№ 3, март 2008

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Оформление предоставления отпусков и отзыва из отпуска на основе унифицированных форм

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

В подсистему «Документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска» Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[1] включены следующие унифицированные формы:

график трудовых отпусков;

заявление о предоставлении отпуска;

заявление о согласии на отзыв из отпуска;

приказ о предоставлении отпуска;

приказ об отзыве работника из отпуска;

распоряжение о предоставлении отпуска;

распоряжение об отзыве работника из отпуска.

Унифицированная форма графика трудовых отпусков

________________________

                                                        Код по ОКУД 0224130001

 

Наименование организации

 

ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ

_______________ № __________

 

Место составления

 

на ____________ год

                           УТВЕРЖДАЮ

                           Наименование должности

                           руководителя организации

                           Подпись Расшифровка подписи

                           Дата

Табельный

номер

Фамилия, имя, отчество

 

Должность

 

Месяц

 

Основание

изменения

графика

 

по графику

 

 

фактически

 

 

1

 

2

 

3

 

4

 

5

 

6

 

7

 

8

 

9

 

10

 

11

 

12

 

 

 

1

 

2

 

3

 

4

 

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                     

 

Наименование должности

руководителя кадровой службы         Подпись            Расшифровка подписи

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания выборного

профсоюзного органа

_______________ № __________

Визы

 

Пример оформления графика трудовых отпусков

Открытое акционерное общество                  УТВЕРЖДАЮ

«Гомельдрев»                                         Генеральный директор ОАО

ГРАФИК ОТПУСКОВ                                Подпись      А.И.Чукович

29.12.2007 7­6/8                              04.01.2008

г. Гомель  

на 2008 год

 

 

Табель­

ный

номер

Фамилия,

имя,

отчество

Должность

 

Месяц

 

Основание

изменения

графика

по графику

 

фактически

 

1

 

2

 

3

 

4

 

5

 

6

 

7

 

8

 

9

 

10

 

11

 

12

 

1

 

2

 

3

 

4

 

5

 

...

 

...................

 

..................

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

32

 

Чудаков

Олег Порфирьевич

начальник отдела организации труда и заработной платы

 

 

 

 

 

 

02

 

 

 

 

 

 

 

заявление Чудакова О.П.

 

 

 

 

 

 

 

16

 

 

 

 

 

 

 

33

 

Жук Иван

Петрович

главный 

специалист ООТИЗ

 

 

 

 

 

 

07

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

34

 

Сидорович Петр

Николаевич

ведущий

специалист

ООТИЗ

 

 

 

 

 

 

 

04

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

...

 

............................

 

..................

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Начальник отдела кадров                  Подпись                 К.П.Опытный

 

СОГЛАСОВАНО[2]

Протокол заседания

выборного профсоюзного

органа ОАО

29.12.2007 № 15

 

Начальник отдела организации

труда и заработной платы                

Подпись     О.П.Чудаков

27.12.2007

 

Начальник отдела финансирования

Подпись     Г.Б.Милевская

27.12.2007

 

Начальник планово­экономического отдела

Подпись     П.А.Лановой

28.12.2007

и т.д.

Примечание:

1. Согласно ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников. Дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

2. УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости. Например, форма графика трудовых отпусков может быть дополнена графой, предусматривающей дату окончания трудового отпуска.

3. Согласно ст. 174 ТК трудовой отпуск по договоренности между нанимателем и работником может быть разделен на две части. В этом случае в графике трудовых отпусков указываются две даты, обозначающие начало каждой из частей отпуска.

4. Порядок составления графика трудовых отпусков может варьироваться в зависимости от структуры организации и численности ее работников. В случае, если организация небольшая, то график отпусков составляется сразу для всего коллектива работников. В случае, если организация имеет сложную структуру, структурные подразделения разобщены, а штат работников многочисленный, то график отпусков организации составляется, как правило, на основании графиков отпусков структурных подразделений. Возможен вариант, при котором очередность предоставления отпусков работникам организации будет зафиксирована в графиках отпусков структурных подразделений, утвержденных в качестве самостоятельных документов, без составления сводного графика отпусков организации.

В приведенном выше примере представлен сводный график трудовых отпусков всех работников организации.

5. В целях своевременной подготовки графика руководителем организации может быть издан соответствующий распорядительный документ, устанавливающий этапность и сроки разработки графиков отпусков структурных подразделений и организации в целом. Пример оформления такого документа приведен ниже.

Реквизиты бланка организации

УКАЗАНИЕ

29.11.2007 № 31

г. Минск

 

О составлении графика

отпусков на 2008 год

 

В целях составления графика отпусков на 2008 год

 

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Руководителей структурных подразделений подготовить в установленном порядке графики трудовых отпусков структурных подразделений ____________________________________ и представить их в отдел кадров[3].

       (наименование организации)

Срок представления - 10.12.2007.

2. Отдел кадров составить сводный график трудовых отпусков работников _________________________ на 2008 год и представить его на утверждение

   (наименование организации)

генеральному директору[4].

Срок представления - 21.12.2007.

3. Контроль за исполнением указания возложить на заместителя генерального директора по персоналу Н.И. Вересовича.

 

Генеральный директор         Подпись     Э.А.Забродский

 

Визы

6. График трудовых отпусков организации подписывается руководителем кадровой службы организации, визируется руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом организации и затем утверждается руководителем организации.

Визы руководителей структурных подразделений целесообразно оформлять на оборотной стороне последнего листа графика.

7. Статьей 171 ТК предусмотрена возможность переноса трудового отпуска работника. Перенос трудового отпуска отражается в графике отпусков с указанием основания для переноса. Как видно из примера оформления графика трудовых отпусков, начальнику отдела организации труда и заработной платы Чудакову О.П. первоначально трудовой отпуск планировалось предоставить со 2 июня 2008 г., а фактически он будет предоставлен на две недели позже - с 16 июня 2008 г. Причина переноса трудового отпуска Чудакова О.П. отражена в его заявлении, которое указано в качестве основания изменения графика (графа 5).

8. При подготовке и оформлении графика трудовых отпусков следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004[5], Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь[6] (далее - Примерная инструкция по дело­производству).

 


[1] Утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25.

 

[2] Оформляется при наличии выборного профсоюзного органа организации.

 

[3] В случае составления графика отпусков сразу для всей организации соответствующий пункт указания может быть изложен в следующей редакции: «Руководителей структурных подразделений представить в отдел кадров списки работников с указанием предполагаемого срока трудового отпуска в 2008 году».

 

[4] В случае утверждения графиков отпусков структурных подразделений без составления сводного графика отпусков организации соответствующий пункт указания может быть изложен в следующей редакции: «Отдел кадров в установленном порядке представить на утверждение генеральному директору графики отпусков структурных подразделений».

 

[5] Утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41.

 

[6] Утверждена приказом Ко­митета по архивам и делопроизводству Республи­ки Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 3 (86), март 2008 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.