Выберите номер:

Весной 2020 года мы перешли на удаленку. На данный момент больше 60 % персонала всего холдинга работает удаленно. С появлением удаленки пришлось приспосабливаться и искать новые способы взаимодействия с персоналом. Это касается рекрутинга, а также онбординга и вовлеченности персонала. Перевести подбор персонала на удаленный формат не составляло труда, т.к. существует много решений для проведения онлайн-собеседований. Совсем другое дело — онбординг. Это не только знакомство со структурой компании, бизнес-процессами, должностными обязанностями и текущими проектами, это также знакомство с командой, ее принципами и корпоративной культурой. Это дело не 1–2 недель. Приходится решать проблемы, связанные с коммуникациями, доступом к корпоративным документам. Для коммуникации сейчас есть много инструментов (Telegram, Zoom, WhatsApp), но важно не количество, а правила по их использованию.

Пребординг: излишки или необходимость?

Адаптация должна начинаться в тот момент, когда кандидат принял решение сотрудничать с вами, но стоит позаботиться о поддержании интереса. Для этого можно использовать:

1) письмо-благодарность. Обязательно поблагодарите человека за решение сотрудничать; как и вы, он делает свой выбор и оценивает разные варианты;

2) вовлекающие письма. Если выход на работу задерживается, то обязательно отправляйте человеку письма, чтобы поддерживать его интерес;

3) обучающую и общую информацию. Если потенциальный работник должен завершить свои дела на прошлом месте работы, то можно постепенно отправлять ему полезную информацию, связанную с компанией и его работой у вас;

4) Welcome Book* — это уже не новый инструмент, но обычно его выдавали в бумажном виде в первый рабочий день. Сейчас это электронный документ, с которым легко может ознакомиться удаленный сотрудник;

5) знакомство с наставником. Если у вас есть налаженная система менторинга или наставничества, то сделайте так, чтобы назначенный коллега заранее познакомился с новичком, провел с ним встречу в Zoom, рассказал о компании и о своем пути в ней.

Старт

Главное, с чего стоит начать адаптацию, — установить линии коммуникации. В первый рабочий день новичок должен получить ознакомительное письмо: что делать, к кому обращаться и что его вообще ждет на испытательном сроке. Также в этом письме устанавливается ключевой канал коммуникации.

Мы используем чаты в Telegram. Они создаются для каждого новичка. В них присутствуют:

• офис-менеджер. Он отвечает за все доступы к необходимым системам, помогает установить необходимые программы, проверяет рабочее место;
• HR (специалист по онбордингу). Отвечает за проверки по политикам, собирает отчеты о выполненных задачах у новичка и обратную связь руководителя, помогает двигаться по определенному плану;
• HR (специалист по обучению). Отвечает за доступ к обучающим курсам;
• руководитель. Отвечает за разъяснение задач должности;
• наставник (бадди). Помогает быстро находить ответы на различные вопросы, делает прохождение адаптации более гладким.

Цель чата — создать для человека безопасный и быстрый канал связи с ответственными за его адаптацию.

У нас разработан курс «Знакомство с компанией». Он помогает узнать основные правила компании и организовать свои рабочие инструменты. У нас он включает:

1. требования к удаленному рабочему месту;
2. основные программы для работы и инструкции по их использованию (инструменты Google, Time Doctor, Zoom и т.п.);
3. «Кодекс члена команды»;
4. организационные политики (ведение статистик, отчетная неделя, планирование деятельности, корпоративное обучение и т.п.);
5. презентацию стратегии (видео или в текстовом формате);
6. знакомство с официальными каналами компании (сайт, соцсети);
7. знакомство с коллегами, с которыми будет больше всего взаимодействия по функциям новичка.

Важную роль для успешной удаленной работы играет правильно оборудованное рабочее место. Наши стандарты достаточно просты, но их выполнение положительно влияет на эффективность.

1. Рабочий компьютер. У работника должен быть достаточно современный компьютер, на котором он сможет выполнять рабочие задачи. С актуальным и новым программным обеспечением, установленной антивирусной программой. Обслуживанием и ремонтом компьютера занимается сам сотрудник за свой счет. Также у него всегда должны быть веб-камера, наушники и качественный микрофон. Все координации внутри Сети проводятся с включенной веб-камерой.
2. Стабильный и бесперебойный Интернет. Для комфортной и эффективной работы на удаленке, взаимодействия с коллегами и координаций по видеосвязи нужен быстрый и стабильный Интернет. Обеспечивает его себе каждый сотрудник самостоятельно. Желательно иметь проводной Интернет. Любые причины отсутствия Интернета приравниваются к тому, что сотрудник не вышел на работу.
3. Рабочее пространство. У каждого сотрудника должно быть рабочее пространство, где он планирует работать. Главными условиями являются комфорт и отсутствие внешних помех. Важным также является задний фон, который должен быть более или менее однотонным, без картин и фотографий. Для координаций в Zoom удобно использовать готовые фоны.
4. Дисциплина. Необходимо уметь самому себя организовывать, что касается работы, ведения хронометража, и выполнять общие правила и стандарты. Они созданы для повышения эффективности труда.

