Выберите номер:

Срок действия характеристики

В течение какого срока действительны характеристика и ответ на запрос в ГУВД на кандидата на руководящую должность?

Организация делала запрос на кандидата на руководящую должность в ГУВД согласно Декрету Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (в ред. от 12.10.2021; далее — Декрет № 5) и постановлению Совета Министров Республики Беларусь от 13.09.2021 № 523 «Об изменении постановления Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2006 г. № 909». Получили ответ. Сколько по времени он является действительным? В течение какого срока действительна характеристика на любого работника?

Установленного срока действия выписки из единого государственного банка данных о правонарушениях, а также характеристики, выданной на основании п. 9, 11 Декрета № 5, нет.

В данном случае, учитывая целевое назначение указанных документов (прием (назначение) на руководящую должность), такие документы актуальны на весь период данного кадрового действия (приема на работу, назначения на должность).

При новом приеме на работу, в т.ч. по внешнему совместительству или к другому нанимателю, такие документы уже недействительны.

Документы имеют юридическую силу (срок действия), а также срок хранения (которые уже могут быть не актуальны при принятии определенного кадрового действия, но подтверждают правомерность ранее совершенного).

В последнем случае обращаем внимание на Разъяснение Минтруда по применению Декрета Президента Республики Беларусь от 12 октября 2021 г. № 6 «Об изменении Декрета Президента Республики Беларусь» (см. https://clck.ru/3BP4zZ). В данных разъяснениях Минтруда прокомментировало ситуацию о порядке и сроках хранения характеристик и сведений из ЕГБДП.

Так, характеристики могут храниться как в личных делах работников, так и в отдельных делах.

В соответствии с п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников[1] характеристики работников, на которых ведутся личные дела, включаются в состав этих дел. Срок хранения характеристик в составе личных дел соответствует сроку хранения самих личных дел (п. 673 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения[2]).

Характеристики работников, на которых личные дела не ведутся, включаются в отдельное дело, срок хранения которого определяется в соответствии с п. 678 Перечня.

Заголовок такого дела должен включаться в номенклатуру дел организации под самостоятельным индексом. Хранение характеристик «в отдельной номенклатуре» невозможно, т.к. номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч. 4 п. 150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях[3]). На этом основании в номенклатуру дел организации может быть включен лишь заголовок дела с характеристиками (указывается на обложке дела), но никак не характеристики.

При решении вопроса о порядке хранения сведений из ЕГБДП следует руководствоваться общими нормами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства:

• сведения из ЕГБДП могут включаться в состав личных дел;
• сведения из ЕГБДП могут включаться в отдельное дело, заголовок которого должен быть включен в номенклатуру дел организации под самостоятельным индексом.

Решение о порядке хранения сведений из ЕГБДП организации могут принять самостоятельно. В настоящее время срок хранения сведений из ЕГБДП нормативными правовыми актами не установлен. В случае если сведения из ЕГБДП будут включаться в состав личных дел, то их срок хранения будет соответствовать сроку хранения личных дел. В случае если сведения будут формироваться в отдельное дело, то срок их хранения будет определяться организациями самостоятельно на основании решения Центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) организации (подп. 165.4 п. 165 Инструкции по делопроизводству). При этом необходимо учитывать, что устанавливаемый срок должен обеспечить наличие данного документа для целей контрольно-надзорной деятельности.

Выдача выписки из единого государственного банка данных о правонарушениях, а также характеристики не предусмотрена Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан», а также постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.09.2021 № 548 «Об административных процедурах, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования».

В ст. 15 Закона Республики Беларусь от 09.01.2006 № 94-З «О единой государственной системе регистрации и учета правонарушений» (в ред. от 24.10.2023), а также нормами Положения о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений[4] не предусмотрены сроки действия выписки из единого государственного банка данных о правонарушениях.

Аналогично такие сроки не предусмотрены в отношении характеристики (ни нормами Декрета № 5, ни постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики»).

Следовательно, такие документы актуальны (имеют срок действия, юридическую силу) на протяжении всего кадрового действия, для совершения которого они запрашивались (т.е. для приема на работу, назначения на должность). Заметим, что законодательство не оговаривает обязанность нанимателя перезапрашивать рассматриваемые документы по истечении какого-либо срока.