• Контакты
    •
  • Подписаться
  • О журнале
  • Форум

    • № 4, апрель 2008

    Выберите номер:

    Купить этот номер
    в электронном виде     Скачать демо-номер
    ← Назад к номеру журнала

    Оформление командировок на основе унифицированных форм

    Рубрика «Командировки»

    А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

    В подсистему «Документация по оформлению командировок» Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[1] включены следующие унифицированные формы:

    докладная записка о командировании;

    приказ о командировании;

    распоряжение о командировании.

    Унифицированная форма докладной записки о командировании

                                                                                                                                           ______________________

                                                                                                                                           Код по ОКУД 0227230001

     

    Наименование структурного подразделения                           Наименование должности, фамилия и

                                                                                                                  инициалы руководителя организации

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

                                                                                                                  Резолюция

    _______________ № __________

     

    Место составления

     

    О командировании

     

    ___________________________________________________________________________________.

    обоснование необходимости и цель командировки

     

    Прошу командировать ______________________________________________________________

    наименование должности

    _____________________________________________________________________________________

    наименование структурного подразделения

    _____________________________________________________________________________________

    фамилия, имя, отчество работника

    _____________________________________________________________________________________

    место командировки

    на _________________________ с __________________________ по ___________________________.

                                   срок                                                   дата                             дата

    Оплата командировочных расходов за счет __________________________________________.

                                                                                                  источник финансирования

     

    Наименование должности

    руководителя структурного

    подразделения                                             Подпись                     Расшифровка подписи

     

    Пример оформления докладной записки о командировании

    Отдел сбыта                                                                                       Директору ОАО «Черметобработка»

    ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                             Сапунову В.И.

    11.02.2008 № 5-24/43                                                                        

    г. Минск

     

    О командировании

     

    Согласно договору с Обществом с ограниченной ответственностью «Онион» (г. Москва, Российская Федерация) от 14.06.2007 № 44/112 ОАО «Черметобработка» исполняет обязанности по послепродажному обслуживанию поставляемой на реализацию в г. Москву продукции.

    В последний месяц участились случаи выявления дефектов в поставляемой продукции, соответствующие претензии неоднократно направлялись ООО «Онион» в адрес ОАО «Чермет­обработка». Несвоевременное выявление причин возникновения дефектов может привести к расторжению указанного выше договора и последующей потере рынка сбыта выпускаемой ОАО «Черметобработка» продукции.

    Прошу командировать ведущего специалиста по послепродажному обслуживанию отдела сбыта М.А.Тарналицкого в г. Москву (Российская Федерация) на 5 дней с 18.02.2008 по 22.02.2008 для анализа причин возникновения дефектов поставляемой на реализацию продукции и отбора образцов продукции для последующего направления на независимую экспертизу.

    Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Черметобработка».

     

    Приложение: 1. Задание на служебную командировку на 2 л. в 1 экз.

                               2. Расчет финансовых средств по командировке на 1 л. в 1 экз.

     

    Начальник отдела                                             Подпись                                              Т.П.Груздева

     

    Визы

     

    Примечание:

    1. Докладная записка является одним из документов - оснований для издания приказа (распоряжения, иного правового акта) о командировании.

    Докладная записка - это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

    Докладная записка о командировании - одна из разновидностей докладных записок. Докладные записки могут иметь различное функциональное назначение и составляться как по вопросам основной деятельности, так и по личному составу (о переводе на другую работу, о поощрении, о нарушении трудовой дисциплины).

    2. Необходимость составления докладной записки с предложением о командировании нормативно закреплена в Положении о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274, с последующими изменениями и дополнениями (далее - Положение). Пунктом 7 данного документа установлено, что предложение о направлении в командировку должно быть оформлено в виде письма или докладной (служебной) записки. Учитывая функциональное назначение указанных видов документов, наиболее соответствующим целям и задачам инициативного документа о необходимости командирования является именно докладная записка, форма которой унифицирована и включена в УСОРД.

    Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы направления работников в служебные командировки в пределах Республики Беларусь, не предусматривают обязательного составления докладной записки о командировании. Вместе с тем внесение соответствующего предложения руководителю организации или иному лицу, уполномоченному принимать решение о направлении работников в служебные командировки, следует также оформлять в виде докладной записки.

