№ 7, июль 2009

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Внесение изменений в документацию организации в случае перемены фамилии работником

Рубрика «Трудовое законодательство»

В.Н. Витьбин, юрист

В отношении изменения работниками персональных данных, в частности, фамилии, имени, отчества, законодательством четко прописана процедура внесения нанимателем изменений в трудовую книжку. Однако как оформить другие документы в актах законодательства не сказано. Предлагаемая процедура оформления документов является рекомендательной.

Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:

  • в трудовую книжку;
  • в книгу учета движения трудовых книжек;
  • в документы личного дела;
  • в личную карточку работника;
  • в лицевой счет;
  • в трудовой договор и др.

Кроме того, нужно получить новое страховое свидетельство государственного социального страхования (форма ПУ­4).

Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:

  • свидетельство о заключении брака (иной документ, подтверждающий изменение фамилии);
  • паспорт с новыми данными.

1. Подача работником заявления об изменении фамилии (имени, отчества) - не обязательный, но целесообразный шаг. Заявление является подтверждением даты обращения (уведомления) работника к нанимателю об изменении своих персональных данных. Образец заявления об изменении фамилии см. в приложении 1.

К примеру, работодатель представляет в орган Фонда социальной защиты населения форму ПУ-1 в течение 5 рабочих дней со дня предъявления ему застрахованным лицом документа, удостоверяющего личность, подтверждающего факт изменения анкетных данных, согласно п. 14 Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования[1] (далее - Правила персонифицированного учета). Сам же работник обязан в течение месяца со дня получения документа, удостоверяющего личность, с измененными анкетными данными предъявить его работодателю для заполнения формы ПУ-1 (тип формы - изменение анкетных данных).

К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о перемене фамилии или имени, отчества и др.). Подлинники этих документов либо надлежащие заверенные копии работник предъявляет нанимателю.

2. Издание приказа об изменении фамилии работника в учетных документах. Часто на практике возникает вопрос: каким числом должен быть оформлен данный приказ? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем регистрации брака, а новый паспорт выдается через несколько недель и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи. Приказ об изменении фамилии следует, по нашему мнению, оформить в день, когда работник получит новый паспорт, т.к. изменения в большинство учетных и иных официальных документов вносятся на основании паспорта.

Приказ об изменении фамилии относится к группе приказов по личному составу. Форма такого приказа не унифицирована, поэтому при его подготовке и издании необходимо руководствоваться общими требованиями нормативных правовых актов к оформлению и изданию приказов по личному составу. Образец приказа об изменении фамилии см. в приложении 2.

Согласно абз. 5 п. 8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2 (далее - Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников), копия приказа об изменении фамилии включается в личное дело работника. А в соответствии с п. 3.5.14 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь[2] копия приказа об изменении фамилии в личное дело не подшивается в связи с внесением этой записи в дополнение кличному листку по учету кадров. В данном случае должны применяться положения Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, т.к. в случае коллизии между нормативными правовыми актами, обладающими равной юридической силой, и если ни один из них не противоречит акту с более высокой юридической силой, действуют положения акта, принятого (изданного) позднее (ч. 2 ст. 71 Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями).

3. Внесение изменений в учетные и иные официальные документы организации и в трудовую книжку работника:

3.1. трудовая книжка. Порядок внесения изменений в трудовую книжку установлен п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, с последующими изменениями и дополнениями. Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве производятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия и над ней записывается новая, измененная. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Данная процедура повторяется и в случаях дальнейшего изменения фамилии (имени, отчества). Если заканчивается место для внесения изменений фамилии (имени, отчества), то нанимателем может быть выдан по просьбе работника дубликат трудовой книжки.

3.2. документы личного дела. Изменения в личное дело работника вносятся на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. В личное дело работника подшивается копия приказа об изменении фамилии, в дополнение к личному листку по учету кадров вносится запись об изменении фамилии, на обложке личного дела старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

3.3. личная карточка работника (ранее - формы Т-2). Постановлением Министерства статистики и анализа Республики Беларусь от 26 октября 2007 г. № 359 было признано утратившим силу постановление Государственного комитета СССР по статистике от 28 декабря 1989 г. № 241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций», в том числе и личная карточка формы Т-2. В настоящее время порядок ведения и заполнения данной карточки определяет наниматель.

