Выберите номер:

Довольно широко распространены случаи, когда работники по соглашению с нанимателем используют в служебных целях свое личное имущество. В основном таким имуществом являются автомобили, реже - мобильные телефоны, компьютеры.

Возможность использования нанимателем имущества, принадлежащего работникам, в служебных целях реализовывается двумя способами:

в рамках трудового законодательства;

в рамках гражданского законодательства.

Основным критерием при выборе применения той или иной нормы законодательства является форма использования работником своего имущества в служебных целях.

Так, если работник для выполнения своих функциональных обязанностей использует свое имущество лично (т.е. отсутствует переход к нанимателю права пользования и распоряжения имуществом работника), то правоотношения нанимателя и работника классифицируются как трудовые и регулируются трудовым законодательством.

Если же работник передает свое имущество нанимателю и при этом не использует его лично, то такие правоотношения классифицируются как гражданско-правовые и регулируются гражданским законодательством. В таких случаях необходимо заключение договора аренды имущества либо договора безвозмездного пользования имуществом.

Использование имущества работника в рамках трудового законодательства

Согласно ст. 106 Трудового кодекса Республики Беларусь работники, использующие свои транспортные средства, оборудование, инструменты и приспособления для нужд нанимателя, имеют право на получение за их износ (амортизацию) компенсации, размер и порядок выплаты которой определяются по договоренности с нанимателем.

Для реализации этой возможности наниматель в лице руководителя и работник:

• включают соответствующие положения в трудовой договор (контракт);
• либо заключают дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту) в случае, если необходимость использования имущества работника в служебных целях возникла после заключения трудового договора (кон­тракта);
• либо заключают отдельный договор об использовании личного имущества работника в служебных целях, в которых определяют конкретное имущество, подлежащее использованию в служебных целях, срок использования этого имущества, условия и порядок использования имущества, конкретный размер компенсации за использование имущества и т.д.

При этом имущество может использоваться работником как в служебных, так и в личных целях.

На основании договора наниматель издает приказ, в соответствии с которым будет производиться выплата компенсации за износ (амортизацию) имущества.

Помимо оплаты компенсации наниматель может возмещать работнику фактические затраты, связанные с ремонтом имущества, а также нести иные затраты по содержанию и использованию имущества, оговоренные в трудовом договоре (контракте) либо дополнительном соглашении к нему, либо договоре на использование личного имущества работника в служебных целях.

Следует обратить внимание на то, что законодательство четко не указывает, на каком праве должно принадлежать работнику имущество, используемое им в служебных целях в соответствии со ст. 106 ТК. В связи с этим представляется правомерным использование имущества, являющегося как собственностью работника, так и находящегося в любом его законном владении (безвозмездное пользование, аренда и т.д.), при наличии согласия (желательно письменного) законного владельца имущества.

ПРИМЕР 1

Работник торгового отдела организации, имеющий разъездной характер работы, для выполнения своих функциональных обязанностей в течение рабочего дня использует личный мобильный телефон, о чем между работником и нанимателем заключен соответствующий договор об использовании личного имущества работника в служебных целях.

В целях конкретизации круга лиц, которым в силу исполняемых обязанностей необходимо пользоваться личным имуществом в служебных целях, нанимателю целесообразно утвердить соответствую­щий перечень должностей работников, в соответствии с которым будут заключаться договоры об использовании личного имущества работников в служебных целях.

На основании договора наниматель издает приказ примерно следующего содержания:

Как правило, указанная компенсация выплачивается работнику одновременно с заработной платой.

В соответствии с подп. 18.10 Основных положений[2] на себестоимость продукции (работ, услуг) относятся расходы на оплату услуг связи, включая затраты на почтовые, телефонные, телеграфные услуги, роуминг, услуги факсимильной и спутниковой связи, Интернет, электронной почты и другие подобные услуги.

Для принятия стоимости разговоров в состав затрат, учитываемых при определении налогооблагаемой прибыли, нанимателю необходимо подтвердить служебный характер телефонных разговоров.

Согласно ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18 октября 1994 г. «О бухгалтерском учете и отчетности» с последующими изменениями и дополнениями факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Документами, подтверждающими служебный характер телефонных разговоров, могут служить:

счета операторов мобильной телефонной связи с детализацией (расшифровкой), содержащей номера телефонов, по которым велись служебные переговоры, а также с указанием времени, затраченного на переговоры;

письменные отчеты работников по использованию личного мобильного телефона в рамках выполнения должностных обязанностей (отчеты должны быть утверждены руководителем организации);

приказы нанимателя об установлении режима рабочего времени как для предприятия в целом, так и для отдельных работников, трудовые или коллективные договоры, контракты, должностные инструкции;

прочие документы (договоры, счета­фактуры и т.д.).

При подтверждении служебного характера телефонных переговоров наниматель вправе отнести стоимость разговоров в состав затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг), учитываемых при определении налогооблагаемой прибыли, в полном размере.

Разговоры в нерабочее время организации (ночное время, выходные дни), связанные со служебными вопросами, относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), если трудовыми договорами (контрактами), приказами нанимателя предусмотрен ненормированный рабочий день работников (либо отдельных работников).

Разговоры неслужебного характера или без достаточного подтверждения их служебного характера в составе затрат по производству и реализации товаров (работ, услуг) не учитываются и оплачиваются работником самостоятельно.

