Выберите номер:

В предыдущей статье (<<<обновление за 01.04.2002 “Правила оформления исходящих документов: справки, их виды, порядок составления”>>>) мы рассмотрели правила составления справок. Документом, близким к справке по содержанию и назначению, является докладная записка.

Докладная записка — это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Как видно из определения, докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса. Их принципиальное отличие от справок в том, что они содержат выводы и предложения автора по излагаемому вопросу.

Докладные записки могут касаться самых разных вопросов. Они составляются по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Кроме того, докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Например, внутреннюю докладную записку на имя директора может подать руководитель структурного подразделения, в том числе и начальник отдела кадров. Внутренние докладные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации автора документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку на имя Председателя Центрархива. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.

Следует отметить, что в практике работы учреждений, организаций, предприятий внешние докладные записки встречаются относительно редко. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее внешняя докладная записка как вид документа имеет право на существование.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

• реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка;

• название вида документа;

• дата;

• регистрационный индекс;

• место составления;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения;

• подпись.

Рассмотрим правила оформления докладной записки и входящих в нее информационных элементов с учетом специфики этого документа.