Выберите номер:

Сколько хранится расписка в получении кадровой службой трудовых книжек работников?

Согласно п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников[1] при приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя.

Указанная Инструкция, иные акты законодательства Республики Беларусь не предусматривают возвращение указанных расписок в кадровую службу. Пунктом 58 данной Инструкции установлено, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, собственноручно указав дату получения.

Вместе с тем в практике работы кадровой службы может возникнуть ситуация, при которой расписка в получении трудовой книжки будет возвращена в кадровую службу. Такие расписки формируются в отдельное дело, заголовок которого может быть сформулирован следующим образом: «Расписки в получении трудовых книжек, возвращенные работниками в отдел кадров предприятия».

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь срок хранения расписок в получении кадровой службой трудовых книжек работников не определен. Согласно подп. 165.4 п. 165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь[2] сроки хранения документов, не отраженных в актах законодательства Республики Беларусь, определяются экспертными комиссиями организаций по согласованию в установленных случаях с органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь.

С учетом изложенного для расписок в получении трудовых книжек работников, возвращенных в кадровую службу организации, представляется целесообразным установить минимальный срок хранения (например, 1 год). Соответствующее решение должно быть оформлено протоколом заседания экспертной комиссии организации.

 

[1] Утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 с последующими изменениями и дополнениями.

[2] Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).