Выберите номер:

Подготовка личных дел работников

к передаче в архив организации

Согласно п. 23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее — Инструкция), личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи.

 Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее — Основные правила работы архивов организаций). В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче на архивное хранение подлежат все дела, образовавшиеся в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст. 498 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров Республики Беларусь 15 августа 1988 г. (далее — Перечень 1988 г.), установлен 75-летний срок хранения. Согласно ст. 498а Перечня 1988 г. для личных дел членов высших органов государственной власти и управления, лиц, имеющих высшие степени отличия и почетные звания, руководителей организаций республиканского значения, лиц, имеющих ученые степени и звания, установлен срок хранения «постоянно».

Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п. 23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников.

Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. К актам законодательства, регламентирующим указанные вопросы, относятся  Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Согласно требованиям нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.

Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами отдела кадров организации (специалистом по кадрам).

Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2004 г., должны быть оформлены в течение 2005 г.