Выберите номер:

(Продолжение. Начало в <<<обновлении за 01.12.2001 “Правила составления и оформления исходящих документов”>>>)

Основным информационным элементом любого документа, в том числе письма, является текст. Текст документа — это информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть документа.

В зависимости от вида письма (деловое или служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Общие требования к тексту письма заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, письмо не должно быть большим по объему (как правило, до одной страницы, в исключительных случаях — до пяти). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них. К тексту письма предъявляется также ряд общих требований, распространяемых на все виды организационно-распорядительных документов.

Прежде всего, деловое письмо должно быть написано деловым стилем. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность. При составлении письма следует избегать (по возможности) длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитетов, гипербол, метафор.

В деловом письме не должно быть устаревших слов и выражений (т.н. архаизмов и историзмов), например таких слов, как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д. Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения, как: настоящим сообщаем, на предмет выдачи, препровождаю, с настоящим письмом направляем и т.д.

Вместо устаревших слов и выражений должны использоваться современные, например: не означенный, а названный, не настоящим сообщаем, а сообщаем, не вышепоименованный, а указанный (названный).

При составлении текста письма следует избегать канцеляризмов, которые лишают его необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной, например: Поставить во главу угла...; Развернуть культмассовую работу...; В части удовлетворения запросов...; Имеет место рост производительности труда... и т.д.

Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами, как за счет, по линии, в части (по линии намеченных мероприятий, за счет применения новой техники) и т.д. Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика — обязательно резкая, поддержка — всегда горячая, размах — обычно широкий и т.д.

Не следует употреблять также слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание. Такие слова называются плеоназмами (от греч. «pleonasmos» — многословие), например: своя автобиография (в слове автобиография уже заключено понятие своя); отступать назад (слово отступать предполагает движение назад); лишними являются слова месяц, человек в сочетаниях в марте месяце, 10 человек рабочих и т.д.

Явным недостатком при составлении текстов является тавтология (повторение одних и тех же слов), например: Следует отметить следующие недостатки...; В целях улучшения работы целесообразно...; Объединить воедино...; Хронометраж времени... и т.д.

В деловом письме использовать слова ино-язычного происхождения следует только в том случае, когда в русском (белорусском) языке отсутствуют соответствующие термины, обозначающие то же понятие. Не рекомендуется употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: индифферентно — равнодушно, дефекты — недостатки, пролонгировать — продлить, эксклюзивный — исключительный и т.д.