Выберите номер:

Организация работы с личными делами работников регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее — Инструкция). Пунктом 6 Ин­струкции установлено, что после издания распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность) документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

1) внутренняя опись документов личного дела;

2) дополнение к личному листку по учету кадров;

3) личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) заявление о приеме на работу;

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Указанные документы являются основообразующими в личном деле. Рассмотрим правила их оформления и составления.

Внутренняя опись составляется после оформления личного дела и содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизвод­ству. Наряду с Инструкцией к ним относятся:

Примерная инструкция по дело­производству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция);

Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее — Основные правила работы архивов).

В п. 8.2 Примерной инструкции и п. 5.1.20 Основных правил работы архивов содержится норма прямого дей­ствия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела.

Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям:

во-­первых, дело должно передаваться на хранение в архив и соответственно иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения;

во-­вторых, необходимо, чтобы заголовок такого дела был «глухим», т.е. по нему нельзя было однозначно определить содержание документов дела (например, из заголовка «Личное дело» прямо не вытекает, что в деле содержатся автобиография, копии документов об образовании, награждении государственными наградами, списки научных трудов, копии приказов по личному составу и др.). 

Внутренняя опись документов личного дела включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому согласно п. 10 Инструкции во внутренней описи отражаются включение в личное дело новых документов, а также изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»). При оформлении других дел (например, дел с приказами по основной деятельности, приказами по личному составу, дел, содержащих документы о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, и др.) внутренняя опись составляется уже после завершения их ведения при подготовке к передаче на архивное хранение.