Выберите номер:

Обязательно ли указывать структурное подразделение при оформлении обложки личного дела, ведь в процессе работы у сотрудника может меняться структурное подразделение? Надо ли в этом случае делать записи на самой обложке? Если наименование структурного подразделения не указано на обложке, то является ли это нарушением и какие меры предусмотрены за данное нарушение? Являются ли нарушением и какая ответственность предусмотрена за следующие неточности, которые работник при оформлении личного листка допустил, а работник кадровой службы вовремя не заметил: в графе «Дата рождения» дата указана словами и цифрами, в графе «Место рождения» указан только город, в графе «Образование» не указано местонахождение учебного заведения, но указано, что это «Минский техникум (институт)...», образование указано просто «среднее»?

Законодательством Республики Беларусь к оформлению дел, включая личные дела, предъ­являются определенные требования.

1. Общие требования к оформлению дел содержатся:

• в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных органи­за­циях[1] (далее — Инструкция по делопроизводству);

• Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций[2].

2. Специальные требования к оформлению личных дел содержатся:

в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников[3] (далее — Инструкция о порядке формирования личных дел).

Действующим законодательством, в частности п. 180 Инструкции по делопроизводству, установлено, что оформление личных дел осуществляется в два этапа:

• при заведении в делопроизводстве;

• по завершении делопроизводственного года.

В соответствии с п. 18 Инструкции о порядке формирования личных дел документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 4 к указанной Инструкции. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество (если таковое имеется) работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Исходя из требований ч. 2 п. 18 Инструкции о порядке формирования личных дел, изменение наименования структурного подразделения осуществляется аналогично — на обложке личного дела дописывается новое наименование структурного подразделения над старым, которое заключается в скобки.