 Использование имущества работника в рамках гражданского законодательства

На практике нередки случаи, когда наниматели и работники разрешают ситуацию использования имущества, принадлежащего работнику, в служебных целях путем заключения гражданско-правовых договоров (аренды, безвозмездного пользования), в рамках которых работник передает свое имущество нанимателю и при этом не использует его лично для выполнения функциональных обязанностей в процессе трудовой деятельности.

В таких случаях вопросы использования нанимателем имущества, принадлежащего работнику, регулируются Гражданским кодексом Республики Беларусь (далее - ГК).

ПРИМЕР 2

Работник передает предприятию легковой автомобиль и не использует его непосредственно в трудовой деятельности. При этом работник известил нанимателя о том, что он намерен пользоваться автомобилем в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни.

Наниматель может использовать легковой автомобиль, принадлежащий работнику, в служебных целях:

по договору аренды транспортного средства без экипажа (ст. 613 ГК);

по договору безвозмездного пользования (ст. 643 ГК).

Право передачи транспортного средства как в аренду, так и в безвозмездное пользование принадлежит собственнику данного транспортного средства либо лицу, уполномоченному на то собственником транспортного средства в установленном порядке (ст. 579, 644 ГК).

Стороны таких договоров связаны отношениями гражданско-правового характера, несмотря на то что в трудовых отношениях они выступают как наниматель и работник.

По договору аренды транспортного средства без экипажа, заключаемому в письменной форме независимо от его срока и не требующему обязательной регистрации, арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Гражданский кодекс не устанавливает обязательное оформление акта приема-передачи при передаче в аренду транспортных средств. Тем не менее составление такого акта целесообразно.

В акте приема-передачи транспортного средства следует указать:

• марку автомобиля;
• государственный номер (номерной знак);
• номера основных узлов автомобиля;
• техническое состояние автомобиля и пробег;
• наименование сервисного центра, осуществляющего гарантийное обслуживание автомобиля (в случае, если автомобиль новый);
• передаваемые вместе с транспортным средством принадлежности и относящиеся к нему документы (технический паспорт, инструкция по эксплуатации и т.п.);
• прочие сведения.

Арендная плата по договору аренды транспортного средства без экипажа включает только плату за пользование транспортным средством. При этом соответствующая компенсация за износ имущества может быть заложена по соглашению сторон в размер арендной платы и отдельно  может не оговариваться.

Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 615 ГК).

Управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию (как коммерческую, так и техническую) арендатор осуществляет своими силами (ст. 616 ГК).

Правила о возобновлении договора аренды на неопределенный срок и о преимущественном праве арендатора на заключение договора аренды на новый срок к договору аренды транспортного средства без экипажа не применяются (ст. 613 ГК).

Еще одним важным моментом является определение субъекта ответственности за вред, причиненный транспортным средством.

По правилам ст. 619 ГК ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет арендатор в соответствии с правилами гл. 58 ГК.

Обязанность возмещения вреда возлагается на юридическое лицо или гражданина, которые владеют источником повышенной опасности на праве собственности либо на ином законном основании, в том числе на праве аренды (за исключением аренды транспортного средства с экипажем), по доверенности на право управления транспортным средством, в силу распоряжения соответствующего органа о передаче ему источника повышенной опасности и т.п. (ч. 2 п. 1 ст. 948 ГК).

По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа, или в состоянии, обусловленном договором.

Прием-передачу транспортного средства, как и при аренде, целесообразно оформлять соответствующим актом приема-передачи.

Эксплуатацию автомобиля (в т.ч. управление им) осуществляет организация. Арендная плата отсутствует.

Расходы по содержанию и использованию транспортного средства несет сторона, которая по договору приняла на себя это обязательство. Как правило, такие обязательства возлагаются на его пользователя (в данном случае - организацию).

Функции по управлению транспортным средством, арендованным либо принятым по договору безвозмездного пользования, наниматель вправе возложить:

на работника, предоставившего автомобиль по одному из указанных договоров (если он выполняет работу водителя в соответствии с заключенным трудовым договором (контрактом));

на другого работника организации (в этом случае нанимателю помимо договора необходимо иметь нотариально оформленную доверенность с правом передоверия, выданную собственником автомобиля в установленном порядке и подтверждающую законность полномочий нанимателя на пользование автомобилем, включая управление им). На основании указанной доверенности наниматель имеет право выдать соответствующую доверенность работнику, осуществляющему управление автомобилем. Наличие доверенности позволяет избежать претензий к собственнику автомобиля в случае ДТП.

Также нанимателю и работнику необходимо обратить внимание на то, будет ли работник, предоставивший транспортное средство в аренду или безвозмездное пользование, использовать это транспортное средство в нерабочее время в личных целях.

Например, если работник желает использовать свой автомобиль в нерабочее время в личных целях, то в договоре аренды (безвозмездного пользования), заключаемом между сторонами, необходимо оговорить время аренды (безвозмездного пользования) в течение дня (например, с 9.00 до 18.00 с понедельника по пятницу, за исключением выходных и праздничных дней).

Однако стороны договора в таком случае должны учесть, что в подобных ситуациях достаточно сложно разграничить расходы на ремонт и обслуживание транспортного средства, которые должны одновременно нести как одна, так и другая сторона. И помимо вопроса о распределении расходов, связанных с содержанием и эксплуатацией автомобиля, в таких ситуациях также возникает необходимость ежедневно составлять акты передачи транспортного средства и его возврата. 

[1] Как вариант: дополнительное соглашение №___ к трудовому договору от «___»________ г.

[2] Основные положения по составу затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), утвержденные постановлением Министерства экономики Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30 октября 2008 г. № 210/161/151 (далее - Основные положения).