№ 10, октябрь 2005

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Бланки документов: виды, требования к разработке, использованию, хранению

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. РЫБАКОВ начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

Новая страница 1

В процессе работы отдела кадров каж­дого учреждения, организации, предприятия создается большое количество организацион­но-распорядительных документов (далее — ОРД) как по основным вопросам деятель­ности, так и по личному составу (приказы, распоряжения, справки, акты, письма и др.). Согласно требованиям Примерной инструк­ции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утверж­денной приказом Комитета по архивам и дело­производству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), эти документы должны оформляться на бланках. Лишь отдельные документы (например, внутренние докумен­ты структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным заполнением реквизитов соответствующей бланочной продукции. Таким образом, бланки должны быть разработаны и использоваться в каждой организации.

Бланк официального документа — стан­дартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Использование бланков снижает затраты на изготовление документа, уменьшает коли­чество возможных ошибок при его состав­лении и оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Пра­вильно оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

При разработке, использовании и хране­нии бланков ОРД необходимо руководство­ваться требованиями следующих норматив­ных правовых актов:

§         Закона Республики Беларусь от 5 июля 2004 г. «О государственных символах Республики Беларусь»;

§         Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков доку­ментов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (в редакции Указа  от 4 октября 2004 г. № 482)»;

§         Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г.
№  1172 «Об утверждении Положения о поряд­ке изготовления и использования бланков документов с изображением Государствен­ного герба Республики Беларусь и внесе­нии изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424»;

§         Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Общие требования к бланкам сформули­рованы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавли­вает единые правила подготовки ОРД, а также бланков, применяемых при их оформлении.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5
(148х210 мм). Изготовление и использование последних рекомендуется в целях экономии бумаги при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.

Бланк должен иметь поля: левое — 30 мм, правое — не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм. При этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланке
(в виде уголков и линий) не обязательно.

СТБ 6.38-2004 установлены следующие виды бланков ОРД:

§         бланк для письма;

§         общий бланк для других видов ОРД.

Бланк для письма используется исключи­тельно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.).

На общих бланках оформляются распоря­дительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а также, в ряде случаев, организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоко­лы, справки и др.).

На основе общего бланка допускается изготавливать специальные бланки для кон­кретных видов ОРД. Например, в организации могут быть изготовлены специальные бланки для приказов, для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопро­изводству изготовление специальных бланков по видам документов считается целесообраз­ным, если таких документов в организации создается более 200 в год.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 10 (57), октябрь 2005 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.