№ 8, август 2012

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Прием-передача дел и документов в кадровой службе

Рубрика «Трудовое законодательство»

В.Э. Самосейко, юрист

При смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, возникает необходимость приема-передачи дел и документов. Однако в локальных документах организаций упоминание о такой процедуре встречается редко.

Этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения. Тем не менее именно в этой сфере актуальны проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов.

Необходимость приема-передачи дел и документов возникает как в силу прямого требования законодательства, так и в интересах сторон трудового договора.

Так, согласно п. 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях[1] (далее — Инструкция по делопроизводству) при переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

Наниматель заинтересован в том, чтобы рабочий процесс не прерывался и трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом. Руководитель также должен быть заинтересован в оценке состояния кадровых дел и документов, потому что именно он несет ответственность за организацию работ по кадровому делопроизводству. Так, например, согласно подп. 1.10 п. 1 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 «О трудовых книжках работников» с последующими изменени­ями наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек.

Работнику, передающему дела и документы, эта процедура позволяет оценить объем работы преемника, а также подтвердить надлежащее исполнение своих трудовых обязанностей, а принимающему дела и документы — понять реальное положение вещей на новом рабочем месте, документально закрепить условия,
в рамках которых начинается его трудовая дея­тельность. Таким образом, после процедуры приема-передачи дел и документов осуществляется разграничение ответственности прежнего и нового работников.

Передаются и принимаются дела и документы, ведение и хранение которых входит в обязанности по соответствующей должности.

Особое внимание необходимо уделить передаче бланков строгой отчетности, документов
с длительным сроком хранения согласно номенклатуре дел организации. В отношении работников кадровой службы бланками строгой отчетности являются бланки трудовых книжек и сами трудовые книжки.



[1] Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 с последующими изменениями.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 8 (139), август 2012 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.