Выберите номер:

Менялись ли основные правила работы архивов в организации?

Работа архивов организаций в Республике Беларусь в настоящее время регулируется Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее — Основные правила работы архивов). Переработка и утверждение новой редакции указанных правил ожидается в 2009 г.

Нужно ли заводить личный листок по учету кадров на совместителей?

Личный листок по учету кадров — документ, включаемый в личное дело работника (п. 6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2) (далее — Инструкция). Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре (п. 11 Инструкции).

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Акты законодательства Республики Беларусь не содержат исключающих норм для совместителей по данному вопросу (п. 2 Инструкции).

Следовательно, совместителем должен заполняться личный листок по учету кадров при формировании его личного дела.

При внутреннем совместительстве дополнительное личное дело не заводится и личный листок, соответственно, не заполняется.

После увольнения сотрудника его личное дело до сдачи в архив передавалось юрисконсульту и в отдел кадров. Нужно ли при подготовке к сдаче личного дела в архив на его обложке указывать все подразделения, в которых оно формировалось?

Порядок оформления дел при заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации регулируется Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), и Основными правилами работы архивов. При заведении дела, в том числе личного, в делопроизводстве на обложку выносятся:

• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела по номенклатуре дел (для личных дел — индекс дела по книге (журналу) учета личных дел);
• заголовок дела (фамилия, имя, отчество работника);
• срок хранения дела (п. 5.1.22 Основных правил работы архивов).

Если в период формирования (ведения)дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается последнее название, а прежнее заключается в скобки.

Если в период формирования (ведения) дела оно передавалось в другие структурные подразделения, то соответствующие уточнения вносятся на обложку дела — указывается название нового подразделения, а прежнее заключается в скобки.

Если в другое структурное подразделение дело было передано после его завершения делопроизводством (после окончания ведения), то уточнения на обложку не вносятся.

В организации номенклатура дел построена по смешанному принципу (структурно-функциональному). Раздел номенклатуры называется «кадры», а не «отдел кадров». На обложку должно выноситься «кадры» или наименование отдела?

Одним из обязательных реквизитов обложки дела является указание структурного подразделения, в котором было сформировано дело (п. 8.3 Примерной инструкции по делопроизводству и п. 5.1.22 Основных правил работы архивов). В нормативных правовых актах Республики Беларусь отсут­ствует прямая норма, обязывающая выносить название соответствующего раздела на обложку дела, если номенклатура дел организации построена по функциональному принципу. Вместе с тем, исходя из логики нормативных правовых актов, регулирующих данные вопросы, указание названия раздела номенклатуры дел на обложке дела в данном случае представляется целесообразным.

Допускается ли исключать из личного дела какие­то документы временно, например, копии паспортов?

Состав документов личного дела работника и требования к организации работы с ним определяются Инструкцией, которая не предусматривает включение в состав личного дела ко­­пии паспорта работника. При необходимости копия соответствующего документа (равно как и других документов, не подлежащих включению в состав личного дела, но необходимых кадровой службе в опе­ративной работе) может быть вложена в личное дело работника в конверте, который изымается при подготовке дела к передаче в архив организации после увольнения работника.

Вопросы временного изъятия документов из дел регулируются п. 10.2 Примерной инструкции по делопроизводству. Временное изъятие документов из дела и выдача их как работникам другого структурного подразделения организации, так и сторонним организациям производятся с разрешения руководителя организации. На место изъятого из дела документа помещается листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа. Форма листка-заместителя приведена в приложении к Примерной инструкции.

Нормативные правовые акты не содержат исключительных норм, устанавливающих особые правила временного изъятия документов из личных дел работников.