3.4. трудовой договор. Среди обязательных сведений и условий трудовой договор должен содержать данные о работнике и нанимателе, заключивших трудовой договор (ст. 19 Трудового кодекса Республики Беларусь). На практике много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры в связи с изменением фамилии работника. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (имя, отчество) не является обязательным условием трудового договора (а представляет собой сведения, т.е. нет предмета договоренности), поэтому нет необходимости в заключении дополнительного соглашения при ее изменении.

Однако во избежание в дальнейшем возможной путаницы при заключении дополнительных соглашений к трудовому договору (в дополнительном соглашении фамилия работника новая, а в договоре - старая) было бы целесообразно внести соответствующие изменения в трудовой договор.

3.5. страховое свидетельство государственного социального страхования (форма ПУ-4). При смене фамилии работника следует произвести замену страхового свидетельства согласно гл. 6 Правил персонифицированного учета.

 Приложение 1

Образец заявления об изменении фамилии

ЗАЯВЛЕНИЕ                                                                      Директору общества с ограниченной

02.06.20098                                                                    ответственностью «РодникПлюс»

                                                                                              Мощенко С.А.

                                                                                    Янченко Ю.А. 

                                                                                    Подготовить приказ об изменении фамилии

                                                                                    Подпись Мощенко

                                                                                    02.06.2009

Прошу изменить в учетных и иных официальных документах фамилию «Иванова» на фамилию «Бычкова» в связи с вступлением в брак. Копию свидетельства о заключении брака от 14.05.2009 1­ВН № 1111111 прилагаю.

Программист                                                       Подпись                                                И.И.Иванова

Визы

 

Примечание. В подписи заявления необходимо указывать прежнюю фамилию, поскольку работником организации является Иванова, а не Бычкова.

 

Приложение 2

Образец приказа об изменении фамилии

Общество с ограниченной ответственностью «РодникПлюс»

ПРИКАЗ

03.06.2009 № 8-к

г. Минск

Об изменении фамилии

В связи со сменой фамилии программиста Ивановой И.И.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Изменить в учетных и иных официальных документах ООО «РодникПлюс» и в трудовой книжке работника фамилию программиста отдела технического обеспечения Ивановой Ирины Игоревны на фамилию Бычкова с 02.06.2009.

Основание:  1. Заявление Ивановой И.И. от 02.06.2009.

                          2. Свидетельство о заключении брака от 14.05.2009 1­ВН № 1111111, выданное
                       отделом загса Администрации Ленинского района г. Минска.

                        3. Паспорт № МР 1234567, выданный 02.06.2009 Ленинским РУВД г. Минска.  

Директор                                                              Подпись                                              С.А.Мощенко

Визы

С приказом ознакомлена                                    Подпись                                                             И.И.Иванова

                                                                                                                        03.06.2009

 

Примечание. Часто на практике можно встретить следующую формулировку приказа об изменении фамилии: «Иванову О.И., бухгалтера отдела бухгалтерского учета и отчетности, в связи со сменой фамилии при заключении брака с 05.01.2009 считать Петровой О.И.». Изменение фамилии гражданина (работника) уполномочены осуществлять органы загса, суда (при расторжении брака), а наниматель только вносит изменения в документы. Поэтому формулировка в приказе должна быть примерно такой: «Изменить в учетных документах фамилию ...на ...». Неправильной также является формулировка о внесении изменений в персональные (учетно-биографические) данные. Изменять персональные (биографические) данные работника - это полномочие специальных государственных органов, а не нанимателя. Наниматель лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные (учетно-биографические) данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами. 

 


[1] Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 8 июля 1997 г. № 837 (в редакции постановления Совета Министров от 31 марта 2009 г. № 398).

[2] Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь утверждены решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5.

 

Статья опубликована в журнале «Отдел кадров» № 7 (102), июль 2009 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.