Выберите номер:

Порядок учета, хранения и использования личных дел определен гл. 4 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников[1] (далее - Инструкция).

Пунктом 19 Инструкции установлено, что личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции (п. 20 Инструкции).

При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы:

• № личного дела;
• фамилия, имя, отчество работника;
• дата постановки дела на учет;
• отметка о снятии дела с учета.

Индексом личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный ему при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге). Личные дела в журнале (книге) учета личных дел регистрируются в валовом порядке.

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

ПРИМЕР

Приказ о приеме на работу Янушевича Иосифа Павловича был подписан 28 декабря 2009 г. Копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 29 декабря, а в отдел кадров была передана 30 декабря и в тот же день включена в личное дело работника. Следовательно, личное дело Янушевича Иосифа Павловича будет считаться сформированным 30 декабря 2009 г., и в этот же день оно должно быть зарегистрировано в журнале (книге) учета личных дел.