• Контакты
    •
  • Подписаться
  • О журнале
  • Форум

    • № 10, октябрь 2021

    Выберите номер:

    Купить этот номер
    в электронном виде     Скачать демо-номер
    ← Назад к номеру журнала

    Вопрос-ответ

    Рубрика «Вопрос-ответ»

    О.И. Гасюкевич, юрист

    Трудовая книжка

    В каком формате должно быть письменное заявление работника нанимателю о направлении трудовой книжки по почте?

    Согласно ч. 3 п. 74 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек1 при наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу. На электронную почту предприятия поступила фотография заявления Иванова А.А., направленная с электронного адреса Смирновой С.С., с требованием о направлении трудовой книжки по почте на абонентский ящик без номера. Учитывая, что в законодательстве отсутствует определение понятия «письменное заявление», можно ли расценивать данную фотографию, направленную по электронной почте, как письменное заявление и на его основании направить трудовую книжку?

    Данный вопрос прямо не регулируется законодательством.

    Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях2 устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях. Положения Инструкции № 4 распространяются на организационно-распорядительную документацию независимо от вида носителя и устанавливают правила подготовки, оформления, учета, тиражирования, контроля исполнения, оперативного хранения, использования и подготовки к передаче в архив, осуществляемые с помощью ручных, механизированных и автоматизированных (компьютерных) технологий. Особенности оформления, обработки и хранения документов в электронном виде регулируются гл. 18 Инструкции № 4.

    Согласно отдельным нормам п. 139 Инструкции № 4 регистрацией документа признается запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью. В рассматриваемой ситуации наниматель должен зарегистрировать во входящей документации поступившее по электронной почте заявление.

    КСТАТИ

     

    Требования национального оператора почтовой связи Республики Беларусь РУП «Белпочта» содержат следующее. В адресе внутренних почтовых отправлений, посылаемых на абонементный почтовый ящик, должны быть указаны: номер абонементного почтового ящика, почтовый код и название населенного пункта, в котором расположено отделение почтовой связи, где находится абонементный почтовый ящик. Кроме того, на регистрируемых почтовых отправлениях, посылаемых на абонементный почтовый ящик, обязательно указывается фамилия, имя, отчество получателя полностью (за исключением случаев, когда в связи с национальными особенностями отчество не применяется) или полное наименование юридического лица. Без указания полного наименования получателя заказное письмо на а/я не принимается. В адресном пункте в а/я будет опущено извещение о поступлении заказного письма. При получении заказного письма, адресованного на а/я, получатель должен предъявить документ, удостоверяющий личность.

     

    Заказные отправления могут быть отправлены с пометкой «До востребования», однако в заявлении гражданина данное адресование корреспонденции не указано. 

    МНЕНИЕ АВТОРА

     

    Нанимателю следует направить мотивированный отказ в отправлении трудовой книжки с предложением изменить в новом заявлении адресование заказной корреспонденции:

    • указать точный почтовый адрес (улица, дом, корпус, квартира, почтовый код, название населенного пункта);

    • для отправления на абонементный ящик — номер абонементного почтового ящика, почтовый код и название населенного пункта;

    • для отправления до востребования — почтовый код и название населенного пункта. Данный отказ целесообразно направить на электронный адрес, с которого поступило требование об отправлении трудовой книжки, а также заказной корреспонденцией по месту регистрации уволенного работника.

    1 Утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (в ред. от 10.01.2020).

    2 Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в ред. от 17.10.2019; далее — Инструкция № 4).

    Статья опубликована в журнале «Отдел кадров» № 10 (249), октябрь 2021 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.