№ 11, ноябрь 2003

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Распоряжения по личному составу: прием, перевод, увольнение, предоставление отпуска

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

Все распоряжения, издаваемые в организации, могут быть разделены на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. К распоряжениям по личному составу относятся распоряжения о приеме на работу, переводе (перемещении) на другую работу, увольнении, поощрении, премировании, предоставлении отпуска, командировании, наложении дисциплинарного взыскания и др. Рассмотрим правила подготовки и оформления этих распоряжений1.

Составление и оформление распоряжений по личному составу регламентируется теми же нормативными и методическими документами, что и оформление распоряжений по основной деятельности. Вместе с тем оформление распоряжений по личному составу имеет свои особенности. Следует отметить, что требования, предъявляемые к подготовке и оформлению распоряжений, во многом сходны с теми, которые предъявляются к оформлению кадровых приказов. Распоряжения по личному составу оформляются на общем бланке либо специальном бланке для распоряжений.

При составлении распоряжения обязательно указывается заголовок, который облегчает регистрацию документа и его поиск в деле. Заголовок должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста. Он должен грамматически согласовываться с названием вида документа. Например, распоряжение (о чем?) О приеме на работу, О переводе на другую работу, О премировании, О командировании, О предоставлении отпуска, Об объявлении замечания и т.п. Если распоряжение издается по одному вопросу и его действие распространяется на одного работника, то в заголовке указываются фамилия и инициалы этого работника, например: О приеме на работу Линника П.П. Если распоряжение касается двух и более работников, то их фамилии в заголовке не указываются. В конце заголовка точка не ставится, сам заголовок в кавычки не заключается.

Текст распоряжения, как и других распорядительных документов, состоит из двух композиционных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания распоряжения. Обычно в распоряжениях по основной деятельности она начинается словами В соответствии, В целях и т.п. В распоряжениях по личному составу те же композиционные части располагаются, как правило, в обратном порядке: вначале указывается распорядительная часть, а затем, в конце текста, — основание для издания распоряжения. Вместе с тем в некоторых сложных распоряжениях (т.е. состоящих из нескольких пунктов) факты, послужившие основанием для издания распоряжения, могут указываться в начале текста.

Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишется прописными буквами, без кавычек, без разрядки (без пробелов между буквами), с новой строки от границы левого поля. Распорядительную часть распоряжений по личному составу следует начинать словами, точно обозначающими предписываемые действия, например: ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ПРЕМИРОВАТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.п. После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие распоряжения, и далее строчными буквами — имя, отчество и остальной текст документа.

Все записи в распоряжениях по личному составу должны формулироваться в строгом соответствии с нормами Трудового кодекса Республики Беларусь. На это необходимо обратить внимание, т.к. во многих организациях в распоряжениях по личному составу по старинке продолжают применять формулировки действовавшего ранее Кодекса законов о труде. Например, в текстах распоряжений о предоставлении отпуска по-прежнему указывают очередной отпуск, хотя такого понятия в ныне действующем Трудовом кодексе нет, а установлен термин трудовой отпуск.

Кроме Трудового кодекса необходимо учитывать требования других нормативных правовых актов, регулирующих трудовые отношения. Так, при приеме на работу государственных служащих согласно Закону Республики Беларусь от 14 июня 2003 г. «О государственной службе в Республике Беларусь» должно издаваться распоряжение (приказ) не о приеме на работу, а о назначении на должность; соответствующим образом должен оформляться и текст распоряжения — в качестве распорядительного слова пишется не ПРИНЯТЬ, а НАЗНАЧИТЬ.

Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм) (УСОРД), утвержденной Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г., установлены унифицированные формы для следующих видов распоряжений по личному составу:

о приеме на работу;

о переводе (перемещении) на другую работу;

об увольнении с работы;

о предоставлении отпуска;

о поощрении (для одного мотива поощрения);

о поощрении (для разных мотивов поощрения);

о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения);

о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушений).

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 11 (34), ноябрь 2003 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.