№ 5, май 2008

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Оформление дисциплинарных взысканий на основе унифицированных форм

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

В подсистему «Документация по оформлению командировок» Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)[1] включены следующие унифицированные формы:

акт об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания;

докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения);

приказ о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения);

распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для одного вида нарушения);

распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания (для разных видов нарушения).

Унифицированная форма акта об отказе работника от ознакомления

с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания

 

                                                                                                                                       _______________________

                                                                                                                                       Код по ОКУД 0226030001

Наименование организации

АКТ

_______________ № __________

Место составления

Об отказе от ознакомления с приказом (распоряжением)

о наложении дисциплинарного взыскания

Составлен ___________________________________________________________________________

                наименование должности, наименование структурного подразделения,

_____________________________________________________________________________________.

инициалы и фамилия работника, составившего акт

Присутствовали: 1. ___________________________________________________________________

                               наименование должности, наименование структурного подразделения,

                                  _____________________________________________________________________.

                               инициалы, фамилия

                                  2. ___________________________________________________________________

                наименование должности, наименование структурного подразделения,

                                  _____________________________________________________________________.

                               инициалы, фамилия

___________________________________________________________________________________

наименования должности, наименование структурного подразделения, инициалы и фамилия работника

отказался от ознакомления с приказом (распоряжением) от _____________ № ______________

                                                                                                                                     дата                 индекс

«___________________________________________________________________________________»

заголовок приказа (распоряжения)

_____________________________________________________________________________________.

мотив отказа

Подписи                                                                                                             Расшифровки подписей

 

Пример оформления акта об отказе работника от ознакомления с приказом

(распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания

Открытое акционерное общество

ОАО «Черметобработка»

АКТ

11.04.20085-24/78

г. Минск

 

Об отказе от ознакомления с приказом об объявлении выговора

 

Составлен начальником отдела кадров В.И.Шейко.

Присутствовали: 1. Старший инспектор по кадрам отдела кадров П.Н.Головко.

                             2. Начальник отдела сбыта Т.П.Груздева.

Заведующий складом Бекиш Александр Васильевич отказался от ознакомления с приказом директора от 10.04.2008 № 38-л «Об объявлении выговора Бекишу А.В.» в связи с несогласием с применением к нему меры дисциплинарного взыскания и подачей заявления в комиссию по трудовым спорам ОАО «Черметобработка».

 

Подпись                                                                                                                                            В.И.Шейко

Подпись                                                                                                                                            П.Н.Головко

Подпись                                                                                                       Т.П.Груздева

Примечание:

1. Согласно ст. 199 Трудового кодекса Республики Беларусь дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением) или постановлением нанимателя. Распорядительный документ о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляется работнику под роспись в пятидневный срок.

Отказ работника от ознакомления с приказом (распоряжением) или постановлением нанимателя оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей.

2. Акт - документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

3. При подготовке и оформлении акта следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004[2] и Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь[3] (далее - Примерная инструкция по делопроизводству).

4. Акт готовится на общем бланке организации. При составлении акта в государственной организации на верхнем поле бланка должно быть помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь, а реквизиты бланка должны быть оформлены на двух языках.

В то же время акт об отказе работника от ознакомления с приказом о наложении дисциплинарного взыскания является внутренним документом и согласно п. 2.2 Примерной инструкции по делопроизводству может быть оформлен на чистом листе бумаги формата А4.

5. Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий, фактов, действий. В приведенном примере заголовок акта приведен в соответствие с содержанием приказа о наложении дисциплинарного взыскания.

6. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, составившего акт, а также наименования должностей, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при актируемом событии. Если акт составлен группой лиц, их фамилии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Составлен», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы, не отступая от границы левого поля документа, и остаются открытыми.

В констатирующей части фиксируются установленные факты.

7. Акт подписывается его составителем (составителями) и присутствовавшими при актируемом событии лицами. Фамилии составителей акта и (отдельно) фамилии лиц, присутствовавших при актируемом событии, при подписании располагаются в алфавитном порядке.

8. Датой акта является дата актируемого события. Если, например, работник отказался от ознакомления с приказом о наложении дисциплинарного взыскания 11 апреля 2008 г., а акт был оформлен и подписан 12 апреля 2008 г., то датой акта будет являться именно 11 апреля 2008 г.

9. Акт об отказе работника от ознакомления с приказом является внутренним документом, поэтому регистрируется в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов.

10. Действующими перечнями типовых документов с указанием сроков хранения срок хранения акта об отказе работника от ознакомления с приказом о наложении дисциплинарного взыскания не определен. Вместе с тем срок хранения такого акта не должен превышать срока хранения соответствующего приказа. Для приказов о наложении взысканий установлен срок хранения 3 года «после проведения налоговой проверки»[4]. Аналогичный срок хранения должен быть установлен и для акта об отказе работника от ознакомления с приказом.

