№ 9, сентябрь 2009

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Оформление личных дел работников: актуальные вопросы

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

На предприятии имеются личные дела работников, датируемые 2000-2003 гг., состоящие лишь из заявлений работников о приеме на работу и увольнении и копий приказов о приеме и увольнении (в некоторых из них). Как поступать с такими делами?

До принятия Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников[1] обязанность нанимателей по ведению личных дел работников актами законодательства Республики Беларусь не устанавливалась (за исключением отраслевых нормативных актов). Состав документов личного дела определялся Примерной Инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь[2], действовавшей до вступления в силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, а также Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь[3]. Состав документов личного дела и порядок их систематизации в указанных документах отличался от установленного Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников.

На этом основании можно сделать вывод, что в 2000-2003 гг. отсутствовали нормы, обязывающие вести личные дела на работников предприятия. Представляется, что сформированные на предприятии дела с заявлениями и в ряде случаев копиями приказов о приеме и увольнении нельзя рассматривать в качестве личных дел, т.к. по определению «личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности». Научно­историческая и практическая ценность таких дел крайне незначительна:

для заявлений о приеме на работу и увольнении с работы установлен срок хранения 3 года (п. 224 перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально­техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82, с последующими изменениями и дополнениями; далее - Перечень­2006);

для копий приказов о приеме на работу и увольнении с работы срок хранения нормативными актами не установлен и определяется в организациях как «до минования надобности» (обычно - 3 года).

С учетом изложенного, на наш взгляд, указанные дела подлежат уничтожению в установленном порядке как не имеющие научно-исторической и (или) практической значимости.

Вместе с тем нельзя забывать, что с принятием в 2004 г. Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников наниматели обязаны обеспечить формирование и ведение личных дел определенных категорий работников, указанных в п. 2 данной Инструкции. Сформированные в соответствии с установленными требованиями личные дела имеют срок хранения 75 лет и после увольнения работников, на которых они были заведены, подлежат передаче в архив организации.

Какой датой закрывать личное дело: датой выдачи приказа либо датой увольнения? Как быть, когда дата издания приказа и дата увольнения не совпадают?

Согласно подп. 5.1.26 п. 5 Основных правил датой дела являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников личное дело считается сформированным после включения в него копии приказа о приеме на работу (назначении на должность) и закрывается после включения в него копии приказа об увольнении.

На этом основании в п. 188 Инструкции по делопроизводству[4] установлено, что крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

Следовательно, личное дело работника закрывается после включения в него копии приказа, иного распорядительного документа об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности). Дата приказа об увольнении (освобождении) будет являться датой окончания ведения личного дела.

При этом дата приказа об увольнении и дата увольнения работника могут не совпадать, так же, как и дата приказа о приеме на работу и дата приема на работу. Сведения о периоде работы в организации конкретного работника будут отражены в копиях соответствующих приказов, включенных в личное дело, и в дополнении к личному листку по учету кадров.

Где необходимо хранить заявления и уведомления о предоставлении отпуска?

Согласно п. 172 Инструкции по делопроизводству распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров. Документы, послужившие основанием для издания приказов, иных распорядительных документов, если они не подлежат включению в состав личного дела работника, формируются в отдельное дело, для которого устанавливается срок хранения 3 года на основании п. 224 Перечня-2006.

Заявления, уведомления, иные документы, послужившие основанием для предоставления отпуска, в состав личного дела работника не включаются, поэтому должны формироваться в отдельное дело, заголовок которого может быть сформулирован следующим образом: «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.)».

Если на предприятии есть работники, которые отбывают наказание в виде исправительных работ по решению суда, то нужно ли на них заводить личные дела, если они не являются специалистами?

Согласно п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников личные дела ведутся на работников, занимающих должности руководителей и специалистов, в том числе научных работников, государственных служащих и др. Необходимость ведения личных дел на другие категории работников нормативными правовыми актами Республики Беларусь не предусмотрена и определяется организациями самостоятельно.

