№ 12, декабрь 2009

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Делопроизводство в организациях: актуальные вопросы

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Разъясните полную классификацию приказов. В каких случаях к регистрационным номерам приказов добавляются буквы «к», «л» и «од»?

Вопросы регистрации документов, в том числе приказов, регулируются нормами гл. 8 «Организация работы с документами» Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее - Инструкция).

Подпунктом 142.3 Инструкции установлено, что распорядительные документы должны регистрироваться по видам отдельно от других внутренних документов. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-­хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Кроме того, распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также должны регистрироваться отдельно.

В соответствии с данными нормами в организации должна вестись отдельная регистрация приказов четырех групп:

  • по основной деятельности;
  • по личному составу, для которых установлен срок хранения «75 лет»;
  • по личному составу, для которых установлен срок хранения «3 года после проведения комплексной налоговой проверки»;
  • по административно-­хозяйственным вопросам.

Для различения регистрационных индексов приказов указанных групп подп. 142.4 Инструкции установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах дело­производственного года. Следовательно, при регистрации приказов по основной деятельности их индексами будут порядковые регистрационные номера, к которым дополнительные буквенные обозначения не добавляются, например: № 1, № 2, № 3 и т.д.

Добавление дополнительных буквенных или цифровых обозначений к приказам по основной деятельности допускается Инструкцией в том случае, если среди них выделяется значительная по объему группа приказов определенной разновидности и данная группа приказов регистрируется отдельно. Например, в организации может создаваться большое количество таких разновидностей приказов по основной деятельности, как приказы о внесении изменений в штатное расписание. В этом случае к регистрационным номерам приказов о внесении изменений в штатное расписание должны быть добавлены устанавливаемые организацией самостоятельно отличающие их буквенные или иные условные обозначения, например: № 1-шр, № 2-шр, № 3-шр.

Для различения регистрационных индексов разных групп приказов по личному составу подп. 142.4 Инструкции установлено, что к их регистрационным номерам, присваиваемым в пределах делопроизводственного года, должны добавляться литеры «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения), например: № 1-к, № 2-к, № 3-к и т.д.; № 1-л, № 2-л, № 3-л и т.д.

К регистрационным номерам приказов по личному составу могут добавляться и иные буквенные или цифровые обозначения в том случае, если среди них выделяется значительная группа приказов определенной разновидности и данная группа приказов регистрируется отдельно. Например, если в организации издается большое количество приказов о командировании, то данные приказы могут регистрироваться отдельно от других приказов по личному составу аналогичного срока хранения, формироваться в отдельное дело, а к их регистрационным номерам должны быть добавлены устанавливаемые организацией самостоятельно отличающие их буквенные или иные условные обозначения, например: № 1-км, № 2-км, № 3-км и т.д.

Названия литер, добавляемых к приказам по административно­-хозяйственным вопросам, нормативными правовыми актами Республики Беларусь не закреплены и определяются организацией самостоятельно, например: № 1-ах, № 2-ах, № 3-ах и т.д.

На основании положений Инструкции, а также требований иных актов законодательства Республики Беларусь в организациях, в которых регистрация и формирование дел осуществляется только по четырем основным группам приказов, к порядковым регистрационным номерам должны добавляться следующие дополнительные буквенные обозначения:

буква «к» - к приказам о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, длительных (более месяца) и зарубежных служебных командировках, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов), изменении фамилии;

буква «л» - к приказам о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, служебных командировках.

Буквы «од» к регистрационным номерам приказов добавляться не должны.

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включается справка­-объективка. Какими нормативными правовыми актами утверждена форма справки­объективки, закреплены требования к ее составлению? Какой аспект трудовой деятельности документирует справка-­объективка?

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь форма справки­объективки не утверждена, специальные требования к ее составлению и оформлению не установлены.

Справка-объективка составляется, как правило, при направлении в вышестоящие органы документов о назначении (согласовании назначения) на руководящие должности, а также при представлении работников к награждению. Например, согласно Инструкции о порядке рассмотрения кадровых вопросов в Минском областном исполнительном комитете[1] справка­объективка составляется на лиц, рекомендуемых на должности руководящих работников, назначаемых и согласовываемых для назначения в Минском областном исполнительном комитете.

Как правило, в справке­-объективке отражаются следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; место работы и занимаемая должность на момент составления справки; год рождения; место рождения; образование; что окончил (когда); специальность по образованию; наличие государственных наград; является ли депутатом; наличие ученой степени; работа в прошлом.

Справка-объективка оформляется на трафаретном бланке (шаблон справки может быть установлен на компьютере), подписывается руководителем с проставлением даты и заверяется печатью нанимателя (при наличии - гербовой печатью). Если первый экземпляр справки­-объективки направляется за пределы организации, в личное дело работника подшивается ее второй экземпляр или копия, заверенная в установленном порядке.

Справка-объективка не является обязательным документом любого личного дела. Специально составлять этот документ с целью включения в личное дело работника не требуется.

Кто должен проставлять визы на оригиналах приказов по личному составу? Должны ли они вообще визироваться?

Вопросы визирования документов, в том числе приказов, регламентированы Инструкцией. Согласно требованиям п. 59 Инструкции документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Пунктом 15 Инструкции установлено, что право согласования (визирования) документов закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации.

На основании закрепленных в локальных правовых актах организации требований перечень должностных лиц, согласующих конкретный документ, определяется составителем документа, что вытекает из содержания положений абз. 8 п. 61 Инструкции. При этом следует учитывать, что п. 100 Инструкции установлено, что проекты распорядительных документов, к числу которых относятся и приказы по личному составу, подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами, а также в обязательном порядке - с юридической службой организации. Аналогичное требование закреплено в Примерном положении о юридической службе государственной организации, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 декабря 2008 г. № 2070. Согласно п. 10 данного Положения юридическая служба организации осуществляет проверку соответствия законодательству представляемых на подпись руководителю организации проектов приказов и других документов правового характера и визирует их.