Каждый новичок в первый день знакомится со стандартами и проверяет, насколько комфортную рабочую обстановку он может себе обеспечить.

«Постановка на пост»

Следующий эффективный инструмент онлайн-онбординга — четкий план «постановки на пост». Он состоит из циклов обучения организационной деятельности компании, функций должности, четко описанных заданий и критериев по прохождению испытательного срока. План составляется минимум на месяц вперед. А это значит, что есть точный перечень задач, последовательно расписанный, со всеми ответственными, ссылками на документы и даже временем на выполнение. Его мы передаем новому коллеге в первый день работы. Благодаря этому инструменту каждый может легко идти вперед, понимать ожидания руководителя и быстрее вливаться в коллектив.

Для контроля времени, которое работник тратит на задачи, мы ведем хронометраж деятельности. Все сотрудники для планирования и трекинга используют программы типа Time Doctor, Worksection, TMetric. А также мы сейчас работаем над созданием собственной IT-платформы для систематизации инструментов управления, в т.ч. и хронометража.

Например, Time Doctor имеет функцию автоматических скринов экрана каждые 5–7 минут, когда задача запущена. Это позволяет проверять, действительно ли сотрудник занят. В случае, если работник занимался своими делами, эти скрины можно удалить и автоматически отнимается время. Таким образом мы можем быстро выявлять недобросовестных работников.

Наставник и его роль

Роль наставника в адаптации немаловажна. Благодаря коллеге, который не является непосредственным руководителем и при этом заботится, помогает найти решения и ответы на волнующие вопросы, новичку легче принять компанию и ее правила. Цель наставника — сделать процесс адаптации быстрым и комфортным. Крайне важно, чтобы наставник сразу наладил взаимодействие с новичком не просто как коллега, а как друг, который поможет преодолеть трудности. Это можно сделать с помощью прямого добродушного общения в Zoom. При знакомстве следует поговорить не просто о работе, а о личных интересах, найти какие-то общие увлечения. Нужно выстроить доверие. Наставником должен быть человек, в первую очередь умеющий слушать и понятно объяснять. Идеально, если он занимает должность на один-два уровня выше своего подопечного. Это способствует результативному взаимодействию и эффективной передаче данных. Конечно, не всегда так получается.

Качества наставника

1. Вовлеченность. Только по-настоящему вовлеченный сотрудник может влюбить в компанию своего подопечного. Преданность идеалам компании — вот что в первую очередь необходимо для хорошего ментора.
2. Понимание процессов организации и своего отдела. Это даст возможность консультировать новичка в вопросах организации.
3. Компетентность. Опыт в профессиональной деятельности также позволит быстро помогать сотруднику адаптироваться.
4. Желание быть ментором. Только то, что мы сами считаем важным и интересным, может реально принести быстрый и качественный результат. Необходимо искреннее стремление помогать подопечному, а не только от случая к случаю оценивать результаты его работы и помогать сориентироваться.
5. Тренерство. Понимание азов, как нужно обучать, как структурировать знания, важны для передачи знаний и опыта. Кроме того, всегда важно помнить цель, ради которой вы все это делаете.
6. Этическое влияние. Наставник должен иметь достаточный уровень доверия со стороны коллег и подопечных.

Взаимодействие с руководителем

Помимо наставника очень важна оперативная обратная связь руководителя. Что новичок сделал хорошо? Что плохо? Какие функции нужно подтянуть? Благодаря конструктивной обратной связи работник понимает, куда ему двигаться. Можно внедрить еженедельную форму отчета для руководителя и для стажера. Для руководителя отчет может содержать следующие вопросы.

1. Дайте оценку деятельности новичка в течение недели (по 10-балльной системе).
2. Перечислите приоритетные задания, с которыми ему необходимо было справиться.
3. Перечислите, что у него не получалось.
4. Как много ошибок совершал новичок при выполнении заданий?
5. Опишите, насколько новичок проявлял желание сотрудничать.
6. Дополнительная информация (можно написать данные, комментарии сотрудников компании, которые коммуницировали со стажером на тестовых днях, и т.д.).

