№ 7, июль 2008

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Порядок передачи личных дел работников в архив организации

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук

 Организация работы с личными делами работников, в том числе порядок их подготовки и передачи на хранение в архив организации регулируются Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников[1] (далее - Инструкция). Согласно п. 23 Инструкции передаче в архив организации подлежат личные дела уволенных работников.

Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизвод­ству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь[2] (далее - Примерная инструкция по делопроизводству), а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь[3] (далее - Основные правила работы организаций).

В соответствии с этими нормативными правовыми актами передаче на архивное хранение подлежат все дела, образовавшиеся в делопроизводстве организации, срок хранения которых превышает 10 лет. Для личных дел работников ст. 216 перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально­техническому обеспечению, административно­хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения[4] (далее - Перечень­2006) установлен 75-летний срок хранения.

Таким образом, личные дела работников после окончания их ведения должны передаваться в архив организации. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п. 23 Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников.

Пунктом 24 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. К актам законодательства, регламентирующим данные вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Согласно требованиям данных нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве.

Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам).

Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2007 г. (т.е. личные дела работников, уволенных в 2007 г.), должны быть оформлены и подготовлены к передаче в архив в течение 2008 г.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

описание дела на обложке.

Согласно установленным требованиям личные дела должны быть подшиты в твердую обложку из картона на четыре прокола или переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (скобы, скрепки, булавки и т.п.) должны быть из дел удалены.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом.

Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами и т.п.

Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется в процессе ведения дела в делопроизводстве. Вместе с тем при подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с нормативными требованиями (п. 5.1.21 Основных правил работы архивов организаций) в конце внутренней описи должна быть сделана итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Данные листы имеют отдельную нумерацию. Завершенная опись должна быть заверена (подписана) работником кадровой службы, оформившим дело к передаче в архив[5].

В конце дела на отдельном листе оформляется заверительная надпись (лист - заверитель дела), в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера), физическое состояние документов дела. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).

Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с указанием его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается.

Форма листа - заверителя дела, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, приведена в приложении 1. Пример оформления листа - заверителя личного дела приведен в приложении 2.

Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами «14» и «15» был пропущен лист, то он нумеруется как лист «14а». Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером. 

Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, т.к. на этом этапе работы с личными делами должен быть осуществлен полистный просмотр дела, названия документов, включенных в дело, и номера их листов должны быть сверены с информацией, указанной во внутренней описи.

В процессе подготовки личных дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения. Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение)[6], на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки. Например:

(Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь)

(Белкомархив)

Департамент по архивам и делопроизводству

Министерства юстиции Республики Беларусь

Государственное учреждение

«Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации»

 

Отдел кадров

В данном примере старое название вышестоящей организации («Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь») заключено в скобки, а новое название («Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь») дописано ниже.

После выполнения данной работы на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами личных дел являются даты приказов о приеме и увольнении работников[7]. Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например:

Начато: 29.03.1999

Окончено: 15.07.2008

Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа - заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.

Ниже на обложке личного дела указывается срок хранения дела, который определяется в процессе экспертизы ценности документов в соответствии с требованиями Перечня-2006.

Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Кроме того, в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен архивный шифр дела, который включает в себя:

номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, - присваивается соответствующим архивом);

номер описи;

номер дела по описи.

Например: Ф.32. Оп.2-лс. Д.420.

Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Пример оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив, приведен в приложении 3.

Согласно п. 23 Инструкции передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел.

Опись дел - это информационно­поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации, учета дел. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.

Как правило, в организации составляются три отдельные описи:

на документы постоянного срока хранения;

на документы временного (свыше 10 лет) хранения;

по личному составу.

В некоторых организациях описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения могут не составляться (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.

Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки формы Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).

В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.

Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.

Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации.

Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.

Основными категориями документов по личному составу, включаемых в опись дел по личному составу кадровой службы, являются:

приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));

личные дела уволенных работников[8];

личные карточки уволенных работников (форма Т-2);

список (штатно-списочный состав) работников организаций;

протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).

Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. опись должна быть составлена в 2008 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).

Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количе­ству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.

Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:

соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;

качество подшивки или переплета дела;

правильность нумерации листов дела;

наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;

наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;

правильность оформления обложки дела.

В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.

После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.

 


[1] Утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.

[2] Утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13.

[3] Утверждены решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5.

[4] Утвержден постановлением Министер­ства юстиции Республики Беларусь от14 декабря 2006 г. № 82.

[5] См.: Рыбаков А.Е. Внутренняя опись документов личного дела работников // Отдел кадров. 2006. № 10. С. 52-55.

 

[6] Например, при реорганизации или ликвидации организации (структурного подразделения).

 

[7] Датами приказов являются даты их подписания.

 

[8] При условии, что на личные дела не составляется отдельная опись.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 7 (90), июль 2008 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.