№ 10, октябрь 2013

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Вопрос-ответ

Рубрика «Вопрос-ответ»

О.И. Гасюкевич, юрист

Обязательно ли указывать структурное подразделение при оформлении обложки личного дела, ведь в процессе работы у сотрудника может меняться структурное подразделение? Надо ли в этом случае делать записи на самой обложке? Если наименование структурного подразделения не указано на обложке, то является ли это нарушением и какие меры предусмотрены за данное нарушение? Являются ли нарушением и какая ответственность предусмотрена за следующие неточности, которые работник при оформлении личного листка допустил, а работник кадровой службы вовремя не заметил: в графе «Дата рождения» дата указана словами и цифрами, в графе «Место рождения» указан только город, в графе «Образование» не указано местонахождение учебного заведения, но указано, что это «Минский техникум (институт)...», образование указано просто «среднее»?

Законодательством Республики Беларусь к оформлению дел, включая личные дела, предъ­являются определенные требования.

1. Общие требования к оформлению дел содержатся:

  • в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных органи­за­циях[1] (далее — Инструкция по делопроизводству);
  • Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций[2].

2. Специальные требования к оформлению личных дел содержатся:

в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников[3] (далее — Инструкция о порядке формирования личных дел).

Действующим законодательством, в частности п. 180 Инструкции по делопроизводству, установлено, что оформление личных дел осуществляется в два этапа:

  • при заведении в делопроизводстве;
  • по завершении делопроизводственного года.

В соответствии с п. 18 Инструкции о порядке формирования личных дел документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4 к указанной Инструкции. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество (если таковое имеется) работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Исходя из требований ч. 2 п. 18 Инструкции о порядке формирования личных дел, изменение наименования структурного подразделения осуществляется аналогично — на обложке личного дела дописывается новое наименование структурного подразделения над старым, которое заключается в скобки.



[1]  Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 с последующими изме­нениями.

[2] Утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143.

[3] Утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 10 (153), октябрь 2013 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.