№ 1, январь 2008

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Оформление поощрений на основе унифицированных форм

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

В подсистему «Документация по оформлению поощрений» Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[1] включены следующие унифицированные формы:

докладная записка о поощрении;

представление о поощрении;

приказ о поощрении (для одного мотива поощрения);

приказ о поощрении (для разных мотивов поощрения);

распоряжение о поощрении (для одного мотива поощрения);

распоряжение о поощрении (для разных мотивов поощрения).

Унифицированная форма докладной записки о поощрении

                                                                                                                                    _______________________

                                                                                                                                    Код по ОКУД 0225230001

 

Наименование структурного                                                    Наименование должности, фамилия и

подразделения                                                                               инициалы руководителя организации

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                         Резолюция

_______________ № __________

 

Место составления

 

О поощрении

 

_________________________________________________________________________________.

мотив поощрения

Прошу ___________________________________________________________________________

вид поощрения

____________________________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

____________________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

____________________________________________________________________________________.

наименование структурного подразделения

 

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                                                   Подпись                               Расшифровка подписи

 

Пример оформления докладной записки о поощрении

Отдел сбыта                                                                                                  Директору ЧУП «Альфа и омега»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                                        Середичу Н.И.

30.09.2007 № 121

г. Минск

 

О премировании

Рахманько В.И.

 

В III квартале 2007 г. план реализации готовой продукции ЧУП «Альфа и омега» выполнен отделом на 120 %. Перевыполнение квартального плана работы было достигнуто при активном участии ведущего специалиста по продаже Рахманько Владимира Ивановича, обеспечившего заключение договоров на поставку продукции ЧУП «Альфа и омега» со 109 торговыми предприятиями на общую сумму 985,3 млн. рублей.

Учитывая изложенное, прошу по итогам работы в III квартале 2007 г. премировать ведущего специалиста по продаже отдела сбыта Рахманько В.И. в размере должностного оклада.

 

Начальник отдела                                             Подпись                                              Т.П. Груздева

Визы

Примечание:

1. Согласно ст. 196 Трудового кодекса Республики Беларусь виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине.

Традиционными видами поощрений являются объявление благодарности, выдача денежной премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, занесение в книгу почета или на доску почета.

2. К документам, являющимся основанием для издания распорядительного документа о поощрении, относятся, как правило, докладные записки и представления.

3. Докладная записка - это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка о поощрении - одна из разновидностей докладных записок. Докладные записки могут иметь различное функциональное назначение и составляться как по вопросам основной деятельности, так и по личному составу (о переводе на другую работу, о поощрении, о нарушении трудовой дисциплины, о командировании).

4. При подготовке и оформлении докладной записки следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004[2], Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь[3]. Указанными документами установлен перечень реквизитов, применяемых при подготовке докладной записки, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.

5. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

 

Унифицированная форма представления о поощрении

                                                                                                                                       _______________________

                                                                                                                                       Код по ОКУД 0225612002

 

Наименование структурного                                                        Наименование должности, фамилия и

подразделения                                                                                  инициалы руководителя организации

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ                                                                          Резолюция

_______________ № __________                                                            

Место составления

 

О поощрении

 

___________________________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

_____________________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

_____________________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

_____________________________________________________________________________________

стаж работы в данной организации

_____________________________________________________________________________________

оценка  производственной деятельности

_____________________________________________________________________________________

мотив поощрения

_____________________________________________________________________________________

основание

_____________________________________________________________________________________.

вид поощрения

 

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                                                   Подпись                               Расшифровка подписи

 

Пример оформления представления о поощрении

Отдел материально­технического снабжения                                      Директору ЧУП «Альфа и омега»

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ                                                                                     Середичу Н.И.

19.11.2007  №  79

г. Минск

 

О награждении ценным подарком

Жуковой Г.Н.

 

ЖУКОВА Галина Николаевна, экономист по материально­техническому снабжению I квалификационной категории, работает в ЧУП «Альфа и омега» с 1994 года. За время работы зарекомендовала себя грамотным и ответственным сотрудником, качественно и в установленные сроки выполняющим плановые задания и поручения руководства.

04.12.2007 Жуковой Г.Н. исполняется 50 лет.

За длительную добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения прошу наградить Жукову Г.Н. ценным подарком.

 

Начальник отдела                                             Подпись                                              С.В.Жизневский

 

Визы

Примечание:

1. Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава. Как и докладная записка, оно является одним из документов, на основании которых руководителем принимается решение и издается распорядительный документ о поощрении работника.

2. В отличие от докладной записки, которая может составляться по разным вопросам, представление всегда предполагает поощрение сотрудника в той или иной форме. Представления о поощрении обычно оформляются в случае награждения работника или повышения его в должности, докладные записки - при объявлении благодарности и премировании.

3. Представление готовится, как правило, руководителем структурного подразделения (начальником отдела, управления, цеха и т.п.) и подается на имя руководителя организации.