На этом основании заводить личные дела на работников, отбывающих наказание в виде исправительных работ по решению суда, если они не являются специалистами, необязательно.

Следует ли в личном листке по учету кадров заполнять графу 10 («Выполняемая работа...»), если работник является внешним совместителем и, соответственно, запись об этой работе в его трудовую книжку не вносится?

В соответствии с п. 6 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников[5] запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится нанимателем по желанию работника по месту его основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству (копия приказа нанимателя, у которого работник работает по совместительству).

Если решение вопроса о необходимости внесения в трудовую книжку записи о работе по совместительству ставится в зависимость от желания работника, то в отношении необходимости заведения личных дел на совместителей Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников такой зависимости не устанавливает. Исходя из п. 2 указанной Инструкции, личные дела должны быть заведены на работников соответствующей категории независимо от того, является ли для них работа в данной организации основной работой или работой по совместительству. В нормативных правовых актах Республики Беларусь отсутствуют также какие­либо исключительные нормы в отношении оформления документов личного дела внешнего совместителя, в том числе личного листка по учету кадров и графы 10 «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности».

На этом основании при заведении личного дела на внешнего совместителя им должна быть заполнена графа 10 личного листка по учету кадров.

У работницы диплом на девичью фамилию, а принимается она по фамилии мужа. Как правильно оформить ее личное дело в этом случае?

Данный вопрос нормативными правовыми актами Республики Беларусь не регулируется.

Вместе с тем согласно ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь при заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить установленный комплекс документов, в который входит диплом или иной документ об образовании и профессиональной подготовке, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы. В случае несовпадения данных в предъявляемых гражданином документах (например, фамилии в паспорте и дипломе), наниматель, иное уполномоченное им лицо (работник кадровой службы) вправе потребовать от гражданина предоставить документы, подтверждающие факт изменения фамилии (свидетельство о заключении брака, копия решения суда (свидетельство) о расторжении брака, др.). Работник кадровой службы имеет право также провести проверку подлинности диплома, направив соответствующий запрос в учреждение образования, его выдавшее.

Согласно п. 6 и 15 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в личное дело включаются копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке, которые должны быть заверены в установленном порядке. Порядок заверения копий документов, в том числе включаемых в состав личного дела, установлен п. 64 Инструкции по делопроизводству. Обратим внимание, что в случае включения в личное дело ксерокопии диплома об образовании ее дополнительного удостоверения не требуется.

На этом основании можно сделать вывод, что в личное дело работника должна быть включена копия диплома об образовании без оформления каких­либо отметок о соответствии фамилии, указанной в дипломе, фамилии работника, под которой он принимается на работу.

На работу принимаются молодые специалисты. Включаются ли в личные дела справки о свободном распределении молодых специалистов (на практике возникают ситуации, когда молодой специалист увольняется и просит вернуть ему справку для трудоустройства на другую работу, в связи с чем ее приходится изымать из личного дела)?

Прежде всего, обратим внимание на некорректность употребления в данной ситуации понятия «молодой специалист», т.к. согласно действующему законодательству Республики Беларусь под молодыми специалистами понимаются исключительно выпускники учреждений образования, направленные на работу в конкретную организацию согласно распределению.

Согласно п. 7 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников в состав личного дела работника включаются разного рода направления на работу. Необходимость включения в личное дело работника указанных документов обусловлена наличием определенного рода льгот и гарантий для соответствующих лиц. Включение в состав личного дела справки о свободном распределении выпускника учреждения образования ни данной Инструкцией, ни иными актами законодательства не предусмотрено. 


[1] Утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников).

[2] Утверждена приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

[3] Утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 (далее - Основные правила).

[4] Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

[5] Утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 с последующими изменениями и дополнениями.

 

Статья опубликована в журнале «Отдел кадров» № 9 (104), сентябрь 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.