№ 7, июль 2005

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

КНИГА ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ ГРАЖДАН: комментарий к порядку ведения и хранения

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. РЫБАКОВ начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

Новая страница 1

(Окончание. Начало в № 5, 6.)

 

 

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Контроль за исполнением замечаний и предложений осуществляет, как правило, лицо, ответственное за ведение книги замечаний и предложений (далее — книга).

При незначительном количестве заме­чаний и предложений, вносимых в книгу
(5–10 в год), ответственный за ведение книги может осуществлять контроль путем регуляр­ного полистного просмотра ее содержания.

При большом количестве замечаний и предложений осуществление контроля по книге, в которую они вносятся в валовом порядке, а сроки исполнения различаются, может оказаться затруднительным. Поэтому для этих целей может использоваться экзем­пляр регистрационно-контрольной карточки (далее — РКК), заполняемой лицом, ответ­ственным за ведение книги, на этапе рассмо­трения поступивших замечаний и предложе­ний. РКК систематизируются в контрольной картотеке по срокам исполнения, указанным в резолюциях руководителя. Если срок испол­нения в резолюции не указан, то он согласно установленным требованиям не должен пре­вышать 15 дней. При продлении срока испол­нения РКК переносится в соответствующий раздел картотеки согласно новому сроку.

Для осуществления контроля могут исполь­зоваться также экземпляры копий страниц книги, сделанные в процессе рассмотрения замечания или предложения и оставшиеся у лица, ответственного за ведение книги. Эти копии группируются по датам исполнения так же, как РКК в контрольной картотеке.

Контроль может осуществляться с помо­щью так называемого «Листа контроля», в котором будут указаны порядковые номера записей предложений или замечаний, даты записей, даты исполнения (при продлении срока исполнения указывается новая дата), исполнители, отметки об исполнении.

В любом случае порядок осуществления контроля в организации должен быть зафик­сирован в соответствующем правовом акте.

Срок исполнения исчисляется в календар­ных днях, начиная с даты внесения записи в книгу гражданином.

Лицо, ответственное за ведение книги, обя­зано за 2–3 дня до истечения срока испол­нения замечания или предложения преду­преждать исполнителя о приближении срока исполнения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным исполните­лем является должностное лицо, указанное первым.

При направлении гражданину уведомле­ния о продлении срока исполнения замечания или предложения они с контроля не снимают­ся и считаются исполненными только после вынесения окончательного решения, принятия исчерпывающих мер и внесения сведений о результатах рассмотрения в соответствующую графу книги.

Замечания и предложения снимаются с контроля в порядке, определенном норматив­ными правовыми актами по делопроизвод­ству. Снятие с контроля осуществляется по указанию должностного лица, которым был установлен срок исполнения соответствующе­го замечания или предложения. Данная про­цедура может быть реализована несколькими путями в зависимости от того, какой порядок исполнения замечаний и предложений уста­новлен в организации.

Вариант 1

При использовании копии страницы книги исполнитель после рассмотрения замеча­ния или предложения и принятия по нему мер делает в своем экземпляре копии соот­ветствующую запись в графе «Сведения о результатах рассмотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наимено­вание должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения». С этой записью должен быть ознакомлен руководитель организации, который в случае согласия с принятыми мера­ми (решением) расписывается в соответству­ющей графе и проставляет дату. После этого экземпляр копии передается лицу, ответствен­ному за ведение книги. Лицо, ответственное за ведение книги, вносит сведения о резуль­татах рассмотрения замечания или предло­жения в соответствующую графу книги, пере­носит дату, проставленную руководителем, проставляет наименование своей должности, фамилию и личную подпись. Дата рассмотре­ния замечания или предложения, вносимая в книгу, таким образом, будет совпадать с датой исполнения и снятия с контроля.

Вариант 2

При использовании РКК сведения об исполнении замечания или предложения вно­сятся исполнителем в соответствующую графу карточки, которая передается руководителю.
В случае согласия с принятыми мерами (реше­нием) руководитель проставляет в карточке дату исполнения и свою подпись. Затем кар­точка передается лицу, ответственному за ведение книги, который переносит сведения о результатах рассмотрения замечания или предложения в соответствующую графу книги, дополняет их датой, указанной руководите­лем, наименованием своей должности, фами­лией и личной подписью.

Проставляемые в размноженных экзем­плярах страницы книги или карточках под­пись руководителя и дата являются для лица, ответственного за ведение книги, основанием для снятия с контроля замечания или предло­жения. При отрицательном решении вопроса и направлении гражданину ответа об отказе в удовлетворении замечания или предложения основанием для снятия с контроля и внесения записи в графу «Сведения о результатах рас­смотрения замечания и (или) предложения, дата рассмотрения, наименование должности, подпись и фамилия лица, внесшего сведения» является письменный ответ гражданину, под­писанный руководителем. При этом следует помнить, что датой письма-ответа является дата его подписания руководителем. Эта дата, проставляемая руководителем, и является датой рассмотрения замечания (предложе­ния).

Образец заполненной страницы книги замечаний и предложений приведен в при­ложении.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 7 (54), июль 2005 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.