№ 7, июль 2008

Выберите номер:

Купить этот номер
в электронном виде
Совет: Подпишитесь на содержание новых номеров и уведомления об акциях и специальных предложениях журнала «Отдел кадров» на ваш e-mail!

Другие
наши издания

  • Журнал «Экология на предприятии»
  • Журнал «Заработная плата»
  • Журнал «Планово-экономический отдел»

Примерное положение об архиве

Рубрика «Делопроизводство»

Л.Ф. Яновская, Экономист

Примерное положение об архиве разработано на основании квалификационной характеристики «Заведующий архивом», содержащейся в выпуске 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех отраслей экономики»[1], и требований Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

  _________________________                                  УТВЕРЖДАЮ

     (наименование организации)                                          __________________________________________

                                                                                              (руководитель организации или иное должностное

                                                                                               лицо, уполномоченное утверждать документ)

                                                                                               _____________           _______________________

                                                                                                     (подпись)                        (инициалы, фамилия)

                                                                                              00.00.0000

 

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000    № 00

Место издания

 

об архиве

 

1 Общие положения

1.1 Архив является самостоятельным структурным подразделением организации[2].

1.2 Архив создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации, выполняет определенные функции, не является обособленным структурным подразделением организации, не имеет своего финансового хозяйства, не является юридическим лицом. Реорганизация и ликвидация архива осуществляются с соблюдением трудового законодательства, коллективного договора и уведомлением профсоюзного комитета.

1.3 Архив непосредственно подчиняется руководителю организации (начальнику отдела документационного обеспечения - в зависимости от организационной структуры управления).

1.4 Архив возглавляется заведующим, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению начальника отдела кадров.

1.5 На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее трех лет.

1.6 Заведующий архивом имеет заместителя (заместителей).

1.7 Обязанности заместителя (заместителей) определяются (распределяются) заведующим архивом в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.

1.8 Заместитель (заместители) и руководители структурных подразделений, входящих в состав архива, назначается (назначаются) на должность и освобождается (освобождаются) от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению заведующего архивом.

1.9 Архив в своей деятельности руководствуется:

1.9.1 Уставом организации (Положением об организации).

1.9.2 Нормативными правовыми актами по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

1.9.3 Приказами и распоряжениями руководителя организации.

1.9.4 Правилами внутреннего трудового распорядка.

1.9.5 Коллективным договором.

1.9.6 Настоящим Положением.

1.9.7 _____________________________________________________________________________ .

 

2 Основные задачи

Основными задачами архива являются:

2.1 Прием, регистрация, систематизация, обеспечение сохранности и использования документов по назначению.

2.2 Создание научно-справочного аппарата.

2.3 Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

2.4 Методическое руководство работой структурных подразделений архива.

2.5 _______________________________________________________________________________ .

 

3 Организационная структура

3.1 Структура, штатный состав и численность архива изменяются и утверждаются приказом руководителя организации в соответствии с типовыми структурами, нормативами численности, особенностями и условиями деятельности организации по представлению заведую­щего архивом и по согласованию с ООТиЗ, ОК, ЮрО по направлениям деятельности указанных структурных подразделений.

3.2 Архив имеет в своем составе подчиненные структурные подразделения (бюро, секторы, группы) либо отдельных специалистов, отвечающих за:

- делопроизводство и комплектацию;

- обеспечение учета, сохранности, использование, копирование, размножение;

- внедрение и эксплуатацию информационно­поисковых систем и современных информационных технологий и пр.

3.3 Обязанности между работниками архива распределяются заведующим архивом на основании соответствующих должностных инструкций.

3.4 _______________________________________________________________________________.

 

4 Функции

В соответствии с основными задачами на архив возлагаются следующие функции:

4.1 Прием, регистрация, систематизация документов, обеспечение их сохранности и использования в соответствии с установленным порядком.

4.2 Руководство работой по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов, а именно: описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др., а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).

4.3 Оказание методической помощи в поиске необходимых документов.

4.4 Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

4.5 Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных дело­производством.

4.6 Обеспечение проведения работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

4.7 Руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении, документов, сроки хранения которых истекли.

4.8 Контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

4.9 Учет документооборота и количества дел.

4.10 Выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

4.11 Составление установленной отчетности.

4.12 Участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

4.13 Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

4.14 ______________________________________________________________________________ .

 

5 Права и обязанности

5.1 Архив имеет право:

5.1.1 Давать структурным подразделениям организации и отдельным сотрудникам указания о порядке формирования, подготовке и сдаче дел в архив, по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы и другим вопросам, относящимся к компетенции архива.

