№ 4, апрель 2008

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Оформление командировок на основе унифицированных форм

Рубрика «Командировки»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

В подсистему «Документация по оформлению командировок» Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[1] включены следующие унифицированные формы:

докладная записка о командировании;

приказ о командировании;

распоряжение о командировании.

Унифицированная форма докладной записки о командировании

                                                                                                                                       ______________________

                                                                                                                                       Код по ОКУД 0227230001

 

Наименование структурного подразделения                           Наименование должности, фамилия и

                                                                                                              инициалы руководителя организации

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

                                                                                                              Резолюция

_______________ № __________

 

Место составления

 

О командировании

 

___________________________________________________________________________________.

обоснование необходимости и цель командировки

 

Прошу командировать ______________________________________________________________

наименование должности

_____________________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

_____________________________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

_____________________________________________________________________________________

место командировки

на _________________________ с __________________________ по ___________________________.

                               срок                                                   дата                             дата

Оплата командировочных расходов за счет __________________________________________.

                                                                                              источник финансирования

 

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                                             Подпись                     Расшифровка подписи

 

Пример оформления докладной записки о командировании

Отдел сбыта                                                                                       Директору ОАО «Черметобработка»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                             Сапунову В.И.

11.02.2008 № 5-24/43                                                                        

г. Минск

 

О командировании

 

Согласно договору с Обществом с ограниченной ответственностью «Онион» (г. Москва, Российская Федерация) от 14.06.2007 № 44/112 ОАО «Черметобработка» исполняет обязанности по послепродажному обслуживанию поставляемой на реализацию в г. Москву продукции.

В последний месяц участились случаи выявления дефектов в поставляемой продукции, соответствующие претензии неоднократно направлялись ООО «Онион» в адрес ОАО «Чермет­обработка». Несвоевременное выявление причин возникновения дефектов может привести к расторжению указанного выше договора и последующей потере рынка сбыта выпускаемой ОАО «Черметобработка» продукции.

Прошу командировать ведущего специалиста по послепродажному обслуживанию отдела сбыта М.А.Тарналицкого в г. Москву (Российская Федерация) на 5 дней с 18.02.2008 по 22.02.2008 для анализа причин возникновения дефектов поставляемой на реализацию продукции и отбора образцов продукции для последующего направления на независимую экспертизу.

Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Черметобработка».

 

Приложение: 1. Задание на служебную командировку на 2 л. в 1 экз.

                           2. Расчет финансовых средств по командировке на 1 л. в 1 экз.

 

Начальник отдела                                             Подпись                                              Т.П.Груздева

 

Визы

 

Примечание:

1. Докладная записка является одним из документов - оснований для издания приказа (распоряжения, иного правового акта) о командировании.

Докладная записка - это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка о командировании - одна из разновидностей докладных записок. Докладные записки могут иметь различное функциональное назначение и составляться как по вопросам основной деятельности, так и по личному составу (о переводе на другую работу, о поощрении, о нарушении трудовой дисциплины).

2. Необходимость составления докладной записки с предложением о командировании нормативно закреплена в Положении о порядке направления в служебные командировки за границу, утвержденном Указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274, с последующими изменениями и дополнениями (далее - Положение). Пунктом 7 данного документа установлено, что предложение о направлении в командировку должно быть оформлено в виде письма или докладной (служебной) записки. Учитывая функциональное назначение указанных видов документов, наиболее соответствующим целям и задачам инициативного документа о необходимости командирования является именно докладная записка, форма которой унифицирована и включена в УСОРД.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы направления работников в служебные командировки в пределах Республики Беларусь, не предусматривают обязательного составления докладной записки о командировании. Вместе с тем внесение соответствующего предложения руководителю организации или иному лицу, уполномоченному принимать решение о направлении работников в служебные командировки, следует также оформлять в виде докладной записки.

3. Докладная записка о командировании должна содержать сведения о государстве и сроках командирования, о цели и основании командирования, обоснование целесообразности командирования (включая ожидаемые результаты), предложения по кандидатурам командируемых работников, руководителя группы, информацию об источнике финансирования служебной командировки.

