№ 8, август 2009

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Ведение кадрового делопроизводства в организациях

Рубрика «Специалисты разъясняют. Прямая телефонная линия»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно¬-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Как регистрировать и исполнять в организации обращение гражданина, направленное в аналогичную (родственную) организацию и пересланное для исполнения с сопроводительным письмом в нашу организацию (по территориальной принадлежности): как письмо организации или как обращение гражданина?

Согласно ст. 9 Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. «Об обращениях граждан» (в ред. Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 г.) письменные обращения подлежат обязательному рассмотрению организация­ми, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращении. Подпунктом 1.1 п. 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» с изменениями (далее - Указ № 498) установлено, что обращения граждан, независимо от того, в какой государственный орган или иную организацию они поступили, первоначально подлежат рассмотрению по существу в соответствии с компетенцией:

  • в местных исполнительных и распорядительных органах, подчиненных (подотчетных) им организациях, территориальных подразделениях (органах) и организациях, подчиненных (подотчетных) республиканским органам государственного управления и государ­ственным организациям, подчиненным Правительству, другим государственным органам, иным организациям, осуществляющих свою деятельность и расположенных в пределах той административно­территориальной единицы, на территории которой возникли вопросы, изложенные в обращениях;
  • в других государственных органах, иных организациях, если вопросы, изложенные в обращениях, относятся к исключительной компетенции этих органов или организаций.

Таким образом, если обращение гражданина поступило на рассмотрение в организацию не в пределах той административно­территориальной единицы, на территории которой возникли вопросы, изложенные в обращении, оно должно быть направлено на исполнение по назначению. В данном случае пересылка обращения оправдана.

Пересланное из другой организации обращение должно быть зарегистрировано и исполнено как обращение гражданина. Сведения о сопроводительном письме указываются в соответствующей строке регистрационно­учетной формы, установленной в организации для регистрации обращений граждан
(в регистрационно­контрольной карточ­ке, журнале, автоматизированной системе). В примерной форме регистрационно­контрольной карточки обращений граждан, приведенной в приложении к Положению о порядке ведения дело­производства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях[1], данная строка имеет название «Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма».

Обратим внимание, что если обращение поступило для рассмотрения из вышестоящего органа с предписанием о надлежащем решении изложенных в нем вопросов в соответствии с подп. 1.4 п. 1 Указа № 498, предписание должно быть исполнено в указанный в нем срок, но не более одного месяца. В течение трех дней с момента исполнения предписания организация обязана сообщить об этом вышестоящему органу и уведомить автора обращения.

Как правильно оформить приказ об оказании материальной по­мощи?

Форма приказа об оказании материальной помощи работнику не унифицирована и нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена. Поэтому при подготовке такого приказа должны соблюдаться общие требования, предъявляемые к оформлению приказов по личному составу. Данные требования определены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь[2].

Приводим пример оформления приказа об оказании материальной помощи:

Общество с ограниченной ответственностью «Продмаркет­С»

ПРИКАЗ

15.06.2009 № 45­л

г. Минск

 

Об оказании материальной

помощи Седову В.В.

 

В связи с _________________________________________________________________________

                (указываются мотивы для издания приказа: тяжелое материальное положение,

____________________________________________________________________________________

смерть близкого родственника, др.)

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

СЕДОВУ Виктору Васильевичу, специалисту отдела маркетинга, оказать материальную помощь в размере 100 000 рублей.

 

Основание: 1. Заявление Седова В.В.

                      2. Свидетельство о смерти от _____ № ___.

 

Директор общества                                             Подпись                                               Расшифровка подписи

 

Визы

 

С приказом ознакомлен                                      Подпись                               В.В.Седов

                                                                                                         15.06.2009

 

 Полное наименование подразделения предприятия, отраженное в Уставе, звучит как «Энское управление магистральных газопроводов» ОАО «Б». Как правильно оформить реквизиты бланка подразделения предприятия: указать наименование подразделения в точном соответствии с Уставом либо вверху поместить название организации, а под ним - наименование подразделения?

Согласно п. 23 Инструкции по дело­производству бланки документов в организациях разрабатываются в соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38­2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно­распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Среди реквизитов бланка СТБ 6.38­2004 и Инструкция по делопроизводству называют наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения.

Таким образом, наименование организации и наименование структурного подразделения - самостоятельные реквизиты, которые должны располагаться на бланке последовательно: вверху указывается наименование организации, а под ним - наименование структурного подразделения. Например:

Открытое акционерное общество «Б»

Энское управление магистральных газопроводов

 

 

Как правильно согласно новой Инструкции по делопроизводству оформлять при подписании документа видовое название организации? Можно ли использовать аббревиатуру, например, ОДО?

Согласно п. 57 Инструкции по дело­производству, если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности лица, подписавшего документ, включается, как правило, видовое наименование организации. На наш взгляд, к категории видовых наименований организации может быть отнесена и аббревиатура ОДО. В этом случае подпись будет оформлена следующим образом:

Директор ОДО                                        Подпись                                            Инициалы, фамилия

 

В связи с принятием новой Инструкции по делопроизводству допускается ли в действующую на предприятии индивидуальную инструкцию по делопроизводству внести соответ­ствующие изменения либо необходимо разработать новую инструкцию?

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизвод­ству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству (п. 4). Если действующая в организации инструкция по делопроизводству не противоречит требованиям указанного нормативного правового акта Республики Беларусь, то перерабатывать или вносить изменения в нее не требуется. В случае если в действующей на предприятии инструкции по делопроизводству требуют изменения лишь отдельные положения, то их корректировку целесообразно осуществить путем внесения изменений, для чего издается соответствующий приказ руководителя организации. Если же инструкция по делопроизводству на предприятии требует существенной переработки, то целесообразно разработать новую инструкцию и утвердить ее в установленном порядке.

В любом случае решение о форме приведения инструкции по делопроизвод­ству на предприятии в соответствие с законодательством Республики Беларусь принимается самой организацией. Отметим, что при принятии данного решения можно руководствоваться, например, нормами п. 30 Правил подготовки проектов нормативных правовых актов[3], согласно которым при необходимости внесения изменений и (или) дополнений в акт его подготовка в новой редакции (т.е. разработка нового документа) осуществляется в том случае, если количество вносимых в него изменений и (или) дополнений составляет более половины текста либо если внесение отдельных изменений и (или) дополнений технически сложно для изложения или восприятия, а также в случае, если в акт неоднократно вносились изменения и (или) дополнения, вслед­ствие чего затруднено его применение


[1] Утверждено поста­новлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 с последующими изменениями и дополнениями.

[2] Утверждена поста­новлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). 

[3] Утверждены Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 с последующими изменениями.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 8 (103), август 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.