• Контакты
    •
  • Подписаться
  • О журнале
  • Форум

    • № 1, январь 2008

    Выберите номер:

    Купить этот номер
    в электронном виде     Скачать демо-номер
    ← Назад к номеру журнала

    Оформление поощрений на основе унифицированных форм

    Рубрика «Делопроизводство»

    А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

    В подсистему «Документация по оформлению поощрений» Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[1] включены следующие унифицированные формы:

    докладная записка о поощрении;

    представление о поощрении;

    приказ о поощрении (для одного мотива поощрения);

    приказ о поощрении (для разных мотивов поощрения);

    распоряжение о поощрении (для одного мотива поощрения);

    распоряжение о поощрении (для разных мотивов поощрения).

    Унифицированная форма докладной записки о поощрении

                                                                                                                                        _______________________

                                                                                                                                        Код по ОКУД 0225230001

     

    Наименование структурного                                                    Наименование должности, фамилия и

    подразделения                                                                               инициалы руководителя организации

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                         Резолюция

    _______________ № __________

     

    Место составления

     

    О поощрении

     

    _________________________________________________________________________________.

    мотив поощрения

    Прошу ___________________________________________________________________________

    вид поощрения

    ____________________________________________________________________________________

    фамилия, имя, отчество работника

    ____________________________________________________________________________________

    наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

    ____________________________________________________________________________________.

    наименование структурного подразделения

     

    Наименование должности

    руководителя структурного

    подразделения                                                   Подпись                               Расшифровка подписи

     

    Пример оформления докладной записки о поощрении

    Отдел сбыта                                                                                                  Директору ЧУП «Альфа и омега»

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                                        Середичу Н.И.

    30.09.2007 № 121

    г. Минск

     

    О премировании

    Рахманько В.И.

     

    В III квартале 2007 г. план реализации готовой продукции ЧУП «Альфа и омега» выполнен отделом на 120 %. Перевыполнение квартального плана работы было достигнуто при активном участии ведущего специалиста по продаже Рахманько Владимира Ивановича, обеспечившего заключение договоров на поставку продукции ЧУП «Альфа и омега» со 109 торговыми предприятиями на общую сумму 985,3 млн. рублей.

    Учитывая изложенное, прошу по итогам работы в III квартале 2007 г. премировать ведущего специалиста по продаже отдела сбыта Рахманько В.И. в размере должностного оклада.

     

    Начальник отдела                                             Подпись                                              Т.П. Груздева

    Визы

    Примечание:

    1. Согласно ст. 196 Трудового кодекса Республики Беларусь виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине.

    Традиционными видами поощрений являются объявление благодарности, выдача денежной премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, занесение в книгу почета или на доску почета.

    2. К документам, являющимся основанием для издания распорядительного документа о поощрении, относятся, как правило, докладные записки и представления.

    3. Докладная записка - это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

    Докладная записка о поощрении - одна из разновидностей докладных записок. Докладные записки могут иметь различное функциональное назначение и составляться как по вопросам основной деятельности, так и по личному составу (о переводе на другую работу, о поощрении, о нарушении трудовой дисциплины, о командировании).

    4. При подготовке и оформлении докладной записки следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004[2], Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь[3]. Указанными документами установлен перечень реквизитов, применяемых при подготовке докладной записки, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.

    5. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

     

    Унифицированная форма представления о поощрении

                                                                                                                                           _______________________

                                                                                                                                           Код по ОКУД 0225612002

     

    Наименование структурного                                                        Наименование должности, фамилия и

    подразделения                                                                                  инициалы руководителя организации

    ПРЕДСТАВЛЕНИЕ                                                                          Резолюция

    _______________ № __________                                                            

    Место составления

     

    О поощрении

     

    ___________________________________________________________________________________

    ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

    _____________________________________________________________________________________

    наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

    _____________________________________________________________________________________

    наименование структурного подразделения

    _____________________________________________________________________________________

    стаж работы в данной организации

    _____________________________________________________________________________________

    оценка  производственной деятельности

    _____________________________________________________________________________________

    мотив поощрения

    _____________________________________________________________________________________

    основание

    _____________________________________________________________________________________.

    вид поощрения

     

    Наименование должности

    руководителя структурного

    подразделения                                                   Подпись                               Расшифровка подписи

     

    Пример оформления представления о поощрении

    Отдел материально­технического снабжения                                      Директору ЧУП «Альфа и омега»

    ПРЕДСТАВЛЕНИЕ                                                                                     Середичу Н.И.

    19.11.2007  №  79

    г. Минск

     

    О награждении ценным подарком

    Жуковой Г.Н.

     

    ЖУКОВА Галина Николаевна, экономист по материально­техническому снабжению I квалификационной категории, работает в ЧУП «Альфа и омега» с 1994 года. За время работы зарекомендовала себя грамотным и ответственным сотрудником, качественно и в установленные сроки выполняющим плановые задания и поручения руководства.

    04.12.2007 Жуковой Г.Н. исполняется 50 лет.

    За длительную добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения прошу наградить Жукову Г.Н. ценным подарком.

     

    Начальник отдела                                             Подпись                                              С.В.Жизневский

     

    Визы

    Примечание:

    1. Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава. Как и докладная записка, оно является одним из документов, на основании которых руководителем принимается решение и издается распорядительный документ о поощрении работника.

    2. В отличие от докладной записки, которая может составляться по разным вопросам, представление всегда предполагает поощрение сотрудника в той или иной форме. Представления о поощрении обычно оформляются в случае награждения работника или повышения его в должности, докладные записки - при объявлении благодарности и премировании.