5.1.2 Запрашивать и получать от других структурных подразделений и отдельных специалистов необходимые документы и материалы по вопросам, входящим в компетенцию архива.

5.1.3 Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции архива, а также другим вопросам, не требующим согласования с руководителем организации.

5.1.4 Требовать от работников подразделений организации своевременного возврата документов, других информационных материалов, полученных в архиве на временное пользование; комплектной сдачи документации; объяснений по поводу невозврата, порчи документов и пр.

5.1.5 Не принимать документы, подготовленные с нарушением установленных правил.

5.1.6 _____________________________________________________________________________ .

5.2 Начальник архива имеет право:

5.2.1 Знакомиться с проектами решений руководства организации по вопросам деятельности архива.

5.2.2 Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию деятельности архива и организации в целом в пределах своей компетенции.

5.2.3 Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

5.2.4 Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения о поощрении за образцовое выполнение трудовых обязанностей, продолжительную и безупречную работу подчиненных ему сотрудников либо наложении материальных и дисциплинарных взысканий на подчиненных ему работников, не соблюдающих или ненадлежащим образом соблюдающих выполнение своих должностных обязанностей, а также предложений о назначении, перемещении, увольнении работников архива.

5.2.5 Требовать от подчиненных работников соблюдения норм и правил охраны труда и пожарной безопасности, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка.

5.2.6 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.2.7 Проверять правильность учета и хранения бланков строгой отчетности.

5.2.8 Контролировать правильность эксплуатации и исправность производственных помещений, наличие и исправность средств пожарной безопасности.

5.2.9 _____________________________________________________________________________ .

 

6 Взаимоотношения. Связи

Архив взаимодействует:

6.1 Со всеми структурными подразделениями по вопросам:

- передачи документов, их копий для пользования на месте и в пределах архива; с правом выноса из архива в течение установленных сроков для размножения (изготовления копий);

- поиска необходимых документов, информации;

- возвращения документов в архив;

- ________________________________________________________________________________ .

6.2 С канцелярией по вопросам:

- ведения делопроизводства (в том числе подготовки и представления документов для сдачи в архив);

- получения и выдачи документов, подлежащих размножению или копированию;

- ________________________________________________________________________________ .

6.3 При выдаче и возвращении документов (информационных материалов) сотрудники архива проверяют состав и содержание документов (информационных материалов). В случае отсутствия или повреждения отдельных документов (информационных материалов) архивом составляется акт с представлением руководству соответствующего структурного подразделения для принятия мер к лицам, повредившим документы (информационные материалы);

- ________________________________________________________________________________ .

6.4 _______________________________________________________________________________ .

 

7 Ответственность

7.1 Ответственность за надлежащее и своевременное исполнение возложенных настоящим Положением на архив задач и функций в соответствии с действующим законодатель­ством, полноту и правильность использования предоставленных прав несет заведующий архивом.

7.2 Заведующий архивом несет персональную ответственность за:

7.2.1 Соблюдение действующего законодательства в осуществлении своей деятельности.

7.2.2 Организацию и ведение архивного дела в организации.

7.2.3 Правильный подбор, рациональную расстановку и использование кадров в соответствии с профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

7.2.4 Соблюдение правил учета и хранения документации, принятой на хранение и выданной для использования.

7.2.5 Создание необходимых условий для работы с документами, находящимися в архиве.

7.2.6 Соблюдение работниками архива трудовой и производственной дисциплины.

7.2.7 Соблюдение правил и норм охраны труда, пожарной безопасности, внутреннего трудового распорядка самим лично и подчиненными работниками.

7.2.8 Материальный ущерб, причиненный по его вине, в установленном порядке.

7.2.9 _____________________________________________________________________________ .

7.3 Ответственность других сотрудников архива устанавливается их должностными инструкциями.

7.4 Работники архива несут коллективную ответственность за разглашение информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

 

Руководитель структурного подразделения                              _____________    ____________________

                                                                                                                     (подпись)                 (инициалы, фамилия)

 

Начальник отдела организации труда и заработной платы (ООТиЗ)

__________    ___________________

   (подпись)            (инициалы, фамилия)

00.00.0000

 

Начальник отдела кадров (ОК)

__________    ___________________

   (подпись)           (инициалы, фамилия)

00.00.0000

 

Начальник юридического отдела (ЮрО)

__________    ___________________

   (подпись)           (инициалы, фамилия)

00.00.0000

 

 


[1] Выпуск 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех отраслей экономики» утвержден постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30 декабря 1999 г. № 159 с последующими изменениями и дополнениями.

 

[2] Архив может также входить в состав (являться подчиненным структурным подразделением) отдела документационного обеспечения.

 

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 7 (90), июль 2008 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.