Выберите номер:

В организации создается обособ­ленное подразделение — филиал. Можно ли продолжать централизованное ведение кадрового делопроизводства в головном офисе? Если да, то необходимо ли издавать отдельный приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства в филиале на отдел кадров, входящий в структуру головного офиса? От чьего имени в данном случае должны издаваться приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.), действие которых распространяется на работников филиала? Как правильно отразить в тексте приказа тот факт, что он распространяется на работника филиала?

Согласно п. 3.1.1 Предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами. Похожее определение содержится в ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее — Закон об архивном деле и делопроизводстве), согласно которой делопроизводство — это деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами.

Очевидно, что вести кадровое делопроизводство централизованно в организации, имеющей в своей структуре обособленное подразделение (филиал), невозможно. Работники филиала будут периодически составлять различные документы по личному составу (заявления, докладные и объяснительные записки, представления и др.), а в филиале, скорее всего, будут храниться экземпляры должностных инструкций работникам и т.д. Таким образом, более правильно говорить о централизованном порядке подготовки приказов по личному составу, регистрации документов, формировании и хранении дел с документами (подлинниками документов) по личному составу, в т.ч. документации по учету кадров.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь не исключают возможности ведения кадровой документации по филиалу в головном офисе организации. Соответствующий порядок закрепляется в локальном нормативном правовом акте. Согласно ч. 1 п. 4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях[1] (далее — Инструкция по делопроизводству) организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

Следовательно, тот факт, что подготовка приказов по личному составу, регистрации документов, формирование и хранение дел с документами (подлинниками документов) по личному составу будут осуществляться централизованно в головном офисе (в отделе кадров), должен быть отражен в соответствующей локальной инструкции по делопроизводству. Издание отдельного приказа о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства в филиале на отдел кадров, входящий в структуру головного офиса, не является обязательным.

Приказ подписывается уполномоченным должностным лицом. Должностным лицом, уполномоченным издавать и, соответственно, подписывать приказы, является руководитель организации (директор, генеральный директор и др.). Это следует из п. 93 Инструкции по делопроизводству, согласно которому приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Следовательно, руководитель организации будет издавать (подписывать) приказы по личному составу, действие которых распространяется как на работников головного офиса, так и на работников филиала. При этом следует учитывать положения п. 15 Инструкции по делопроизводству, согласно которым право издания (принятия) документов, в том числе приказов, их подписания закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам, иных локальных правовых актах организации.