№ 4, апрель 2004

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Оформление и заверение копий документов

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и ме-ждународных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Мини-стров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

Новая страница 1

  Подготовка и оформление копий документов занимает значительное место в работе кадровой службы организации. Подготовка и выдача работникам копий официальных документов в ряде случаев предусмотрена нормативными правовыми актами. Например, ст. 51 Трудового кодекса Республики Беларусь установлено, что наниматель обязан выдать работнику справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе. Очевидно, что многие из этих документов будут выданы работникам в копиях. Согласно п. 51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 г. № 72), в случае утери трудовой книжки работнику выдается дубликат, записи в котором делаются на основании подтверждающих надлежаще оформленных документов. Нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников копий (выписок) приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов.

  Современные средства подготовки и размножения документов позволяют с легкостью и достаточно оперативно воспроизводить требуемое количество экземпляров документа. Однако в разных ситуациях к оформлению копии, ее юридической силе предъявляются различные требования. В связи с этим вопрос правильного оформления и заверения копий приобретает важное практическое значение.

  Термин «копия» происходит от латинского «copia» — множество и связан с размножением документов, повторением документа любого вида.

Копия документа — это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их1.

  Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

  Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.



Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 4 (39), апрель 2004 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.