Выберите номер:

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 утверждена новая редакция Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[1].

Новая редакция УСОРД представляет значительный интерес для работников отделов кадров, т.к. содержит достаточно большой объем унифицированных форм организационно-распорядительных документов по личному составу.

УСОРД разработана Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) при участии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Для понимания цели и задач разработки УСОРД необходимо сказать о составе и функциональном назначении организационно-распорядительной документации.

Организационно­-распорядительная документация (ОРД) — это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

ОРД является одной из подсистем управленческой документации. Особенностью ОРД является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются соответственно различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

• распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
• организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);
• справочно-­информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.).

Особняком стоит такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты справочно­информационного и распорядительного документа.

В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Распорядительная документация — это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах фиксируются основные управленческие решения.

Для достижения единообразия в оформлении организационно-распорядительных документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики организаций. Эти требования реализуются через унификацию содержания и форм применяемых документов, их информационных элементов (реквизитов), а также нормативное закрепление результатов унификации в процессе стандартизации. Стандартизируется так­же терминология, применяемая в системе ОРД, где каждому термину дается четкое однозначное определение.

В настоящее время в состав УСОРД  входят:

• Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;
• классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы»;
• пояснительная записка по применению классификатора унифицированных форм ОРД;
• альбом унифицированных форм документов, распределенных по подсистемам в соответствии с решаемыми задачами.

Унифицированные формы документов согласно новой редакции УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:

• документация по созданию организации;
• документация по реорганизации организации;
• документация по ликвидации организации;
• документация по приватизации государственных организаций;
• документация по распорядительной деятельности организации;
• документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
• документация по оперативно-информационному регулированию дея­тельности организации;
• документация по приему на работу;
• документация по оформлению изменений трудовых отношений;
• документация по увольнению с работы;
• документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
• документация по оформлению поощрений;
• документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
• документация по оформлению командировок.

При разработке УСОРД использовано оптимальное число видов применяемых документов. Состав унифицированных форм документов включает:

• акт;
• график;
• докладную записку;
• объяснительную записку;
• должностную инструкцию;
• заявление;
• положение;
• представление;
• правила;
• письмо-­запрос;
• протокол;
• приказ;
• структуру и штатную численность;
• решение;
• уведомление;
• устав.

[1] Издана Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД).