Примерное положение о служебных командировках работников

Общество с ограниченной                                       УТВЕРЖДАЮ

ответственностью                                                    Директор ООО «Симинвест»

«Симинвест»                                                            Подпись       А.М.Петров

                                                                               18.10.2009

ПОЛОЖЕНИЕ

18.10.2009  № 2

г. Минск

о служебных командировках работников

1. Общие положения

1.1. Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению ООО «Симинвест» (далее - наниматель) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель.

1.2. Контроль за соблюдением порядка направления в служебные командировки работников структурных подразделений за границу и в пределах Республики Беларусь возлагается на руководителей данных структурных подразделений. 

Руководители структурных подразделений:

• обеспечивают максимальную эффективность служебных командировок и контроль за использованием средств организации на эти цели;
• определяют лиц, ответственных за организацию служебных командировок, соблюдение установленного порядка оформления необходимых материалов и выездных документов при командировании за границу, а также учет и анализ результатов служебных командировок.

Руководители структурных подразделений несут ответственность за соблюдение работниками данных структурных подразделений порядка направления в служебные командировки, обеспечение выполнения утвержденных ими (им) заданий на служебные командировки за границу, а также за их результативность.

1.3. Отдел внешних связей осуществляет учет служебных командировок в страны дальнего зарубежья и СНГ.

1.4. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки.

1.5. Направление в служебную командировку работника, работающего по совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы.

2. Порядок направления в командировку

2.1. Направление работников организации в служебные командировки в пределах Республики Беларусь и за границу осуществляется по решению директора общества.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом директора с выдачей командировочного удостоверения по форме согласно приложению 1.

2.2. Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания.

Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последую­щие сутки.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с директором или руководителем структурного подразделения.

В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается по договоренности с директором общества или руководителем структурного подразделения.

2.3. При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего жительства, в каждом конкретном случае решается директором либо руководителем структурного подразделения, с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривается в приказе о командировании работника.

2.4. При направлении в служебные командировки в пределах Республики Беларусь обязательны:

• письмо-­обоснование либо докладная записка о необходимости выезда в командировку с указанием сведений о сроках и целях командирования;
• задание на служебную командировку, содержащее сведения о цели командировки, времени нахождения в командировке, план работ либо план основных встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки;
• расчет финансовых средств на командировку.

2.5. При направлении в служебные командировки за границу обязательными документами являются:

письмо­-обоснование либо докладная записка о необходимости выезда в командировку с указанием сведений о государстве, сроках и целях командирования;

задание на служебную командировку, содержащее сведения о государстве, цели командировки, времени нахождения в командировке, план основных встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание на служебную командировку за границу должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок;

расчет финансовых средств на данную командировку;

копия письма-­приглашения принимающей стороны (если таковое имеется).

Задания на служебные командировки за границу утверждаются директором общества.

2.6. Предложения о направлении работников в служебные командировки в страны дальнего зарубежья представляются руководителями структурных подразделений директору общества не менее чем за 10 дней до даты выезда.

2.7. Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах по форме согласно приложению 2.

Работник, ответственный за ведение журнала регистрации, назначается приказом директора.

3. Гарантии и компенсации при служебных командировках

3.1. За работниками, направленными в служебную командировку, в том числе работающими по совместительству, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка.

Средний заработок работников, находящихся в служебной командировке, сохраняется за все рабочие дни недели по графику работы у нанимателя.

Если работник в день выплаты заработной платы выполняет поручение нанимателя в служебной командировке, то по просьбе работника наниматель за свой счет высылает ему или перечисляет на корпоративную банковскую карточку причитающуюся заработную плату.

3.2. В случае временной нетрудоспособности командированного работника за период временной нетрудоспособности ему выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

3.3. Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

3.4. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возвращении из служебной командировки работнику предоставляется другой день отдыха.

3.5. Запрещается направление в служебную командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет.

Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей­-инвалидов - до восемнадцати лет) могут быть направлены в служебную командировку только с их письменного согласия.

Направление инвалидов в служебную командировку допускается только с их со­гласия.

4. Возмещение расходов при служебных командировках

4.1. При служебных командировках  работнику выдается аванс и возмещаются следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

4.2. Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются директором общества или уполномоченным им лицом. Размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных Правительством для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями.

4.3. Командированному работнику возмещаются расходы:

4.3.1. по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения директора оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

4.3.2. по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения директора с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно­бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

4.3.3. за проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, конференциях и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной нормы;

4.3.4. расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

4.4. В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должна быть удостоверена в установленном порядке.

4.5. В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

5. Отчеты по результатам служебной командировки

5.1. Отчеты о результатах служебных командировок утверждаются директором общества.

5.2. Отчеты о результатах командировок в пределах Республики Беларусь, в том числе об их эффективности, представляются согласно приложению руководителями структурных подразделений в письменном виде директору общества в семидневный срок со дня прибытия, отчеты о результатах командировок за границу - в десятидневный срок со дня прибытия.

Отчет о служебной командировке должен в максимальной степени отражать выполнение задания, ход переговоров, достигнутые договоренности, а также другую информацию, содержать выводы и конкретные предложения по результатам этой командировки. В случае невыполнения отдельных пунктов задания указываются причины. К отчету о служебной командировке за границу приобщаются документы, подтверждающие ее результативность. Отчет о служебной командировке за границу должен также дополнительно  содержать экономиче­скую и политическую информацию, которая может повлиять на результат достигнутых договоренностей.

5.3. Командированные работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следую­щие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
• проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.