Выберите номер:

Одним из основных элементов хозяйственной деятельности организации любой формы собственности является управление трудовыми отношениями и их документальное оформление в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь. Несмотря на то что ведение кадрового делопроизводства - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности, не все уделяют этому вопросу должного внимания. Отдельные наниматели вспоминают об учете кадров и кадровой документации только при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов либо возникновении трудовых споров. В этих случаях прибегают к услугам по экстренному восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что в зависимости от сроков и состояния дел далеко не всегда приводит к желаемому результату. Вместе с тем правильное ведение кадровой документации позволит избежать различных негативных последствий. В случае, если возникает необходимость в постановке или восстановлении кадрового делопроизводства, следует провести внутренний аудит, оценить текущее состояние дел, проанализировать локальные нормативные правовые акты на предмет соответствия их требованиям действующего законодательства. Внутренний аудит кадрового делопроизводства осуществляется с целью устранить имеющиеся несоответствия в кадровых документах, а также оптимизировать процедуры кадрового делопроизводства.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, включающих разработку локальных нормативных правовых актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация служит письменным доказательством, а ее отсутствие может привести к неблагоприятному для нанимателя решению суда. Практика показывает, что большинство судебных споров решается не в пользу нанимателей и часто причиной является именно отсутствие документальных доказательств.

Внутренний аудит кадрового делопроизводства включает:

• оценку правильности оформления и ведения кадровых документов, а также анализ соответствия локальных нормативных правовых актов требованиям трудового законодательства;
• выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации;
• оценку правильности ведения необходимых журнальных форм регистрации кадровых документов;
• определение отсутствующих локальных нормативных правовых актов, наличие которых обязательно в организации.

Приступая к внутреннему аудиту, нужно учитывать следующие факторы, на которых он системно строится:

1. Некоторые из документов в обязательном порядке должны быть у каждой организации, поскольку в случае их отсутствия возможно наложение штрафа. Наличие других документов является рекомендательным и их целесообразно иметь в случае сложной структуры управления организацией;

2. Имеющиеся кадровые документы следует проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы также необходимо составлять в строгом соответствии с законом. В данном случае следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Республики Беларусь, постановлениями Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и другими нормативными правовыми актами;

3. Кадровые документы следует не только проверить, но и привести их в соответствие с нормативными указаниями, в соответствии с которыми также следует составлять новые кадровые документы;

4. Поскольку документы не только проверяются, в них вносятся изменения, составляются новые документы, нужно определить, кто в организации за какие документы отвечает. Например, нужно определить, кто отвечает за ведение, хранение и учет трудовых книжек. Данное лицо будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. Должен быть составлен приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;

5. Во время проверки имеющихся документов и составления новых нередко выясняется их несоответствие реальному положению дел в организации (например, режим работы у работников разных подразделений). Иногда используются бланки правил внутреннего трудового распорядка, трудовых договоров и др., в которых содержатся условия, не соответствующие существующим в организации (например, время труда и отдыха). Кадровые документы следует проверить и составить либо исправить исходя из реальной картины (с учетом требований закона и учредительных документов);

6. Кадровые документы должны соответствовать не только закону, но и учредительным документам. Например, в Уставе организации определяется порядок приема на работу директора и установления ему заработной платы, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор (контракт), также могут быть прописаны некоторые особенности, например, порядок приема на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, порядок утверждения штатного расписания.

В целях проведения внутреннего аудита необходимо:

• собрать все документы по кадрам;
• определить список обязательных документов, которых нет в организации и которые нужно разработать;
• определить список необязательных кадровых документов, которые также целесообразно иметь;
• проверить имеющиеся документы на предмет их соответствия закону.

Приведем перечень документов, регламентирующих внутренний трудовой распорядок в организации. К ним относятся:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• должностные инструкции работников;
• графики работ (сменности);
• графики отпусков;
• положения и инструкции по охране труда и технике безопасности;
• коллективные договоры и соглашения, другие локальные нормативные правовые акты по вопросам труда.

Локальные нормативные правовые акты не должны ухудшать положение работников по сравнению с действующим законодательством, регулирующим соответствующие отношения в социально­трудовой сфере, а первые шесть из вышеперечисленных документов должны быть у каждого нанимателя.

Правила внутреннего трудового распорядка

Статья 195 ТК определяет, что правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов (если профсоюзная организация существует) на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка.

Типовые правила внутреннего трудового распорядка утверждены постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 5 апреля 2000 г. № 46 с последующими изменениями и дополнениями. Правила должны быть вывешены на видном месте.

Обращаем внимание, что правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать реальным условиям и действующему законодательству. Выявленные несоответствия следует обсудить с руководителем организации и внести соответствующие изменения.

Штатное расписание

Особое внимание должно быть уделено штатному расписанию. Правильность составления и применения штатного расписания является гарантией соблюдения организацией штатно-финансовой дисциплины. Оно утверждается нанимателем и имеет унифицированную форму. В штатном расписании закрепляется организационная структура, штатный состав и штатная численность организации, утверждается фонд оплаты труда. Наименование профессий и должностей в штатном расписании должно соответствовать Единому тарифно-­квалификационному справочнику работ и профессий рабочих, Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих, а также иным квалификационным справочникам, утвержденным в установленном порядке. Трудовые договоры с работниками заключаются только по включенным в штатное расписание должностям служащих и профессиям рабочих с учетом квалификационных категорий, тарифных разрядов, классов (ст. 1, 19, 61 ТК). В связи с этим разработке штатного расписания в организации предшествует подготовительная работа: проводится комплекс мероприятий по определению ее организационной структуры, необходимого количества структурных подразделений организации, устанавливаются формы, системы и размеры оплаты труда, в т.ч. дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера. При разработке штатного расписания необходимо руководствоваться постановлениями и разъяснениями Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, другими нормативными правовыми актами, регламентирующими эти правоотношения.

В случае необходимости наниматель имеет право изменять штатное расписание по своему усмотрению. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вообще отсутствует, то разрабатывается новое. По­скольку многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры, будут составляться в соответствии со штатным расписанием, к его разработке следует подойти особо.

Поскольку штатное расписание является финансовым документом, то и разрабатываться должно с участием работников финансовых подразделений организации, а не поручаться исключительно сотруднику, ответственному за ведение кадровой работы либо юрисконсульту. Неправильно составленное штатное расписание влечет неправильное начисление заработной платы и, соответственно, высокие штрафные санкции.