Выберите номер:

Этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения. Тем не менее именно в этой сфере актуальны проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов.

Необходимость приема-передачи дел и документов возникает как в силу прямого требования законодательства, так и в интересах сторон трудового договора.

Так, согласно п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях[1] (далее — Инструкция по делопроизводству) при переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

Наниматель заинтересован в том, чтобы рабочий процесс не прерывался и трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом. Руководитель также должен быть заинтересован в оценке состояния кадровых дел и документов, потому что именно он несет ответственность за организацию работ по кадровому делопроизводству. Так, например, согласно подп. 1.10 п. 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 «О трудовых книжках работников» с последующими изменени­ями наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек.

Работнику, передающему дела и документы, эта процедура позволяет оценить объем работы преемника, а также подтвердить надлежащее исполнение своих трудовых обязанностей, а принимающему дела и документы — понять реальное положение вещей на новом рабочем месте, документально закрепить условия,
в рамках которых начинается его трудовая дея­тельность. Таким образом, после процедуры приема-передачи дел и документов осуществляется разграничение ответственности прежнего и нового работников.

Передаются и принимаются дела и документы, ведение и хранение которых входит в обязанности по соответствующей должности.

Особое внимание необходимо уделить передаче бланков строгой отчетности, документов
с длительным сроком хранения согласно номенклатуре дел организации. В отношении работников кадровой службы бланками строгой отчетности являются бланки трудовых книжек и сами трудовые книжки.