Выберите номер:

Общие положения

Документы, включаемые в личное дело работника (далее — личное дело) при его формировании, определены в п. 6–7 Инструкции № 2[1].

 

Документы, включаемые в личное дело в процессе его ведения, и порядок их включения определены в п. 8 Инструкции № 2.

 

При этом абз. 6 ч. 1 п. 8 Инструкции № 2 установлено, что помимо документов, указанных в абз. 2–5 Инструкции № 2, в процессе ведения личного дела в него включаются и иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

 

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками (ч. 2 п. 8 Инструкции № 2).

 

В личное дело не включаются:

• копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);
• справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
• другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (п. 9 Инструкции № 2).

В процессе формирования, оформления, ведения и хранения личных дел возможны различные ошибки, среди которых можно выделить ряд ошибок, связанных с формированием личного дела:

• наличие в личном деле документов, включение которых в состав документов личного дела не предусмотрено законодательством Республики Беларусь (далее, если не определено иное, — лишние документы);
• отсутствие в личном деле документов, включение которых в состав личного дела предусмотрено законодательством Республики Беларусь (далее, если не определено иное, — отсутствующие в личном деле документы);
• наличие в личном деле незаполненных документов, заполнение (составление) которых предусмотрено работником при поступлении на работу (личный листок по учету кадров, автобиография, анкета), а также незаполненного дополнения к личному листку по учету кадров (далее, если не определено иное, — незаполненные документы);
• включение документов в личное дело в неправильной последовательности.