Унифицированная форма докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

 

                                                                                                                                       _______________________

                                                                                                                                      Код по ОКУД 0226230002

 

Наименование структурного                                                        Наименование должности, фамилия и

подразделения                                                                                  инициалы руководителя организации

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                             Резолюция

_______________ № __________

Место составления

О нарушении трудовой дисциплины

___________________________________________________________________________________

фамилия, имя, отчество работника

_____________________________________________________________________________________

наименование должности (профессии), квалификационный разряд (класс, категория)

_____________________________________________________________________________________

наименование структурного подразделения

_____________________________________________________________________________________

дата нарушения

_____________________________________________________________________________________

вид нарушения

_____________________________________________________________________________________

наличие письменного объяснения причин нарушения

_____________________________________________________________________________________.

мнение о дисциплинарном взыскании

 

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                                             Подпись                     Расшифровка подписи

 

Пример оформления докладной записки о нарушении трудовой дисциплины

Отдел сбыта                                                                                           Директору ОАО «Черметобработка»

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА                                                                 Сапунову В.И.

10.04.20085-22/77

г. Минск

О срыве отгрузки продукции                       

Бекиш Александр Васильевич, заведующий складом, 08.04.2008 не обеспечил своевременную отгрузку продукции ОДО «Олимп», что повлекло за собой невыполнение договорных обязательств ОАО «Черметобработка» перед ОДО «Олимп» и применение штрафных санкций со стороны последнего.

Бекишем А.В. представлена объяснительная записка от 10.04.2008 с изложением причин несвоевременной отгрузки продукции. Считаю приведенные в ней причины срыва отгрузки продукции неубедительными. Согласно должностной инструкции заведующий складом А.В.Бекиш обязан следить за состоянием помещений склада, наличием и исправностью оборудования и инвентаря на складе, обеспечивать их своевременный ремонт. В I квартале 2008 г. Бекишу А.В. неоднократно указывалось на необходимость ремонта автоматического замка ворот склада, однако эти указания выполнены не были.

В связи с изложенным считаю необходимым применить к Бекишу А.В. меру дисциплинарного взыскания.

Приложение: объяснительная записка Бекиша А.В. на 1 л.

Начальник отдела                                             Подпись                                               Т.П.Груздева

 

Примечание:

1. Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

2. Трудовым кодексом, а также иными актами законодательства в области трудового права не предусмотрено обязательное составление докладной записки о нарушении трудовой дисциплины. Вместе с тем в ряде случаев составление докладной записки необходимо при проведении процедуры рассмотрения и принятия решения по факту совершения дисциплинарного проступка и определения его тяжести.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может иметь как инициативный, так и отчетный характер.

В первом случае автор докладной записки (как правило - руководитель структурного подразделения, в котором работает работник, совершивший дисциплинарный проступок) инициирует рассмотрение вопроса о наложении дисциплинарного взыскания. На основании докладной записки наниматель запрашивает письменное объяснение у работника, совершившего дисциплинарный проступок (если объяснительная записка не была подготовлена заранее и не поступила на рассмотрение нанимателя в качестве приложения к докладной записке). Согласно ст. 200 ТК днем обнаружения дисциплинарного проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен.

Во втором случае автор докладной записки по требованию нанимателя может конкретизировать обстоятельства дела, приведшего к совершению дисциплинарного проступка, выразить свое мнение о его тяжести и целесообразности применения либо выборе меры дисциплинарного взыскания. Согласно ст. 198 ТК при выборе меры дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.

В приведенном примере докладная записка носит инициативный характер, т.к. содержит в качестве приложения объяснительную записку работника, совершившего дисциплинарный проступок.

3. При подготовке и оформлении докладной записки следует руководствоваться требованиями тех же нормативных документов, что и при оформлении акта об отказе работника от ознакомления с приказом (распоряжением) о наложении дисциплинарного взыскания.

4. Заголовок докладной записки должен кратко раскрывать ее содержание. В приведенном примере заголовок докладной записки отражает содержание совершенного дисциплинарного проступка.

5. Текст докладной записки состоит из двух частей: вводной и заключительной.

В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

Во второй (заключительной) части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю ... (необходимым, целесообразным и т.д.)», «Предлагаю ... », «Прошу ... » и т.п.

6. Докладная записка подписывается составителем с проставлением даты.

7. Датой докладной записки является дата ее подписания. Если, например, работник совершил дисциплинарный проступок 8 апреля 2008 г., а докладная записка о нарушении трудовой дисциплины была подписана 10 апреля 2008 г., то датой докладной записки будет являться 10 апреля 2008 г.

8. По результатам рассмотрения представленных документов руководитель организации (иное уполномоченное лицо) оформляет резолюцию на докладной или объяснительной записке с указанием исполнителя, характера и срока исполнения. Резолюция обязательно должна быть оформлена на докладной записке в случае отказа работника от дачи письменного объяснения. Резолюция помещается между реквизитами «адресат» и «текст» либо на любом свободном месте рабочей площади докладной записки (но не на полях).

В приведенном примере резолюция на докладной записке отсутствует, т.к. в рассматриваемом случае была оформлена на объяснительной записке (см. следующую форму). В случае оформления резолюции на докладной записке она будет иметь ту же структуру и содержание, что и резолюция, оформленная на объяснительной записке.

9. Докладная записка является внутренним документом, поэтому регистрируется в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов.

10. Докладная записка с резолюцией руководителя является одним из оснований для подготовки приказа (иного распорядительного документа) о наложении дисциплинарного взыскания. Для докладной записки о нарушении трудовой дисциплины установлен срок хранения 3 года.

 


[1] Утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизвод­ству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25.

 

[2] Утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41.

 

[3] Утверждена приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

 

[4] Статья 16.3 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, орга­ни­заций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 5 (88), май 2008 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.