    3. Представление готовится, как правило, руководителем структурного подразделения (начальником отдела, управления, цеха и т.п.) и подается на имя руководителя организации.

    4. Представление как вид документа относится к системе организационно-распорядительной документации и оформляется по тем же правилам, что и докладная записка.

    Унифицированная форма приказа о поощрении (для одного мотива поощрения)

                                                                                                                                          _______________________

                                                                                                                                          Код по ОКУД 0225620003

    Наименование организации

     

    ПРИКАЗ

    _______________ № __________

     

    Место издания

     

    О поощрении

    ___________________________________________________________________________________

    мотив поощрения

    _______________________:

         ВИД ПООЩРЕНИЯ

    ___________________________________________________________________________________

    ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

    _____________________________________________________________________________________

    наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

    _____________________________________________________________________________________.

    наименование структурного подразделения

     

    Основание:

     

    Наименование должности

    руководителя организации                            Подпись                               Расшифровка подписи

     

    Визы

     

    С приказом ознакомлен                  Подпись                               Расшифровка подписи

                                                                                                                                 Дата

    Пример оформления приказа о поощрении (для одного мотива поощрения)

    Частное унитарное предприятие «Альфа и омега»

    ПРИКАЗ

    02.10.2007 № 143­к

    г. Минск

    О премировании Рахманько В.И.

     

    За перевыполнение в III квартале 2007 г. плана реализации готовой продукции

     

    ПРЕМИРОВАТЬ:

    РАХМАНЬКО Василия Ивановича, ведущего специалиста по продаже отдела сбыта, в размере должностного оклада.

    Основание: докладная записка начальника отдела сбыта Т.П. Груздевой.

    Директор предприятия                                   Подпись                                              Н.И.Середич

    Визы

    С приказом ознакомлен                                  Подпись                                              В.И.Рахманько

                                                                                                                                  03.10.2007

     

    Примечание:

    1. Приказы о поощрении (премировании, награждении, объявлении благодарности и др.) относятся к категории приказов по личному составу.

    2. Приказы о поощрении оформляются на общем бланке организации. При издании приказа в государственной организации на верхнем поле бланка должно быть помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь, а реквизиты бланка должны быть оформлены на двух языках.

    3. В заголовке приказа указываются фамилия и инициалы, если приказом оформляется поощрение одного работника. Если одним приказом оформляется поощрение двух и более человек, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются.

    4. Структура текста приказов может варьироваться в зависимости от мотива поощрения. Указание на мотив поощрения, вынесенное в констатирующую часть, является одной из особенностей текстов этих видов приказов.

    Указание в приказе мотива поощрения не исключает оформления такого элемента, как «Основание».

    5. Формулировки мотивов поощрения, применяемые в приказах, могут быть самыми разнообразными в зависимости от конкретной ситуации, например: «За перевыполнение в III квартале 2007 г. плановых заданий», «За длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения», «За успешную подготовку и проведение научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» и т.п.

    6. Распорядительным словом в приказе выступает вид поощрения («ПРЕМИРОВАТЬ», «НАГРАДИТЬ» и др.). Завершает текст распорядительной части приказа, как правило, содержание поощрения, например: ПРЕМИРОВАТЬ в размере должностного оклада (может быть указана конкретная сумма); НАГРАДИТЬ ценным подарком, почетной грамотой и т.п.

    7. Одним приказом может быть оформлено поощрение двух и более работников. Если работники поощряются по одному мотиву, его формулировка выносится в констатирующую часть согласно приведенной выше унифицированной форме, а текст распорядительной части приказа разбивается на пункты. Например:

    За перевыполнение в III квартале 2007 г. плана реализации готовой продукции

     

    ПРЕМИРОВАТЬ:

    1. РАХМАНЬКО Василия Ивановича, ведущего специалиста по продаже отдела сбыта, в размере 250 000 руб.

    2. ЖУКОВУ Галину Николаевну, экономиста по материально­техническому снабжению I квалификационной категории отдела материально­технического снабжения, в размере 200 000 руб.

     

    8. Для приказов о поощрении, в том числе премировании, установлен срок хранения 75 лет (ст. 16.4 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с последующими изменениями и дополнениями). Приказы о поощрении 75-летнего срока хранения должны регистрироваться и формироваться в дела отдельно от приказов по личному составу 3­летнего срока хранения. На этом основании к регистрационному номеру приказа добавляется буква «к».

    Унифицированная форма приказа о поощрении (для разных мотивов поощрения)

                                                                                                                                          _______________________

                                                                                                                                          Код по ОКУД 0225620004

    Наименование организации

     

    ПРИКАЗ

    _______________ № __________

     

    Место издания

     

    О поощрении

     

    _______________________:

         ВИД ПООЩРЕНИЯ

    _____________________________________________________________________________________

    ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

    _____________________________________________________________________________________

    наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

    _____________________________________________________________________________________

    наименование структурного подразделения

    _____________________________________________________________________________________.

    мотив поощрения

     

    Основание:

     

    Наименование должности

    руководителя организации                            Подпись                               Расшифровка подписи

     

    Визы

     

    С приказом ознакомлен                  Подпись                               Расшифровка подписи

                                                                                                                                 Дата

     

    [1] Утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25.

     

    [2] Утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 1 сентября 2005 г. № 41.

     

    [3] Утверждена приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

     

    Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 1 (84), январь 2008 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.