№ 12, декабрь 2021

Кстати

Согласно п. 170 Инструкции по делопроизводству допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Что касается нумерации (регистрационных индексов приказов по личному составу), то приказы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

Приказы по личному составу определенной разновидности при их значительном объеме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы об увольнении, командировании, о предоставлении отпусков и т.д. (подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационным индексом такого приказа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Например, для увольнения буква «у» или «У», для дисциплинарных взысканий «дв» или «ДВ» по усмотрению. Соответственно индекс может выглядеть так: «15-к-У», где «15» — порядковый номер, «к» — литерное обозначение для документов 75-летнего срока хранения, «У» — буквенное обозначение, идентифицирующее приказы об увольнении.

Порядок присвоения таких условных обозначений и их расшифровку можно прописать в локальной инструкции по делопроизводству или классификаторе условных обозначений (или ином документе).

Поскольку такие приказы по личному составу регистрируются отдельно, то они должны формироваться в отдельные дела (п. 172 Инструкции по делопроизводству).

Приказы по личному составу разных сроков хранения (с литерой «к» и «л») должны формироваться в разные дела. При этом приказы по личному составу определенной разновидности (конкретно об увольнении, командировании и т.п.) можно регистрировать отдельно и соответственно формировать в отдельные дела.

Возможно и простое разделение дела на тома и части. Например, если объем дела превышает 300 листов, а по толщине более 40 мм, то дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п. 171 Инструкции по делопроизводству). 

Контакты Публичный договор Политика обработки персональных данных