№ 2, февраль 2009

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Кадровое делопроизводство

Рубрика «Специалисты разъясняют. Прямая телефонная линия»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Включается ли в график отпусков графа «ознакомление работников с графиком»? Какова процедура ознакомления с утвержденным руководителем графиком отпусков? Принципиальным и необходимым ли является предоставление работником заявления на отпуск, если графиком отпусков предусмотрены конкретные даты начала и окончания отпуска?

Согласно ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

Унифицированная форма графика отпусков включена в «Унифицированную систему организационно-распорядительной документации» (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25, с изменениями и дополнениями от 24 марта 2008 г. № 16. В данной форме отсутствует графа «Ознакомление работника с графиком», т.к. соответствующее требование не предусмотрено нормативными правовыми актами Республики Беларусь, регулирующими данный вопрос.

Вместе с тем УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости. Например, форма графика трудовых отпусков может быть дополнена графой, предусматривающей дату окончания трудового отпуска, графой «отметка об ознакомлении работника с графиком» и др. Работники могут быть ознакомлены с графиком трудовых отпусков также в порядке, установленном для ознакомления работников с приказами по личному составу. В этом случае отметка об ознакомлении с графиком трудовых отпусков будет включать слова «С графиком трудовых отпусков ознакомлены», собственноручные подписи работников, расшифровку подписей (инициалы, фамилии), даты ознакомления. Оформляется эта отметка в графике трудовых отпусков ниже реквизита «Подпись» (при наличии грифа согласования с профсоюзом –– ниже этого грифа) либо на отдельном листе, который прилагается к графику.

При этом следует помнить, что в соответствии со ст. 169 ТК наниматель обязан уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней.

Согласно ст. 168 ТК утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания распорядительного документа о предоставлении отпуска (приказа, распоряжения, записки об отпуске). Заявление работника в этом случае не требуется.

В то же время необходимость составления заявления о предоставлении отпуска может быть обусловлена установленной в организации процедурой разработки графика трудовых отпусков. Например, в случае отсутствия профсою­за до утверждения графика заявление работника о предоставлении отпуска с последующей резолюцией руководителя на нем может рассматриваться как одна из форм согласования очередности предоставления отпусков между нанимателем и работником.

В ряде случаев согласно законодательству заявление работника является необходимым. Например, при продлении или переносе трудового отпуска, когда в соответствии со ст. 171 ТК работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска (такое уведомление оформляется в виде заявления). Заявления о предоставлении отпуска необходимы при оформлении различных категорий социальных отпусков, продолжительность и сроки которых в графике трудовых отпусков не отражены. В частности, ст. 185 ТК установлено, что отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется по письменному заявлению матери ребенка.

В примерной записке об отпуске не предусмотрен пункт «основание предоставления отпуска». Можно ли самостоятельно включать в записку об отпуске данный пункт и не будет ли это ошибкой?

Предоставление отпуска –– юридически значимое действие, связанное в том числе с финансовыми вопросами, поэтому оно должно оформляться правовым актом. Именно этот принцип документирования всех аспектов трудовых отношений заложен в ТК. К числу правовых актов относятся распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения, постановления) и организационные документы (инструкции, правила, положения, договоры, графики отпусков и др.). Все эти документы, издаваемые в рамках организации, в юридической практике в последние годы определяются как локальные правовые акты.

Наряду с традиционно издаваемыми правовыми актами, указанными выше, ТК допускает оформлять предоставление отпуска запиской, что представляется не совсем грамотным. Записка (любая — об отпуске, докладная, объяснительная, пояснительная) по определению является справочно­информационным документом, который не может нести в себе распорядительных или иных правовых функций. Возможность оформления отпуска запиской, предусмотренная ст. 152 ТК, по всей видимости, является следствием механического переноса в действующий Трудовой кодекс существовавшей еще во времена СССР практики.

Примечание. Обратим внимание, что еще до принятия Трудового кодекса Республики Беларусь унифицированная форма записки об отпуске была исключена постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» (с дополнениями от 28 июня 1990 г. № 94). В Российской Федерации при переработке указанных форм в середине 1990-х гг. записка об отпуске была исключена как вид документа, не соответствующий юридическому значению документируемой в данном случае функции управления. Оформление отпусков согласно действующей в России унифицированной системе первичной учетной документации осуществляется только приказами (распоряжениями). В Республике Беларусь унифицированная система первичной учетной документации до настоящего времени не переработана, а соответствующее постановление Госкомстата СССР отменено постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359.

Несмотря на изложенное, действующий Трудовой кодекс допускает оформление отпуска запиской об отпуске. По поручению Правительства Республики Беларусь Министерство финансов Республики Беларусь разработало и постановлением от 18 октября 2000 г. № 110 утвердило примерную форму записки об отпуске. В связи с внесением в 2007 г. изменений и дополнений в Трудовой кодекс были исключены понятия «основной минимальный отпуск» и «основной удлиненный отпуск» данная форма нуждается в корректировке.

Так как форма записки об отпуске является примерной, то не будет являться ошибкой включение в нее отдельной строки, в которой будет указано основание предоставления отпуска (соответствующая статья ТК или иного нормативного правового акта о труде) либо основания для издания записки по аналогии с изданиями приказов или распоряжений (заявление работника, график трудовых отпусков и др.).

Являются ли черно­-белые гербовые бланки бланками строгой отчетности?

Согласно п. 14 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Тре­бования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41, в организации допускается изготавливать как цветные, так и черно­белые бланки. Ни цветные, ни черно­-белые бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь не являются бланками строгой отчетности.

Особенности подготовки и использования гербовых бланков установлены Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» с последующими изменениями и утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172 «Об утверждении Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» с последующими изменениями.

В соответствии с указанными документами бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Республики Беларусь, должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на этих бланках проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется в организациях при их поступлении раздельно по видам в учетно-регистрационной форме (карточке или журнале). Лицо, ответственное за их учет, использование и хранение, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям.

Уничтожаются бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь по акту с отметкой в журнале (карточке). Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь должны храниться в организациях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Следует ли с каждого нового года заводить новый журнал регистрации обращений граждан?

Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан регулируются постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» с последующими изменениями и дополнениями. Указанным постановлением, а также иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена необходимость ежегодного заведения нового журнала регистрации обращений граждан.

По общему правилу делопроизводства регистрационные формы (журналы, книги) ведутся до их полного заполнения. С началом нового делопроизводственного (календарного) года регистрируемым в них документам должны присваиваться регистрационные номера, начиная с первого. Для удобства поиска регистрация документов в новом делопроизводственном году начинается в журнале с нового листа.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 2 (97), февраль 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.