Выберите номер:

ИНДЕКСЫ ПРИКАЗОВ

 

Как понять, какие индексы проставлять в приказах? При проведении ревизии кадровых документов в организации обнаружено, что часть приказов по личному составу, которые должны оформляться с литерой «к», оформлена как приказы по личному составу с литерой «л». Есть ли принципиальная разница, какую литеру ставить в приказах по личному составу?

 

Согласно ч. 1 п. 98 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях [1] (далее — Инструкция по делопроизводству) приказы, издаваемые в организации, подразделяются на три вида:

1) по основной деятельности;

2) по административно-хозяйственным вопросам;

3) по личному составу.

Кадровику важно не путать их, т.к. каждый вид приказа имеет свой отличный от другого порядок регистрации и срок хранения.

О сроках хранения приказов, а также каким приказам какие регистрационные индексы присваивать, вы можете узнать из Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения [2] (далее — Перечень № 140).

Согласно подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству для регистрации каждого вида приказов, формируемых в отдельные дела, должны вестись отдельные журналы регистрации.

При регистрации к регистрационным порядковым номерам приказов по личному составу добавляются индексы:

● «к» — для приказов 75-летнего срока хранения;

● «л» — для приказов 3-летнего срока хранения.

Таблица. Сроки хранения приказов 

Вид	Содержание	Срок хранения
Приказы по основной деятельности	Издаются по вопросам: создания, реорганизации или ликвидации организации; утверждения (изменения) структуры и штатной численности, штатного расписания; создания структурных подразделений; установления режима работы организации и внесения изменений в него; аттестации персонала; делегирования полномочий и т.д.	постоянно (в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей); 10 лет (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов) (п. 21.1 Перечня № 140)
Приказы по административно-хозяйственным вопросам	Состав вопросов, отражаемых в приказах по административно-хозяйственной деятельности организаций, можно найти в гл. 43 Перечня № 140	5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (во всех организациях) (п. 21.2 Перечня № 140)
Приказы по личному составу	Документируют основные кадровые процедуры: прием на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и дисциплинарных взысканий, командирование, оказание материальной помощи и т.п.	75 лет — о приеме, переводе, перемещении, увольнении, поощрении и т.д. Также 75 лет должны храниться приказы, распоряжения, указания, используемые при определении размеров социальных пособий (п. 21.3, 21.4 Перечня № 140); 3 года после проведения проверки налоговыми органами — о предоставлении трудовых отпусков, наложении дисциплинарных взысканий и т.д. (п. 21.4 Перечня № 140)

 

При регистрации приказов по основной деятельности к их регистрационным номерам дополнительные поисковые признаки (литеры, цифры), как правило, не добавляются. Добавление к порядковым номерам приказов этой группы каких-либо индексов (например, «од» — «основная деятельность») является излишним. Аналогичное правило действует и в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности: к их порядковым номерам также не добавляются литеры.

Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам систематизируются в порядке возрастания их номеров.

ВАЖНО Не допускается объединение в одном распорядительном документе (приказе) вопросов по основной деятельности и по личному составу

 

Таким образом, поскольку для приказов по личному составу с литерами «к» и «л» законодательством Республики Беларусь установлены различные сроки хранения, то кадровику следует регистрировать их отдельно. При включении приказов с 75-летним сроком хранения в дело с приказами с 3-летним сроком хранения они будут уничтожены через 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а не через 75 лет.

За незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения установлена ответственность в виде штрафа размере от 10 до 30 базовых величин согласно ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.