Выберите номер:

Приказ об увольнении работника издан 14.03.2014, дата увольнения работника — 31.03.2014. Копия приказа об увольнении подшита в личное дело. После этого издается приказ от 24.03.2014 о награждении увольняемого работника грамотой, выписка из которого также помещается в личное дело. Какую дату окончания личного дела необходимо выносить на его обложку?

Пунктами 23 и 24 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников[1] (далее — Инструкция) установлено, что личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Актами законодательства Республики Беларусь, регулирующими вопросы оформления дел при их подготовке к передаче на хранение в архив организации, являются:

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях[2]  (далее — Инструкция по делопроизводству);
• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций[3] (далее — Правила работы архивов).

Согласно требованиям указанных нормативных правовых актов дела организации при передаче на хранение в архив подлежат полному оформлению, которое включает в себя оформление и уточнение реквизитов обложки дела. Среди реквизитов, оформляемых (уточняемых) на обложке дела, в т.ч. личного дела, указывается дата дела (крайние даты дел).

Нормативными правовыми актами установлена общая норма, согласно которой датой дела (крайними датами дела) являются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Например, крайними датами дела с приказами будут являться даты первого и последнего приказов, включенных в данное дело. В то же время нормативные правовые акты содержат частные нормы, согласно которым дата дела (крайние даты дела) должны определяться иным образом. Например, датой дела со штатными расписаниями является только год, независимо от того, сколько штатных расписаний включено в это дело и под какими датами они утверждены.

Аналогичная частная норма содержится в нормативных правовых актах и в отношении даты (крайних дат) личного дела. Пунктом 188 Инструкции по делопроизводству и подп. 82.5 п. 85 Правил работы архивов установлено, что крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено дело.

Следовательно, при подготовке личного дела уволенного работника к передаче на хранение в архив организации крайними датами, выносимыми на обложку такого дела, будут являться даты приказов о приеме на работу и об увольнении с работы. Иные документы, подлежащие включению в состав личного дела после помещения в него копии приказа об увольнении, в т.ч. копия приказа о награждении, подшиваются в личное дело в хронологической последовательности, что следует из п. 8 Инструкции, и на крайние даты личного дела не влияют.