4. К докладной записке о командировании должны прилагаться следующие документы:

проект решения о направлении в служебную командировку за границу;

задание на указанную командировку за границу;

расчет финансовых средств по этой командировке;

список членов группы, в составе которой направляется должностное лицо.

Приложение к докладной записке проекта решения о направлении в служебную командировку за границу необходимо лишь в тех случаях, когда соответствующее решение принимается вышестоящим органом.

Наличие приложений к докладной записке отражается в отметке о наличии приложений, оформляемой ниже текста перед подписью.

5. В приведенном выше примере текст докладной записки построен в виде связного текста. УСОРД является методическим документом, поэтому содержание (текст) унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости и установленных норм права в соответствующей области. Например, в организации может быть разработана типовая форма докладной записки о командировании с применением такой формы представления текста, как анкета.

Приведем пример оформления текста докладной записки, представленного в форме анкеты:

Государство _______________________________________________________________

Срок командировки _______________________________________________________

Цель и основание командировки ____________________________________________

Обоснование целесообразности командирования ____________________________

Кандидатуры командируемых работников ___________________________________

Источник финансирования _________________________________________________

 

6. При подготовке и оформлении докладной записки следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004[2], Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь[3]. Указанными документами установлен перечень реквизитов, применяемых при подготовке докладной записки, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.

7. Так как докладная записка является документом, послужившим основанием для издания приказа (иного распорядительного документа) по личному составу, для нее установлен срок хранения 3 года (п. 224 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально­техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения[4]).

Унифицированная форма приказа о командировании

                                                                                                                                       _______________________

                                                                                                                                       Код по ОКУД 0227620002

Наименование организации

ПРИКАЗ

_______________ № __________

Место издания

О командировании

КОМАНДИРОВАТЬ:

___________________________________________________________________________________

ФАМИЛИЯ, имя, отчество работника

_____________________________________________________________________________________

наименование должности (профессии)

_____________________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

_____________________________________________________________________________________

место командировки

на _______________________________ с _____________________ по __________________________

                               срок                                                       дата                         дата

_____________________________________________________________________________________.

цель командировки

Основание:

Наименование должности

руководителя организации                            Подпись                               Расшифровка подписи

Визы

С приказом ознакомлен                  Подпись                               Расшифровка подписи

                                                                                                                        Дата

 

Пример оформления приказа о командировании

Открытое акционерное общество

«Черметобработка»

ПРИКАЗ

11.02.2008  № 26-к

г. Минск

 

О командировании Тарналицкого М.А.

 

КОМАНДИРОВАТЬ:

ТАРНАЛИЦКОГО Максима Александровича, ведущего специалиста по послепродажному обслуживанию отдела сбыта, в г. Москву (Российская Федерация) на 5 дней с 18.02.2008 по 22.02.2008 для анализа причин возникновения дефектов поставляемой на реализацию продукции ОАО «Черметобработка» и отбора образцов продукции для последующего направления на независимую экспертизу.

Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Черметобработка».

 

Основание: 1. Докладная записка начальника отдела сбыта Т.П. Груздевой.

                        2. Задание на служебную командировку.

 

Директор ОАО                                                  Подпись                                              В.И.Сапунов

Визы

С приказом ознакомлен                  Подпись                                              М.А.Тарналицкий                                                                                                                                             12.02.2008

 

 

Примечание:

1. Приказы о командировании относятся к категории приказов по личному составу.

2. Приказы о командировании оформляются на общем бланке организации. При издании приказа в государственной организации на верхнем поле бланка должно быть помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь, а реквизиты бланка должны быть оформлены на двух языках.

3. В заголовке приказа указываются фамилия и инициалы, если приказом оформляется командирование одного работника. Если одним приказом оформляется командирование двух и более человек, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются.

4. Одним приказом может быть оформлено командирование двух и более работников. При командировании двух и более работников текст распорядительной части приказа разбивается на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.


[1] Утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25.

 

[2] Утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41.

[3] Утверждена приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

[4] Утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 4 (87), апрель 2008 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.