Таким образом, проекты приказов по личному составу подлежат обязательному визированию исполнителями, юридической службой организации и другими заинтересованными должностными лицами. На практике в круг указанных лиц, как правило, входят работники кадровой службы, бухгалтерии, отдела организации труда и заработной платы. Конкретный перечень должностных лиц, согласующих приказы по личному составу и (или) их отдельные разновидности, должен быть закреплен в локальном нормативном правовом акте организации (инструкции по делопроизводству, табели унифицированных форм документов, должностной инструкции и др.).

В организации создано несколько различных комиссий (по выделению путевок и санаторному лечению, по формированию резерва кадров и др.). Как правильно регистрировать протоколы заседания этих комиссий - в отдельном журнале для регистрации каждой из комиссий или в общем журнале по организации?

Порядок регистрации протоколов в организации устанавливается в соответствии с требованиями п. 142 Инструкции. Подпунктом 142.3 Инструкции определено, что регистрация протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов. Следовательно, в организации должна вестись отдельная регистрация протоколов разных видов, что предполагает ведение отдельных журналов регистрации протоколов заседаний каждой из комиссий.

На предприятии коллективным договором предусмотрена выплата материальной помощи в связи с рождением ребенка. К какой группе будет относиться приказ о выплате материальной помощи в связи с рождением ребенка и в течение какого срока его следует хранить?

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлены конкретные сроки хранения приказов об оказании материальной помощи. Сроки хранения приказов закреплены в ст. 16 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения[2] (далее - Перечень­2001). В данной статье установлены сроки хранения приказов по личному составу двух групп:

  • о приеме, перемещении, увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках - «75 л.» (ст. 16.4);
  • о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках - «3 г. после проведения комплексной налоговой проверки» (ст. 16.3).

Как видно, приказы об оказании материальной помощи в Перечень­2001 не включены.

В то же время в п. 944 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально­техническому обеспечению, административно-­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения[3] (далее - Перечень­2006) установлены сроки хранения регистрационно-учетных форм документов (журналов, карточек). Среди других указаны сроки хранения журналов и карточек регистрации распорядительных документов по личному составу:

  • о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании кадров, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, длительных (более месяца) и зарубежных командировках - «75 л.»;
  • о предоставлении отпусков, взысканиях, назначении дежурных, командировках, оказании материальной помощи - «3 г.».

Так как по общему правилу сроки хранения регистрационно-учетных форм устанавливаются аналогично срокам хранения регистрируемых в них документов, для приказов об оказании материальной помощи целесообразно устанавливать срок хранения «3 года». Установление соответствующего срока хранения обусловлено тем, что материальная помощь по определению является безвозмездным даром и в большинстве случаев не подлежит какому-либо налогообложению (например, материальная помощь, оказываемая работникам бюджетных организаций в рамках планового фонда материальной помощи). Так как с суммы полученной работником материальной помощи не отчисляются средства в Фонд социальной защиты населения, она не может учитываться при определении размеров социальных пособий (пенсий и т.п.). В связи с этим практическая значимость данных приказов ограничивается незначительным временным периодом, в течение которого они могут быть востребованы только налоговыми и иными контролирующими финансово­-хозяйственную деятельность органами.

Вместе с тем при определении сроков хранения приказов об оказании материальной помощи следует учитывать, что в ряде случаев с суммы полученной материальной помощи отчисляются средства в Фонд социальной защиты населения. Например, в бюджетных организациях материальная помощь, оказываемая работникам из внебюджетного фонда материального поощрения, подлежит обложению соответствующим налогом и, следовательно, будет учитываться при определении размеров социальных пособий. В этом случае для приказов об оказании материальной помощи целесообразно устанавливать срок хранения «75 лет».

Правомерно ли заявление на получение пособий по месту работы со всеми приложенными к ним заявителем документами (копиями документов), а также решение комиссии о назначении пособий хранить в личном деле получателя?

Состав документов личного дела работника определяется положениями Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников).

Среди документов личного дела, перечисленных в п. 6-8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, заявления и иные документы на получение пособий, а также решения комиссий по данным вопросам не значатся.

В личное дело не включаются документы, имеющие срок хранения до 10 лет (п. 9 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников). Согласно п. 174 Перечня-2006 для документов, послуживших основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования (заявления, справки, копии свидетельств о рождении ребенка и др.), установлен срок хранения «5 лет».

Следовательно, заявления на получение пособий по месту работы со всеми приложенными к ним заявителем документами (копиями документов) в личное дело включаться не должны. Они подлежат формированию в самостоятельное дело, для которого в номенклатуре дел организации устанавливается соответствующий срок хранения (5 лет).

Решения о назначении пособий фиксируются в протоколах заседаний комиссий по назначению пособий, выплачиваемых за счет средств государственного социального страхования. Протоколы формируются в дела по видам и систематизируются в делах по хронологии в порядке возрастания номеров (п. 172 Инструкции). Для указанной категории документов ст. 172 Перечня-2006 установлен срок хранения 10 лет.

Таким образом, решения (протоколы) о назначении пособий также не подлежат включению в личное дело работника. Они должны формироваться в самостоятельное дело, для которого в номенклатуре дел организации устанавливается соответствующий (10 лет) срок хранения.

 


[1] Утверждена решением Минского областного исполнительного комитета от 26 ноября 2007 г. № 1394 с последующими изменениями и дополнениями.

[2] Утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 с последующими изменениями и дополнениями.

[3] Утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82 с последующими изменениями и дополнениями.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 12 (107), декабрь 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.