4. Представление как вид документа относится к системе организационно-распорядительной документации и оформляется по тем же правилам, что и докладная записка.

Унифицированная форма приказа о поощрении (для одного мотива поощрения)

                                                                                                                                      _______________________

                                                                                                                                      Код по ОКУД 0225620003

Наименование организации

 

ПРИКАЗ

_______________ № __________

 

Место издания

 

О поощрении

___________________________________________________________________________________

мотив поощрения

_______________________:

     ВИД ПООЩРЕНИЯ

___________________________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

_____________________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

_____________________________________________________________________________________.

наименование структурного подразделения

 

Основание:

 

Наименование должности

руководителя организации                            Подпись                               Расшифровка подписи

 

Визы

 

С приказом ознакомлен                  Подпись                               Расшифровка подписи

                                                                                                                             Дата

Пример оформления приказа о поощрении (для одного мотива поощрения)

Частное унитарное предприятие «Альфа и омега»

ПРИКАЗ

02.10.2007 № 143­к

г. Минск

О премировании Рахманько В.И.

 

За перевыполнение в III квартале 2007 г. плана реализации готовой продукции

 

ПРЕМИРОВАТЬ:

РАХМАНЬКО Василия Ивановича, ведущего специалиста по продаже отдела сбыта, в размере должностного оклада.

Основание: докладная записка начальника отдела сбыта Т.П. Груздевой.

Директор предприятия                                   Подпись                                              Н.И.Середич

Визы

С приказом ознакомлен                                  Подпись                                              В.И.Рахманько

                                                                                                                              03.10.2007

 

Примечание:

1. Приказы о поощрении (премировании, награждении, объявлении благодарности и др.) относятся к категории приказов по личному составу.

2. Приказы о поощрении оформляются на общем бланке организации. При издании приказа в государственной организации на верхнем поле бланка должно быть помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь, а реквизиты бланка должны быть оформлены на двух языках.

3. В заголовке приказа указываются фамилия и инициалы, если приказом оформляется поощрение одного работника. Если одним приказом оформляется поощрение двух и более человек, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются.

4. Структура текста приказов может варьироваться в зависимости от мотива поощрения. Указание на мотив поощрения, вынесенное в констатирующую часть, является одной из особенностей текстов этих видов приказов.

Указание в приказе мотива поощрения не исключает оформления такого элемента, как «Основание».

5. Формулировки мотивов поощрения, применяемые в приказах, могут быть самыми разнообразными в зависимости от конкретной ситуации, например: «За перевыполнение в III квартале 2007 г. плановых заданий», «За длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения», «За успешную подготовку и проведение научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» и т.п.

6. Распорядительным словом в приказе выступает вид поощрения («ПРЕМИРОВАТЬ», «НАГРАДИТЬ» и др.). Завершает текст распорядительной части приказа, как правило, содержание поощрения, например: ПРЕМИРОВАТЬ в размере должностного оклада (может быть указана конкретная сумма); НАГРАДИТЬ ценным подарком, почетной грамотой и т.п.

7. Одним приказом может быть оформлено поощрение двух и более работников. Если работники поощряются по одному мотиву, его формулировка выносится в констатирующую часть согласно приведенной выше унифицированной форме, а текст распорядительной части приказа разбивается на пункты. Например:

За перевыполнение в III квартале 2007 г. плана реализации готовой продукции

 

ПРЕМИРОВАТЬ:

1. РАХМАНЬКО Василия Ивановича, ведущего специалиста по продаже отдела сбыта, в размере 250 000 руб.

2. ЖУКОВУ Галину Николаевну, экономиста по материально­техническому снабжению I квалификационной категории отдела материально­технического снабжения, в размере 200 000 руб.

 

8. Для приказов о поощрении, в том числе премировании, установлен срок хранения 75 лет (ст. 16.4 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с последующими изменениями и дополнениями). Приказы о поощрении 75-летнего срока хранения должны регистрироваться и формироваться в дела отдельно от приказов по личному составу 3­летнего срока хранения. На этом основании к регистрационному номеру приказа добавляется буква «к».

Унифицированная форма приказа о поощрении (для разных мотивов поощрения)

                                                                                                                                      _______________________

                                                                                                                                      Код по ОКУД 0225620004

Наименование организации

 

ПРИКАЗ

_______________ № __________

 

Место издания

 

О поощрении

 

_______________________:

     ВИД ПООЩРЕНИЯ

_____________________________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

_____________________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

_____________________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

_____________________________________________________________________________________.

мотив поощрения

 

Основание:

 

Наименование должности

руководителя организации                            Подпись                               Расшифровка подписи

 

Визы

 

С приказом ознакомлен                  Подпись                               Расшифровка подписи

                                                                                                                             Дата

 


[1] Утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25.

 

[2] Утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 1 сентября 2005 г. № 41.

 

[3] Утверждена приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 1 (84), январь 2008 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.