Для новичка отчет может содержать такие вопросы.

1. Перечислите задачи, с которыми вам удалось справиться в течение недели.
2. Дайте оценку собственной деятельности в течение недели (по 10-балльной системе).
3. Перечислите, что у вас получалось плохо или с чем вы не справились.
4. Напишите, что полезного вы узнали в течение недели.
5. На основании информации и опыта, полученного в течение недели, напишите, что, по вашему мнению, можно было бы улучшить, чтобы компания работала более эффективно.

Собирая подобную обратную связь, вы будете получать полезную информацию как о сотруднике, так и о компании. Кроме этого, собирая обратную связь не только от руководителя, но и от самого сотрудника, вы будете демонстрировать его важность. И это тоже будет способствовать вовлечению в организацию.

Социальные сети — отвлечение или инструмент для HR-а?

Социальные сети и мессенджеры — это платформы, которые позволяют распространять информацию, налаживать связи. Практически все люди пользуются хотя бы одним мессенджером. Для HR-а это возможность создать канал для взаимодействия с персоналом и работы над вовлеченностью.

Именно так мы делаем в компании. У нас есть общий чат в Telegram для всего холдинга. В него мы добавляем сотрудников сразу после окончания испытательного срока. В этом чате мы публикуем поздравления с праздниками (дни рождения, годовщины работы в компании, профессиональные праздники), благодарности и победы подразделений, результаты общих игр, марафонов, полезные статьи, новые видео, информацию о реализации стратегических программ.

Кроме этого, у каждого подразделения есть свой Telegram-чат. Там находятся только сотрудники представительства и добавляются в чат все сразу после начала онбординга. Цель практически идентична с общей группой, но только нацелено на само подразделение. Также в таких чатах проводят опросы или обсуждения дел именно этого подразделения.

Также есть закрытая группа в Facebook. Участники — исключительно персонал организации. Кроме стандартных публикаций мы проводим различные конкурсы, марафоны в рамках группы.

Все эти действия помогают новым сотрудникам узнавать больше о компании, о ее результатах и результатах коллег. И это, естественно, влияет на вовлеченность и эффективность работы.

Бонус-идея для онбординга

Главное, что нас беспокоило при переходе на удаленку, — это живое общение. Как же сотрудники будут общаться между собой, узнавать новости? Да, у нас уже были еженедельные собрания персонала. Но в рамках этого инструмента выступают только руководители. Поэтому мы приняли решение проводить ежедневные летучки. Они начинаются каждый день в 9 утра и длятся от 5 до 15 минут. На них каждый сотрудник может поделиться своими достижениями за прошедший день, поблагодарить коллег за помощь, также мы поздравляем с днем рождения или годовщинами работы в компании.

Каждый новый сотрудник на 2–3 день также присоединяется к таким летучкам. Есть стандартная процедура знакомства. Новичку задают ряд простых вопросов. Мы спрашиваем о любимых животных, книгах, фильмах, городе проживания, любимом спорте и хобби. И просим поделиться тремя историями: веселой, экстремальной или интересной и той, которой гордится сотрудник. Из этих ответов можно формировать книгу сотрудников и находить людей по интересам. Например, при таком знакомстве две сотрудницы выяснили, что у каждой из них есть кот по кличке Рокки, при этом они из одного региона. Конечно, такие, казалось бы, незначительные моменты помогают сблизиться с командой.

Резюме

Любой инструмент можно перевести в онлайн. Но чтобы адаптация новичков прошла успешно, важно не просто один раз разработать какой-то документ, курс или создать чат в Telegram, а постоянно совершенствовать их и делать интереснее, проще.

Вставка

Возможные проблемы в онбординге

У новичка

Новичок сталкивается с типичными проблемами адаптации:

•        что делать и куда идти;

•        какие каналы коммуникации можно использовать, а какие нет;

•        к кому по каким вопросам обращаться, как часто их можно задавать;

•        что делать, если задача выполнена, а другую еще не дали;

•        как найти нужного человека и его контакты;

Если в компании нет выстроенной системы онбординга, то потеря стажеров на испытательном сроке может быть больше 50 %.

У компании

У работодателя также есть ряд проблем при удаленной адаптации:

•        контроль новичка (делами он занимается или соцсетями);

•        вовлечение его в жизнь компании;

•        рабочее место сотрудника (какое оно, как это проверить).