое действие, поэтому должно оформляться распорядительным документом, таким как приказ, распоряжение, постановление, решение.

Однако записка (докладная, объяснительная, об отпуске и др.) относится к числу информационно-справочных документов, и по определению она не может нести в себе распорядительных или иных правовых функций, поэтому норма законодательства, допускающая оформление отпуска посредством записки об отпуске, является избыточной.

 

Кроме того, важным является также выбор вида документа, в котором будет фиксироваться управленческое решение. В этом вопросе следует опираться на нормы гл. 2 и 7 Инструкции по делопроизводству.

Например, недопустимо по одному и тому же вопросу в организации издавать приказ руководителя и распоряжение заместителя руководителя, исходя исключительно из статуса должностного лица, подписавшего документ. Ошибочно также издание совместных распорядительных документов с двойным названием («постановление-приказ», «решение-приказ» и т.п.), т.к. совместные распорядительные документы организаций, должны приниматься в виде решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа для каждой организации, принявшей положения этого документа.

Дополнительный документооборот возникает и в том случае, когда устанавливаются необоснованные сроки исполнения поручения, документа (без учета сложности задания, наличия необходимого ресурсного обеспечения для его исполнения и др.), а также в случае несвоевременного доведения поручения, документа до исполнителя. Это порождает дополнительную переписку об изменении (переносе) сроков исполнения, требует внесения соответствующих изменений в регистрационно-учетные формы (подп. 146.5 п. 146 Инструкции по делопроизводству). Для решения данной проблемы наниматель также должен определить состав документов, необходимых и достаточных для решения конкретных задач управления.

В этих целях необходимо грамотно построить алгоритм принятия управленческого решения, исключить излишние инстанции рассмотрения вопроса и сбор информации, в которой нет необходимости, четко установить количественный и видовой состав информационно-справочных документов, на основании которых это решение будет принято.

7. Оформляйте документы надлежащим образом.

Излишний документооборот можно сократить и за счет ужесточения требований к содержанию и оформлению документов. Так, текст документа должен быть достоверным, объективным, доступным для понимания, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения. К формальным характеристикам следует отнести наличие на документе необходимых реквизитов, соответствие формы документа и включенных в нее реквизитов установленным требованиям. В этой связи в Инструкции по делопроизводству закреплено, что при отправке документов службой ДОУ проверяется правильность их оформления (наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документов количеству адресатов, правильность адресования и др.).Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

МНЕНИЕ АВТОРА

В целях повышения качества документов, соблюдения всеми работниками единого порядка их оформления при подготовке документов в электронном виде могут применяться электронные шаблоны, разрабатываемые на основе унифицированных форм документов службой документационного обеспечения управления организации.

 

Целесообразно для решения задачи повышения качества документов в организациях обеспечивать постоянное обучение (повышение квалификации) работников аппарата управления по вопросам, непосредственно относящимся как к их прямым должностным обязанностям, так и к сфере документирования и организации работы с документами.

В заключение отметим, что все вышеперечисленные причины неоправданного увеличения объемов документооборота тесно взаимосвязаны. Поэтому мероприятия, направленные на их устранение, должны носить комплексный и систематический характер.


[1] Утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 23.09.2006 № 1244 (в ред. от 26.09.2016).

[2] Утратил силу 05.05.2006.

[3] Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 30.12.2015, с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2017).

Статья опубликована в журнале «Отдел кадров» № 4 (195), апрель 2017 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.