Выберите номер:

Одним из видов документов, с которыми в своей деятельности часто сталкиваются организация и ее кадровая служба, является акт. В широком смысле акты — это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что этот вид документа применяется в различных системах документации (организационно-распорядительной, финансово-бухгалтерской, проектно-конструкторской и др.).

Термин «акт» широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин «акт» выступает не как обозначение вида документа, а родовое понятие для группы документов. Например, к законодательным актам <<<согласно Закону Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 361-3 «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»>>> с изменениями и дополнениями от 4 января 2002 г. относятся такие виды документов, как Конституция Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, декреты и указы Президента Республики Беларусь; к нормативным правовым актам (актам законодательства), кроме перечисленных, относятся такие виды документов, как постановления Совета Министров Республики Беларусь, постановления и приказы министерств и иных республиканских органов государственного управления, решения органов местного управления и самоуправления и др. Акты гражданского состояния — это акты, подтверждающие в установленном порядке факты рождения, смерти, заключения брака, его расторжения, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества. Им соответствуют такие разновидности документов, как свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака и др. Акты международного права — это такие виды документов, как международные договоры, соглашения, конвенции и др.

Оставив в стороне юридический аспект, акту можно дать следующее определение: Акт — документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Как видно из определения, в большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (авария, хищение и т.п.). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом — ревизором, инспектором и т.п. Акты готовятся по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д. Так как акты применяются при документировании различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, то единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативно-методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению.

Например, «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации» (УСОРД) установлена форма акта о ликвидации организации, предприятия (см. приложение 5), формы ряда актов закреплены в «Основных правилах работы архивов центральных и местных органов государственной власти управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь» (см. приложение 6) и т.д.

Тем не менее, к оформлению актов предъявляется ряд общих требований. Они зафиксированы в <<<Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-95 «УСД. Система ОРД. Требования к оформлению документов»>>> и Методических указаниях по его применению, а также в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной <<<приказом Государственного комитета по архивам и делопроизводству от 23 мая 1995 г. № 13>>>.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

• наименование организации;

• название вида документа;

• дата;

• индекс;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• виза ознакомления с актом;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• подпись.

Дополнительными реквизитами акта могут быть: гриф утверждения; код организации по ОКПО; код документа по ОКУД (для документов, входящих в УСОРД, код по ОКУД, как было сказано выше, имеет лишь форма акта о ликвидации (реорганизации) организации (предприятия) (см. приложение 5); отметка о контроле.