    3. Докладная записка о командировании должна содержать сведения о государстве и сроках командирования, о цели и основании командирования, обоснование целесообразности командирования (включая ожидаемые результаты), предложения по кандидатурам командируемых работников, руководителя группы, информацию об источнике финансирования служебной командировки.

    4. К докладной записке о командировании должны прилагаться следующие документы:

    проект решения о направлении в служебную командировку за границу;

    задание на указанную командировку за границу;

    расчет финансовых средств по этой командировке;

    список членов группы, в составе которой направляется должностное лицо.

    Приложение к докладной записке проекта решения о направлении в служебную командировку за границу необходимо лишь в тех случаях, когда соответствующее решение принимается вышестоящим органом.

    Наличие приложений к докладной записке отражается в отметке о наличии приложений, оформляемой ниже текста перед подписью.

    5. В приведенном выше примере текст докладной записки построен в виде связного текста. УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в соответствующей области. Например, в организации может быть разработана типовая форма докладной записки о командировании с применением такой формы представления текста, как анкета.

    Приведем пример оформления текста докладной записки, представленного в форме анкеты:

    Государство _______________________________________________________________

    Срок командировки _______________________________________________________

    Цель и основание командировки ____________________________________________

    Обоснование целесообразности командирования ____________________________

    Кандидатуры командируемых работников ___________________________________

    Источник финансирования _________________________________________________

     

    6. При подготовке и оформлении докладной записки следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004[2], Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь[3]. Указанными документами установлен перечень реквизитов, применяемых при подготовке докладной записки, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.

    7. Так как докладная записка является документом, послужившим основанием для издания приказа (иного распорядительного документа) по личному составу, для нее установлен срок хранения 3 года (п. 224 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально­техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения[4]).

    Унифицированная форма приказа о командировании

                                                                                                                                           _______________________

                                                                                                                                           Код по ОКУД 0227620002

    Наименование организации

    ПРИКАЗ

    _______________ № __________

    Место издания

    О командировании

    КОМАНДИРОВАТЬ:

    ___________________________________________________________________________________

    ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

    _____________________________________________________________________________________

    наименование должности (профессии)

    _____________________________________________________________________________________

    наименование структурного подразделения

    _____________________________________________________________________________________

    место командировки

    на _______________________________ с _____________________ по __________________________

                                   срок                                                       дата                         дата

    _____________________________________________________________________________________.

    цель командировки

    Основание:

    Наименование должности

    руководителя организации                            Подпись                               Расшифровка подписи

    Визы

    С приказом ознакомлен                  Подпись                               Расшифровка подписи

                                                                                                                            Дата

     

    Пример оформления приказа о командировании

    Открытое акционерное общество

    «Черметобработка»

    ПРИКАЗ

    11.02.2008  № 26-к

    г. Минск

     

    О командировании Тарналицкого М.А.

     

    КОМАНДИРОВАТЬ:

    ТАРНАЛИЦКОГО Максима Александровича, ведущего специалиста по послепродажному обслуживанию отдела сбыта, в г. Москву (Российская Федерация) на 5 дней с 18.02.2008 по 22.02.2008 для анализа причин возникновения дефектов поставляемой на реализацию продукции ОАО «Черметобработка» и отбора образцов продукции для последующего направления на независимую экспертизу.

    Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Черметобработка».

     

    Основание: 1. Докладная записка начальника отдела сбыта Т.П. Груздевой.

                            2. Задание на служебную командировку.

     

    Директор ОАО                                                  Подпись                                              В.И.Сапунов

    Визы

    С приказом ознакомлен                  Подпись                                              М.А.Тарналицкий                                                                                                                                             12.02.2008

     

     

    Примечание:

    1. Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу.

    2. Приказы о командировании оформляются на общем бланке организации. При издании приказа в государственной организации на верхнем поле бланка должно быть помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь, а реквизиты бланка должны быть оформлены на двух языках.

    3. В заголовке приказа указываются фамилия и инициалы, если приказом оформляется командирование одного работника. Если одним приказом оформляется командирование двух и более человек, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются.

    4. Одним приказом может быть оформлено командирование двух и более работников. При командировании двух и более работников текст распорядительной части приказа разбивается на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

    [1] Утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25.

     

    [2] Утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41.

    [3] Утверждена приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

    [4] Утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82.

     

    Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 4 (87), апрель 2008 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.