№ 8, август 2007

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Комментарий к новой редакции Унифицированной системы организационно-распорядительной документации

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25 утверждена новая редакция Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[1].

Новая редакция УСОРД представляет значительный интерес для работников отделов кадров, т.к. содержит достаточно большой объем унифицированных форм организационно-распорядительных документов по личному составу.

УСОРД разработана Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) при участии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

Для понимания цели и задач разработки УСОРД необходимо сказать о составе и функциональном назначении организационно-распорядительной документации.

Организационно­-распорядительная документация (ОРД) — это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

ОРД является одной из подсистем управленческой документации. Особенностью ОРД является то, что с ее помощью документируются действия организаций и предприятий при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются соответственно различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

  • распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
  • организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);
  • справочно-­информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.).

Особняком стоит такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты справочно­информационного и распорядительного документа.

В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Распорядительная документация — это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах фиксируются основные управленческие решения.

Для достижения единообразия в оформлении организационно-распорядительных документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению, не зависящие от иерархической субординации и ведомственной специфики организаций. Эти требования реализуются через унификацию содержания и форм применяемых документов, их информационных элементов (реквизитов), а также нормативное закрепление результатов унификации в процессе стандартизации. Стандартизируется так­же терминология, применяемая в системе ОРД, где каждому термину дается четкое однозначное определение.

В настоящее время в состав УСОРД  входят:

  • Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41;
  • классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов, являющийся разделом Общегосударственного классификатора Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы»;
  • пояснительная записка по применению классификатора унифицированных форм ОРД;
  • альбом унифицированных форм документов, распределенных по подсистемам в соответствии с решаемыми задачами.

Унифицированные формы документов согласно новой редакции УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:

  • документация по созданию организации;
  • документация по реорганизации организации;
  • документация по ликвидации организации;
  • документация по приватизации государственных организаций;
  • документация по распорядительной деятельности организации;
  • документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
  • документация по оперативно-информационному регулированию дея­тельности организации;
  • документация по приему на работу;
  • документация по оформлению изменений трудовых отношений;
  • документация по увольнению с работы;
  • документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
  • документация по оформлению поощрений;
  • документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
  • документация по оформлению командировок.

При разработке УСОРД использовано оптимальное число видов применяемых документов. Состав унифицированных форм документов включает:

  • акт;
  • график;
  • докладную записку;
  • объяснительную записку;
  • должностную инструкцию;
  • заявление;
  • положение;
  • представление;
  • правила;
  • письмо-­запрос;
  • протокол;
  • приказ;
  • структуру и штатную численность;
  • решение;
  • уведомление;
  • устав.

[1] Издана Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД). 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 8 (79), август 2007 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.