№ 4, апрель 2006

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Документальное оформление служебных командировок

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно¬-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Согласно ст. 91 Трудового кодекса Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Вопросы направления работников в служебные командировки регулируются следующими нормативными правовыми актами:

  • Трудовым кодексом Республики Беларусь;
  • Положением о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274 (далее — Положение);
  • Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 августа 2005 г. № 903 «О финансировании расходов на служебные командировки за границу и иных вопросах, связанных с этими командировками»;
  • Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 35, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция);
  • Положением о регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, утвержденным постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Положение Минтруда).

Указанными нормативными правовыми актами установлены различные требования к оформлению служебных командировок в зависимости от того, командируется работник в населенные пункты, расположенные на территории Республики Беларусь, или за рубеж.

Общими в обоих случаях являются требования, зафиксированные в Трудовом кодексе и Инструкции.

В соответствии со ст. 93 ТК направление работника в служебную командировку оформляется приказом или распоряжением нанимателя с выдачей командировочного удостоверения. Инструкция предусматривает при этом регистрацию работников, отбывающих в служебную командировку, в журналах установленной формы.

По итогам командировки Инструкцией предусмотрено представление работником авансового отчета, к которому должны быть приложены:

  • командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования;
  • проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  • оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
  • отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Оформления указанных документов будет достаточно при командировании работников в пределах Республики Беларусь.

Более детально регламентирован порядок направления работников в служебные командировки за границу. Некоторые из установленных при этом требований могут быть применены и при командировании работников в пределах страны.

При этом необходимо учитывать, что требования Положения определяют порядок направления в служебные командировки за границу работников государственных органов и иных государственных организаций, а нормы Положения Минтруда устанавливают порядок направления в зарубежные командировки работников организаций независимо от формы собственности.

Прежде всего, Положение предусматривает внесение должностному лицу (органу), уполномоченному принимать решение о направлении в служебную командировку за границу, соответствующего предложения. Перечень таких органов и должностных лиц для различных категорий государственных организаций определен Положением. В частности, установлено, что решение о направлении в зарубежные командировки руководителей государственных организаций принимается руководителями министерств и иных республиканских органов государственного управления, которым они подчиняются (подп. 3.15); сами руководители государственных организаций принимают решение о направлении в командировки своих заместителей и других работников этих организаций (подп. 3.19).

Положением установлено, что предложение должно быть оформлено в виде письма или докладной (служебной) записки.

Следует обратить внимание, что в некоторых организациях вместо докладной записки командируемые работники подают заявления, что является неверным. Согласно Закону Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. «Об обращениях граждан» (в редакции Закона от 1 ноября 2004 г.) заявление — это ходатайство о реализации прав, свобод и (или) законных интересов гражданина (граждан), не связанных с их нарушением. Таким образом, функциональное назначение такого вида документа, как заявление (реализация прав, свобод и законных интересов граждан), не соответствует целям и задачам командирования (выполнение служебного задания вне места постоянной работы (ст. 91 ТК)). Это необходимо учитывать при документальном оформлении командировок не только за границу, но и в пределах Республики Беларусь.

Письмо или докладная записка должны содержать сведения о государстве и сроках командирования, о цели и основании командирования, обоснование целесообразности командирования (включая ожидаемые результаты), предложения по кандидатурам командируемых работников, руководителя группы, информацию об источнике финансирования служебной командировки, иных существенных условиях командирования.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 4 (63), апрель 2006 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.